¿Qué es un teléfono VoIP?

La telefonía VoIP, explicada

Voz sobre Protocolo de Internet (telefonía VoIP) es una tecnología que permite hacer llamadas de voz utilizando una conexión a Internet de banda ancha en lugar de una línea telefónica normal o analógica. Algunos servicios VoIP sólo permiten llamar a otras personas que utilicen el mismo servicio, pero otros permiten llamar a cualquiera que tenga un número de teléfono, incluidos números locales, de larga distancia, móviles e internacionales. Además, mientras que algunos servicios VoIP sólo funcionan a través de tu ordenador o de un teléfono VoIP especial, otros servicios te permiten utilizar un teléfono tradicional conectado a un adaptador VoIP.

¿Qué es un teléfono VoIP?

Un teléfono VoIP se considera una alternativa fiable a las compañías telefónicas locales. Los servicios telefónicos basados en Internet ofrecen muchas más funciones que los teléfonos analógicos, y por menos de la mitad del coste, lo que los convierte en una opción muy popular entre las empresas.

El teléfono VoIP existe desde finales de los 90 y se desarrolló por primera vez para ahorrar todos los costes relacionados con las llamadas internacionales y de larga distancia. Es por ello que, durante la última década, un gran número de empresas, tanto pequeñas y medianas como grandes, han apostado por la telefonía IP para empresas como nueva baza de sus comunicaciones que permite a la par ahorrar costes y mejorar el rendimiento de sus equipos comerciales y de atención al cliente. Pero, empecemos por el principio...

¿Cómo funciona un teléfono VoIP?

Una dirección IP representa el método por el que los ordenadores y otros dispositivos se comunican entre sí a través de Internet. La VoIP, también conocida como telefonía IP, fue una innovación revolucionaria que cambió para siempre el centenario sistema tradicional de telecomunicaciones.

Aquí tienes un desglose paso a paso de cómo funciona realmente un sistema telefónico VoIP:

• Tu teléfono se conecta al router: El teléfono se conectará al conmutador o enrutador situado en la red de área local (LAN), la red que conecta los ordenadores y equipos periféricos que te rodean.
• Tu teléfono IP habla con tu proveedor de servicios VoIP: Cuando realizas una llamada, tu teléfono IP se comunica con tu proveedor de servicios VoIP, conectándote con la parte deseada mediante el establecimiento de la llamada y el intercambio de paquetes de datos.
• Tu voz se convierte en información digital: Tu teléfono VoIP convierte las señales digitales en audio que puedes oír. Puedes utilizar dispositivos distintos de los teléfonos, como tu ordenador de sobremesa, portátil o tableta, siempre que estés conectado a Internet.

Aunque el VoIP es un servicio telefónico basado en Internet y las llamadas se transmiten a través de la red, entre bastidores la tecnología ofrece a los usuarios la posibilidad de hacer y recibir llamadas desde cualquier número, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, siempre que se disponga de una conexión estable a Internet.

Características y funciones de los Teléfonos VoIP

Los teléfonos VoIP ofrecen muchas ventajas. Los teléfonos tradicionales se basan en líneas analógicas para transportar las señales de voz. Por eso hay que instalar el cableado antes de poder hacer una llamada. Las empresas con un sistema telefónico tradicional dependen de un hardware caro y especializado conocido como centralita telefónica privada (PBX), que conecta las extensiones telefónicas internas a la red telefónica pública.

Instalar y mantener una centralita es caro. Un proveedor de VoIP de confianza puede encargarse del proceso de configuración de forma remota, de modo que todo lo que tengas que hacer sea conectar tu teléfono IP.

Un sistema de telefonía VoIP hace que trabajar desde cualquier lugar sea más fácil que nunca. Repasemos algunas de sus características:

1. Instalación rápida: Olvídate de ir a la tienda de telefonía o de esperar a que te envíen los teléfonos. Los sistemas VoIP funcionan digitalmente como una aplicación móvil o desde un navegador. No es necesario contratar a un ingeniero ni instalar líneas físicas.
2. Escala aún más rápido: VoIP es totalmente digital: todo se controla desde un panel de control fácil de usar. Esto significa que puedes cerrar sucursales, abrir nuevos centros de contacto y añadir o eliminar líneas en un instante. Basta con pulsar un botón.
3. Desbloquea la portabilidad: VoIP maximiza la flexibilidad al permitir a tus empleados instalar la aplicación de teléfono en sus propios dispositivos móviles y ordenadores de sobremesa, manteniendo sus datos y números personales separados.
4. Protege los datos confidenciales: Mantén tu empresa protegida desde todos los ángulos asegurándote de que los empleados realizan y reciben llamadas dentro de un entorno seguro y cifrado mientras trabajan desde casa.
5. Mantén la fluidez de tus comunicaciones: Cuando un cliente deja de recibir una llamada, lo más probable es que llame a uno de tus competidores. Asegúrate de que todas las llamadas se responden a tiempo y de forma profesional con funciones avanzadas como el enrutamiento de grupos.

Vídeo explicativo

Aparte de estos beneficios que los caracterizan, los teléfonos VoIP también ofrecen una serie de funcionalidades que no pasan desapercibidas. Si diriges una empresa, la VoIP es tu mejor aliado. Un sistema telefónico basado en Internet es una potente herramienta empresarial que te ofrece todas las funcionalidades que necesitas por una fracción del coste que supone instalar y mantener un sistema telefónico tradicional o un centro de llamadas.

• Contestador automático: El contestador automático es una función útil que responde, escala y enruta todas las llamadas entrantes, dando a las pequeñas empresas la oportunidad de parecer una empresa establecida, y a las empresas establecidas la capacidad de gestionar sin esfuerzo las llamadas entrantes. También puedes utilizar un asistente automático para desviar las llamadas a tu buzón de voz fuera del horario comercial.
• Grabación de llamadas: La optimización continua se basa en la supervisión de las interacciones entre los clientes y el personal. ¿Tu empresa gestiona las llamadas con cuidado y precisión? Mantén altos tus estándares con la grabación de llamadas VoIP, que permanece indetectable para ambas partes y no requiere de ningún hardware adicional.
• Correo de voz a correo electrónico: El buzón de voz a correo electrónico es un salvavidas para cualquier trabajador en desplazamiento. El sistema de telefonía VoIP te ofrece la posibilidad de reenviar automáticamente las grabaciones del buzón de voz a tu dirección de correo electrónico, además de a otras aplicaciones. Los miembros de tu equipo pueden revisar los mensajes de voz junto con una transcripción de texto, asegurándose de que no se pierden detalles importantes como nombres, números y direcciones.
• Desvío de llamadas: El desvío de llamadas es una de las características más importantes del sistema telefónico de una empresa que influye directamente en si un cliente está satisfecho o exasperado mientras está en la línea. El teléfono VoIP ofrece a tu empresa la posibilidad de desviar con precisión las llamadas entrantes en función del tipo de cliente, el motivo de la llamada, la disponibilidad del personal e incluso el rendimiento del agente.
• Estadísticas en tiempo real: La información adecuada sobre el rendimiento de los agentes y la satisfacción de los clientes puede transformar tu negocio. Tu sistema de telefonía VoIP hace más que supervisar tus llamadas: analiza los datos del mercado real a través de una variedad de dispositivos, incluidos teléfonos de escritorio y softphones, para sacar el máximo partido de las métricas clave de las sesiones de llamadas.
• Música de espera personalizada: Mantén un aire de profesionalidad con música de espera personalizada mientras los llamantes esperan al siguiente agente disponible. También puedes insertar mensajes personalizados para asegurar a tus clientes que su llamada será atendida en breve, al tiempo que presentas nuevos productos o servicios o les notificas actualizaciones importantes.

Tipos de Teléfonos VoIP / SIP

En el mercado podemos encontrar 3 tipos de Teléfonos VoIP o SIP:

• Softphones: Se trata de un teléfono VoIP basado en software, es decir, sin soporte físico, que utiliza las salidas y entradas de audio del ordenador o teléfono para recibir o realizar llamadas.
• Teléfono SIP: Es un teléfono basado en hardware que se parece a un teléfono de toda la vida pero que se conecta a la red de datos.
• Teléfono Analógico: Es un teléfono tradicional que necesita de un adaptador ATA para poder utilizarse. El adaptador ATA sirve para enchufar el cable de red Ethernet al teléfono, acción que convertirá este teléfono analógico en un teléfono VoIP o SIP.

¿Cuánto cuesta un teléfono VoIP?

Pasarse a un sistema de telefonía VoIP y conseguir tener una centralita virtual supone un importante ahorro de costes. ¿Cómo de significativos? Las empresas pueden reducir los costes mensuales de telecomunicaciones en más de un 50% mediante la transición a un sistema telefónico basado en Internet. Los centros de contacto basados en la nube que dieron el salto experimentaron una reducción del 15% en costes de personal de TI.

Si estás pensando que un sistema telefónico tradicional está destinado a costar menos a largo plazo a medida que aumenten los costes de VoIP, puede que te sorprenda saber que se espera que el precio de los servicios de un teléfono VoIP aumente sólo un 3% en los próximos cinco años. Cuando se combina con la funcionalidad avanzada que ofrece un sistema basado en Internet, el cambio a VoIP prepara eficazmente tu empresa para el futuro.

Veamos una comparación entre el coste de un sistema telefónico VoIP y el de un teléfono tradicional.

• Costes iniciales. Un sistema telefónico fijo medio cuesta a las empresas entre 50 y 100 euros en concepto de gastos de instalación. Una instalación PBX in situ puede costar hasta 2.000 euros por usuario. En cambio, los sistemas VoIP cuestan entre 0 y 50 euros por línea.
• Gastos mensuales. El coste mensual por línea VoIP varía entre 20 y 50 euros. Los sistemas telefónicos tradicionales pueden costar hasta 1.000 euros en cuotas de mantenimiento.
• Llamadas internacionales. Con VoIP, los costes internacionales son de más de 0,01 € por minuto. Un sistema telefónico tradicional cobra 100 veces esa cantidad o más.

Ventajas de un teléfono VoIP

• Flexibilidad. Una solución VoIP permite a los miembros de tu equipo trabajar desde casa sin tener que encargar e instalar costosos equipos. Esto se debe a que los proveedores de servicios VoIP ofrecen una aplicación descargable apta para cualquier dispositivo conectado a Internet, incluidos el teléfono, el ordenador de sobremesa, el portátil o la tableta. Libera espacio en tu escritorio y asegúrate de que tus empleados nunca pierden una llamada por no estar en la oficina.
• Calidad HD. Pedir a la persona que llama que repita lo que dice es una de las formas más eficaces de dejar a un cliente poco impresionado con tu empresa. Adoptar un sistema de telefonía VoIP garantiza una calidad telefónica nítida y cero retrasos o caídas, independientemente de la distancia a la que se encuentre el destinatario.
• Cifrado de llamadas. La seguridad de las llamadas debería ser la prioridad número uno para todos los empresarios. Las llamadas de los clientes suelen contener información confidencial, como números de tarjetas de crédito, fechas de nacimiento, direcciones y otros datos delicados. No proteger los datos de los clientes puede acabar costando mucho, tanto en multas como en daños a la imagen de marca. Asegúrate de preguntar a tu proveedor sobre aspectos como el cifrado y la verificación de identidad. También debes tener en cuenta si tu proveedor está acreditado y cumple las normas específicas del sector.
• Ahorro de costes. 

El Ahorro de costes lo conseguimos gracias a diferntes causas:

• Sin necesidad de equipos: Los costes de instalación de VoIP pueden ser tan bajos como 0€. Esto se debe a que no hay necesidad de comprar o instalar teléfonos de empresa, cableado de cobre o hardware PBX. Una conexión de banda ancha es todo lo que necesita para alimentar un sistema de telefonía empresarial fiable y robusto. Esto también elimina la necesidad de gastos corrientes como impuestos, reparaciones y cuotas de mantenimiento.
  
• Añade funciones sin coste adicional: Funciones como la transferencia de llamadas, la cola de llamadas y el timbre de grupo son compatibles con los sistemas PBX tradicionales. Pero hay un problema. Aunque un sistema PBX estándar admite estas funciones, vienen en forma de complementos que hay que pagar por separado. En cambio, los servicios de telefonía VoIP incluyen muchas de estas funciones sin coste adicional.
• Presencia local sin costes de llamada: Las llamadas VoIP son más baratas que las realizadas a través de la red telefónica pública conmutada (RTPC) tradicional. ¿Por qué? En gran parte tiene que ver con lo rápido que han mejorado las velocidades de Internet y han bajado los costes de los datos. Para las empresas que operan en todo el mundo, la VoIP puede suponer un ahorro de hasta el 90% en llamadas internacionales.

Desventajas de un teléfono VoIP

Tomar una decisión bien informada hará que tu empresa empiece a conocer tanto las ventajas como los inconvenientes de adoptar un sistema telefónico basado en Internet. Estos son algunos de los inconvenientes de la VoIP que debes conocer antes de realizar la compra.

Necesitas una conexión a Internet de alta velocidad

La calidad de tus llamadas dependerá de tu conexión a Internet. Eso significa que si ya tienes una conexión a Internet fiable y de alta velocidad, no tienes de qué preocuparte. Entonces, ¿cómo puedes saber si tu conexión a Internet es lo suficientemente buena como para soportar servicios VoIP?

En primer lugar, necesitamos saber cuántas llamadas simultáneas piensas hacer, lo que nos informará de cuánto ancho de banda necesita tu empresa. El siguiente paso sería realizar una prueba de ancho de banda en tu red actual.

Ten en cuenta que adoptar un sistema VoIP no afectará a la velocidad de Internet. Además, VoIP no utiliza tanto ancho de banda como cabría esperar. Como regla general, cada dispositivo debería disponer de al menos 100 kbps de velocidad de subida.

El seguimiento de la ubicación se complica

En el improbable caso de que uno de tus empleados se encuentre marcando el 911, es posible que tenga que decirle al operador su ubicación. Esto se debe a que la portabilidad total de VoIP hace que sea difícil para terceros rastrear de dónde se originó exactamente una llamada.

Aunque el 99% de las personas que llamen no necesitarán la información de su GPS, asegúrate de que tus empleados son conscientes de las limitaciones de la VoIP a la hora de llamar a los servicios de emergencia. Las llamadas realizadas a través de Internet no llevan datos GPS ni información de torres de telefonía móvil.

Puede que necesites actualizar los teléfonos obsoletos

La tecnología VoIP hace que los teléfonos analógicos estén prácticamente obsoletos. Eso significa que probablemente tendrás que actualizar los teléfonos obsoletos. Pero como los sistemas VoIP pueden funcionar digitalmente como una aplicación móvil o dentro de un navegador, tus empleados pueden simplemente descargar tu softphone en cualquier dispositivo conectado a Internet de su elección, reduciendo el coste de equipos adicionales.

¿Cómo saber si un número es VoIP?

Muy sencillo. Todo lo que tienes que hacer es encontrar la caja o el manual de tu teléfono donde se muestran las especificaciones. Sino, otra opción es buscar el modelo de tu aparato directamente en Google.

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No te conformes cuando se trata de funcionalidad. Esto es parte de lo que el sistema de telefonía empresarial de Ringover puede hacer por ti y por tu negocio:

• Disfruta de llamadas de audio de alta calidad y vídeo de alta definición
• Confía en un tiempo de actividad del 99,999% que mantiene a tus equipos conectados en todo momento
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