Anche i progetti di piccole dimensioni possono essere complessi nell'ambiente altamente integrato e frenetico di oggi. Una roadmap del progetto fornisce un approccio completo alla definizione e alla gestione del lavoro verso il suo completamento. Chiarisce cosa si sta creando, oltre che le modalità di lavoro e i motivi alla base. A differenza di un piano di progetto, che è più granulare e monitora l'avanzamento, la roadmap del progetto comunica gli obiettivi generali, l'ambito del progetto e i requisiti relativi alle risorse.
Una roadmap del progetto ben eseguita è un importante strumento di gestione dei progetti grazie a cui i team e gli stakeholder possono mantenere la concentrazione durante l'intero processo servendosi di questo documento visivo e di facile comprensione. Usa questa guida per scoprire come creare una roadmap del progetto per aiutare i team a pianificare, definire e comunicare le informazioni essenziali di ogni progetto.
Come creare una roadmap del progetto in otto fasi
Il modo più semplice per creare una roadmap visiva del progetto è suddividerlo in fasi, iniziando dagli obiettivi e dall'ambito. Partendo da qui, puoi identificare gli stakeholder, raccogliere i requisiti, suddividere il lavoro in fasi, definire i task e le risorse, stimare i tempi di completamento e mappare le dipendenze. Otterrai così una roadmap che comunica cosa stai creando, oltre che le modalità di lavoro e i motivi alla base. Continua a leggere per scoprire come scrivere una roadmap di progetto in otto semplici fasi.
Jira offre visibilità dall'alto verso il basso per aiutare i team a pianificare il lavoro, tenere traccia dell'avanzamento e mappare le dipendenze. L'affidabile piattaforma di Jira per la creazione di roadmap e la sua flessibilità integrata forniscono gli strumenti necessari per gestire i progetti dalla creazione fino all'immissione sul mercato, indipendentemente da ciò che accade durante il processo. Dagli stakeholder agli sviluppatori, la presentazione visiva accelera la comprensione e promuove un processo decisionale informato.
Fase 1: Definisci gli obiettivi e l'ambito del progetto
Il primo passo per creare una roadmap del progetto è definirne gli obiettivi, il che aiuta a determinare gli elementi da includere nella roadmap e quelli da mettere da parte per un momento successivo. Le aziende che forniscono prodotti di alta qualità sono consapevoli dei vantaggi di mantenere i progetti concentrati sugli obiettivi SMART. Sebbene sia allettante aggiungere funzioni e opzioni che non fanno parte dei requisiti, è consigliabile pianificare più progetti più piccoli, ognuno con il proprio obiettivo. Ciò aumenterà la qualità complessiva e il time-to-market e garantirà che le esigenze dei clienti siano soddisfatte completamente.
L'ambito è il lavoro compreso dal progetto. Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo sia migliorare la stima dei costi per la costruzione di nuove case entro un margine del cinque percento del costo effettivo. In tal caso, l'ambito del progetto può includere l'integrazione con i dati attuali dei fornitori, l'implementazione di modelli di tendenza basati sull'intelligenza artificiale e la creazione di aggiornamenti in tempo reale.
Per mantenere il progetto focalizzato e realizzabile, l'ambito può escludere i miglioramenti dell'esperienza utente; dichiarare questa intenzione aiuta ad evitare lo slittamento dell'ambito.
Fase 2: Identifica gli stakeholder
Identifica gli stakeholder, i membri del team, gli sponsor, i clienti e altre parti importanti. I team altamente collaborativi migliorano la produttività avendo un quadro chiaro di chi è responsabile di ogni elemento del progetto. Ciò accelera il processo decisionale ed elimina il lavoro ripetitivo. Questo approccio promuove inoltre una comunicazione efficace sin dall'inizio.
Fase 3: Raccogli i requisiti
I requisiti forniscono linee guida chiare su ciò che il prodotto finito deve raggiungere. Se l'ambito include delle collaborazioni strategiche, i requisiti definiscono il partner, il tipo di dati da integrare, il modo in cui incorporare tali dati e i risultati attesi del progetto.
Esempio di dichiarazione: la funzione di stima dei costi estrae i dati di inventario in tempo reale da un fornitore tramite un'API aperta, consentendo agli utenti di scegliere tra le opzioni disponibili per visualizzare i costi attuali.
Classifica i requisiti in modo collaborativo in base alla priorità e alla fattibilità. In base alla sequenza temporale del progetto, all'impegno e alle risorse disponibili, ciò aiuta il team a decidere cosa programmare e cosa mettere da parte per un secondo momento.
Fase 4: Suddividi il progetto in fasi
Suddividi il lavoro in fasi o milestone. Ogni fase rappresenta un momento significativo del progetto con un risultato chiaramente definito.
Ad esempio, la fase 1 potrebbe consistere nel recuperare tutti i dati dei partner in modo affidabile su richiesta; la fase 2 potrebbe consistere nel completare l'interfaccia utente dell'applicazione in base alla modalità di interazione degli utenti con i dati; la fase 3 potrebbe consistere nella standardizzazione dei report per l'analisi continua degli utenti e così via.
Fase 5: Definisci i task e le attività
Suddividi i task e le attività all'interno di ciascuna fase per raggiungere l'obiettivo. Ad esempio, la fase 1 può includere l'implementazione delle chiavi API e la convalida dell'accessibilità e dell'integrità dei dati.
È importante coinvolgere il team nella collaborazione sul progetto per sfruttare l'esperienza collettiva di tutti i membri. Questa fase perfeziona la pianificazione del progetto garantendo l'inclusione di tutte le attività. Identifica chi è responsabile di ogni attività per prepararti alla fase successiva.
Fase 6: Stima il tempo e le risorse
Hai definito gli obiettivi, le fasi e le attività. In questa fase, una presentazione visiva aiuta a mostrare le stime di tempo e risorse. Le risorse includono persone, tecnologia, materiali e budget, ovvero tutto il necessario per completare il progetto.
Attingi all'esperienza del tuo team per stimare tempo e risorse. Il data engineer probabilmente sa quanto tempo serve per integrare i dati in base al tipo di origine, al volume e alla maturità. I membri del team di sicurezza possono identificare l'hardware o le policy necessarie per garantire la conformità alle normative. Queste persone possono influire sul budget e sulle tempistiche, quindi è questo il momento di individuarle.
Fase 7: Identifica le dipendenze
Mappa le dipendenze per creare una sequenza temporale del progetto utilizzando un diagramma di Gantt, una board Kanban o un'altra presentazione visiva dei task. Ad esempio, la compilazione di un'interfaccia per dati esterni dipende dallo sviluppo di un'API o di un'altra integrazione per l'ottenimento dei dati. Una presentazione visiva aiuta a identificare rapidamente i colli di bottiglia, i vincoli e i carichi di risorse.
Fase 8: Comunica e monitora l'avanzamento
Condividi la roadmap del progetto con gli stakeholder e ottieni la loro approvazione prima dell'inizio del progetto. I risultati devono soddisfare le loro esigenze e, modificare l'ambito o l'approccio sarà più facile con una roadmap già implementata. I project manager spesso tengono una riunione iniziale con tutti i membri dei team coinvolti per discutere del lavoro e porre domande.
La comunicazione non si ferma alla riunione iniziale, però. Assicurati di monitorare l'avanzamento del progetto e di non restare indietro sui ticket. Tieni riunioni regolari sullo stato del progetto con gli stakeholder per tenerli informati durante tutto il progetto.
Componenti essenziali di una roadmap del progetto
Una roadmap del progetto completa include quanto segue:
- Gli obiettivi guidano il lavoro dei team nella definizione di cosa stanno creando e del perché.
- Le milestone aiutano il team a suddividere il lavoro in fasi realizzabili e a mostrare l'avanzamento.
- I requisiti forniscono la misura del successo per milestone e task.
- I task identificano tutto il lavoro necessario per completare il progetto.
- Le sequenze temporali forniscono la durata e la sequenza di ogni milestone e task.
- Le dipendenze aiutano a identificare la sequenza logica dei task e a migliorare le stime dei tempi.
Scegliere lo strumento giusto per la creazione di roadmap del progetto
La scelta dello strumento giusto dipende dai requisiti e dalle preferenze del progetto. Funzioni come i diagrammi di Gantt e le lavagne Kanban forniscono informazioni sul progetto in un layout visivo che semplifica la comprensione delle dipendenze e delle sequenze temporali. Jira fornisce strumenti completi per la gestione dei progetti e include le seguenti funzioni della roadmap:
- Le board aiutano i team a pianificare, visualizzare e gestire il lavoro visualizzando le porzioni di lavoro sotto forma di schede visive, che puoi spostare tra colonne o fasi e di cui puoi aggiornare automaticamente le informazioni sulla sequenza temporale.
- I ticket suddividono grandi porzioni di lavoro in porzioni più piccole e gestibili. Puoi utilizzare i ticket per acquisire informazioni pertinenti sui task e gli stati per mantenere l'allineamento del team.
- Le sequenze temporali consentono ai team di aggiungere epic e mappare elementi di lavoro, dipendenze e rilasci.
Se è già tutto pronto per creare una roadmap del progetto, usa il modello di roadmap del progetto gratuito di Jira per allineare senza interruzioni i team e migliorare la collaborazione.
Best practice per la creazione delle roadmap del progetto
Coinvolgere gli stakeholder nel processo di pianificazione aiuta a garantire che ciò che stai creando soddisfi le loro esigenze. Una roadmap semplice e visivamente accattivante assicura il coinvolgimento di team e stakeholder man mano che il progetto avanza e gli aggiornamenti regolari della roadmap favoriscono la flessibilità del team. È importante prevedere e adattarsi ai cambiamenti.
Jira può aiutare i team ad aderire alle best practice. La suddivisione del lavoro complesso in ticket offre la flessibilità necessaria per cambiare le priorità, identificare tempestivamente i problemi e rimanere al passo gestendo incrementi di lavoro più piccoli. I team possono creare pagine Confluence direttamente da Jira, per avere un'unica fonte di informazioni che mantiene il progetto organizzato dall'inizio alla fine.
Crea roadmap del progetto con Jira
Vedere e comprendere gli obiettivi generali ti aiuta a pianificare e assegnare la priorità al lavoro, mappare le dipendenze, gestire le risorse e tenere traccia dell'avanzamento in modo efficace. Jira offre flessibilità in una presentazione visiva per garantire l'allineamento generale. I team possono vedere a cosa stanno lavorando e cosa succederà dopo nel contesto degli obiettivi del progetto e possono collaborare efficacemente a livello aziendale tramite il repository centrale.
Roadmap del progetto: domande frequenti
Cosa deve includere una roadmap del progetto?
Quasi tutte le roadmap dei progetti, indipendentemente dalle dimensioni, includono gli stessi elementi: obiettivi, milestone, requisiti, task, risorse, timeline e dipendenze.
Qual è un esempio di roadmap del progetto?
Il formato della roadmap del progetto può variare in base al tipo di progetto. Una roadmap per lo sviluppo del software può includere fasi di pianificazione, sviluppo, test e distribuzione. All'interno di ogni fase, possono esserci milestone specifiche in base ai task e alle scadenze.
Ad esempio, la fase di sviluppo può includere milestone per la standardizzazione dei dati, l'integrazione con terze parti e il calcolo dei prezzi e degli sconti. I task dettagliati, le dipendenze, le assegnazioni delle risorse e le timeline rientrano in queste milestone.
Puoi usare un modello per creare roadmap dei progetti?
I team utilizzano spesso modelli per accelerare la creazione di una roadmap di progetto. La scelta dello strumento da utilizzare dovrebbe basarsi sulle esigenze specifiche del progetto. Strumenti altamente flessibili ti consentono di personalizzare il processo indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata dei progetti.
Jira offre la flessibilità necessaria per personalizzare la roadmap del tuo progetto, compresi i modelli, e offre strumenti di gestione dei progetti end-to-end per aiutarti a passare dall'idea al progetto, fino al supporto, con un unico strumento centralizzato.