Karty Kanban

Streszczenie: Karta Kanban jest wizualną reprezentacją jednostki pracy. Stanowi kluczowy komponent Kanban — ram postępowania dotyczących zarządzania pracą, które pomagają wizualizować pracę, ograniczyć prace w toku i maksymalizować wydajność.

Gdy firma Toyota starała się udoskonalić swoje procesy produkcyjne w latach 40. XX wieku, zastosowała karty do wizualnego śledzenia prac. W przeciwieństwie do przysłowiowych karteczek samoprzylepnych te karty pomogły firmie Toyota usprawnić własne procesy produkcyjne. Gdy w latach 90. ubiegłego stulecia opracowano metodę Kanban jako sposób zastosowania podobnej metodyki sygnałów wizualnych do prac informatycznych, karty Kanban stały się integralną częścią procesów roboczych.

Karta Kanban jest wizualną reprezentacją jednostki pracy. Stanowi kluczowy komponent Kanban — ram postępowania dotyczących zarządzania pracą, które pomagają wizualizować pracę, ograniczyć prace w toku (WIP) i maksymalizować wydajność (lub przepływ). Każda karta Kanban reprezentuje pojedynczą jednostkę pracy przechodzącą przez różne etapy realizacji przedstawione na fizycznej lub wirtualnej tablicy Kanban.

Aby lepiej zrozumieć ideę kart Kanban, wyobraź sobie zespół programistów, którzy przyklejają na tablicy karteczki samoprzylepne reprezentujące ich jednostki pracy. W miarę postępu prac nad błędami i funkcjami zespół przenosi karteczki samoprzylepne do kolejnych kolumn oznaczonych nagłówkami Priorytetowe, Projektowanie, Programowanie, Testowanie, Zablokowane i Gotowe.

Jeśli na przykład projektanci dysponują potencjałem wykonawczym, przekładają kartę Kanban z kolumny Priorytetowe do kolumny Projektowanie, a gdy programiści będą gotowi, przełożą ukończoną kartę z kolumny Projektowanie do kolumny Programowanie. Karty Kanban pozwalają śledzić postępy jednostki pracy w procesie podzielonym na te etapy, dzięki czemu zespół zawsze zna historię oraz bieżący status dowolnej jednostki pracy.

Kanban to japońskie słowo, które oznacza „sygnał wizualny” lub „tablicę sygnalizacyjną”. Karty Kanban zostały wymyślone pod koniec lat 40. XX wieku przez Taiichi Ohno, inżyniera przemysłowego firmy Toyota, który szukał sposobów na usprawnienie procesu produkcji.

W trakcie swoich badań Ohno trafił do alejek amerykańskiego supermarketu, gdzie zaobserwował ciekawe zjawisko. Zamiast dbać o to, aby półki były przez cały czas zapełnione towarami, co wymaga mnóstwo czasu i wysiłku, pracownicy supermarketu uzupełniali towar na półkach dopiero wówczas, gdy zauważyli, że jedna z ich półek jest niemal pusta. Taka półka była następnie uzupełniana ilością towaru wystarczającą do zaspokojenia bieżącego zapotrzebowania klientów na dane produkty.

Ohno miał przeczucie, że takie dostarczanie „dokładnie na czas” (just-in-time, JIT) mogłoby zrewolucjonizować produkcyjny łańcuch dostaw. Jego pierwszym wyzwaniem było wymyślenie sposobu wizualizacji wielu procesów produkcyjnych na hali fabrycznej. Wykorzystał do tego kartę Kanban.

Do każdego pojemnika z częściami dołączona była karta Kanban, której celem było sygnalizowanie pracownikom, że poziom zapasów spadł poniżej ilości wskazanej na karcie. W takim przypadku inicjowano proces uzupełniania, a fabryka wysyłała pusty pojemnik wraz z dołączoną do niego kartą Kanban do dostawcy.

Sięgając do karty — zawierającej informacje o specyfikacjach części, wymaganej ilości i przewidywanym czasie dostawy — dostawca mógł szybko wypełnić zamówienie i odesłać uzupełniony pojemnik wraz z kartą Kanban do hali fabrycznej dokładnie na czas, aby utrzymać cykl produkcyjny.

Przez blisko pół wieku ten system produkcyjny stanowił „tajny składnik” receptury leżącej u podstaw sukcesu firmy Toyota. Zwrócił on uwagę innych, gdy firma zaczęła publicznie udostępniać szczegóły swojego systemu w latach 90. XX wieku.

Myśliciele świata biznesu przełożyli system produkcyjny firmy Toyota na zestaw procesów znanych pod nazwą „Lean manufacturing”. Gdy w latach 90. XX wieku nastąpił intensywny rozwój firm technologicznych, konsultant ds. zarządzania David J. Anderson opracował metodykę Kanban, która umożliwiła wprowadzenie technik Lean do bardziej niematerialnych obszarów pracy opartej na wiedzy, takich jak technologia informacyjna czy tworzenie oprogramowania.

Karta Kanban szybko uzyskała postać artefaktu wizualnego pozwalającego śledzić jednostkę pracy przechodzącą przez poszczególne etapy przepływu pracy. W swej istocie karta Kanban zachęca do pracy zespołowej, ułatwiając członkom zespołów komunikację i udostępnianie informacji w formie wizualnej.

Karty Kanban umożliwiają zespołom:

• Szybkie zapoznanie się z ważnymi szczegółami dotyczącymi jednostek pracy. Każda karta Kanban zawiera zazwyczaj krótki opis jednostki pracy, z uwzględnieniem właściciela, terminu i statusu. Karta może zawierać także inne informacje, takie jak odniesienia do dokumentacji źródłowej lub lista problemów wstrzymujących postępy w realizacji jednostki pracy.
• Płynne i wydajne przekazywanie dostarczanych elementów. Karty Kanban zachęcają zespoły do formułowania wyraźnych i spójnych oczekiwań w zakresie każdego obszaru funkcjonalnego. Gdy nadchodzi czas zmiany statusu jednostki pracy — na przykład przejścia z etapu planowania do etapu wdrożenia — te przejrzyste zasady pozwalają jasno wskazać kolejnego właściciela oraz dalsze kroki, jakie należy podjąć.
• Zwiększenie wydajności. Karty Kanban ułatwiają monitorowanie czasu wdrażania, czyli czasu potrzebnego na przejście jednostki pracy od momentu rozpoczęcia do ukończenia. Karty Kanban w połączeniu z tablicą Kanban mogą ułatwić zespołom identyfikację wąskich gardeł w przepływie pracy i usprawnienie procesu. Większość zespołów dąży do skrócenia czasu wdrażania, co oznacza szybsze wykonanie pracy!

Karty Kanban oprócz tego, że ułatwiają organizację pracy, są także przyjemne w użyciu. Spójrzmy prawdzie w oczy — śledzenie własnych postępów w tak wyraźny i namacalny sposób jest samo w sobie źródłem satysfakcji.

Karty Kanban mają także kilka innych zalet:

Jak już wspomniano, karty Kanban mają charakter wysoce wizualny, dlatego wystarczy jedno spojrzenie na tablicę Kanban, aby z łatwością stwierdzić, że na jednym z etapów procesu realizacji prac występuje problem.

Jeśli liczba kart przypisanych do zespołu programistycznego w kolumnie Testowanie jest ciągle dwukrotnie większa niż w kolumnach Projektowanie i Programowanie, członkowie zespołu szybko to zauważą. Być może potrzeba więcej testerów, a może coś jest nie tak z samymi kryteriami na etapie testowania.

Dzięki metodzie Kanban problemy stają się widoczne od razu, dzięki czemu łatwiej je identyfikować i eliminować w miarę ich pojawiania się. Właśnie to mają na myśli zwolennicy metodyki Kanban, mówiąc o „ciągłym doskonaleniu”.

Karty Kanban zostały opracowane z myślą o śledzeniu poziomu zapasów i zapobieganiu gromadzenia nadmiernej ilości materiałów. Sektor produkcyjny nadal wykorzystuje karty Kanban w tym celu, jednak taka metodyka „just-in-time” sprawdza się również w innych branżach — na przykład tworzenia oprogramowania. Dopuszczenie do nagromadzenia funkcji oprogramowania na jednym etapie prac programistycznych jest równie niekorzystne, jak pozwolenie, aby części samochodowe zalegały na hali.

Jednym ze stosowanych przez zespoły sposobów unikania stagnacji w realizacji projektu jest ograniczenie prac w toku (WIP). Zespoły ograniczają liczbę kart Kanban, które mogą się równocześnie znajdować na dowolnym etapie przepływu pracy. Gdy liczba kart w danej kolumnie osiągnie maksimum, członkowie zespołu zaczynają wspólnie pracować nad przeniesieniem tych projektów do kolejnego etapu, zanim podejmą się nowych zadań. Dzięki temu możliwe jest kontynuowanie całej pracy.

Jedną z ogromnych zalet tablic Kanban jest ich współdzielenie. Przechodząc z jednej kolumny do drugiej, karty często trafiają do różnych pracowników, a nawet do różnych zespołów. W przypadku metodyki Kanban wszyscy widzą pełny obraz, nawet jeśli każdy odpowiada za realizację innej części procesu, a z uwagi na wysoce wizualny charakter systemu, wystarczy spojrzeć na kolumny oraz karty innego zespołu, aby zrozumieć obowiązujący w nim przepływ pracy. Właśnie dlatego metodyka Kanban stanowi dobre antidotum na tworzenie się silosów organizacyjnych.

Odklejanie i przenoszenie fizycznych kart Kanban jest fajne. Co jednak zrobić, jeśli nie wszyscy członkowie zespołu pracują w jednym miejscu? Na szczęście istnieje wiele narzędzi programowych, takich jak Jira i Trello, za pomocą których można z łatwością skonfigurować cyfrowe tablice Kanban i wypełnić je cyfrowymi kartami Kanban.

Cyfrowe karty Kanban nie tylko ułatwiają współpracę zespołom zdalnym, ale także mają kilka innych zalet zapewniających im przewagę nad kartami fizycznymi. Karty Kanban w systemach Jira i Trello dają wiele możliwości dostosowania. Można na przykład pokazywać lub ukrywać wybrane pola informacyjne na kartach, a także dodawać do nich dynamiczną zawartość, taką jak komentarze, załączniki lub łącza do innych kart. Większość programów do obsługi metodyki Kanban można skonfigurować tak, aby otrzymywać powiadomienia e-mail po zmianie przypisania karty, przeniesieniu jej do innego etapu w przepływie pracy lub wprowadzeniu w niej dowolnych zmian.

Narzędzia programowe pomagają również zespołom uzyskać lepszy obraz wydajności pracy. Narzędzia takie jak Jira pozwalają śledzić istotne wskaźniki, które zespół Kanban może wykorzystać do usprawniania własnych procesów. Możliwość analizowania czasu wdrażania, prac w toku i kumulacyjnych diagramów przepływu zaledwie jednym lub dwoma kliknięciami stanowi ogromną zaletę.

Środowisko cyfrowe ma jednak trudno dostrzegalne, ale ważne wady. Celem metodyki Kanban jest wizualizacja pracy. Cyfrowa tablica Kanban funkcjonuje na Twoim komputerze, więc nie korzysta się już z kolorowej tablicy suchościeralnej lub ściany. Często powtarzam: „Na gigantycznej, rozwijanej tablicy nie da się otworzyć nowej karty”.

Metodyka Kanban jest uniwersalna i łatwo ją dostosować do różnych dziedzin i zawodów. Wspominaliśmy już o sposobach jej wykorzystania w kilku branżach. W środowiskach produkcyjnych usprawnia na przykład proces uzupełniania zapasów części na potrzeby linii montażowej, a w handlu detalicznym może ułatwić pracownikom monitorowanie i realizację zamówień. W branży medycznej z kart Kanban korzysta się w celu kontrolowania stanów materiałów medycznych.

Metodyka Kanban jest również niezwykle przydatna w obszarze obsługi klienta. Wiele zespołów obsługowych korzysta z oprogramowania dla działów obsługi, takiego jak Jira Service Management. Takie aplikacje umożliwiają rejestrowanie informacji zwrotnych od klientów i automatyczne tworzenie gotowych kart Kanban, nad którymi zespół odpowiedzialny za obsługę może pracować.

W branży tworzenia oprogramowania karty Kanban ułatwiają ciągłe dostarczanie polegające na udostępnianiu przez zespół drobnych i częstych aktualizacji w oparciu o szybki cykl wydawania zamiast gromadzenia poprawek błędów i funkcji w formie obszernych i często problematycznych głośnych premier.

Niezależnie od branży, w której działasz, karty Kanban mogą pomóc w uporządkowaniu jednostek pracy i bardziej efektywnym realizowaniu zadań. Być może z czasem członkowie zespołu przekonają się również do wartości metodyki Kanban, takich jak ciągłe doskonalenie, przejrzystość i wiele innych.

Zanim zaczniesz używać szablonu tablicy Kanban, zapoznaj się z naszym przeglądem metodyki Kanban i tablic Kanban. Pamiętaj, że metodyka Kanban sprzyja ciągłemu doskonaleniu i ewolucyjnym zmianom, dzięki czemu w każdej chwili można wprowadzać modyfikacje.