Czym jest tablica Kanban?

Tablica Kanban jest narzędziem do zarządzania projektami według metodyki Agile, które ma na celu ułatwienie wizualizacji pracy, ograniczenie prac w toku i maksymalizację wydajności (lub przepływu). Pomaga ona uporządkować codzienną pracę zarówno zespołom Agile, jak i DevOps. Dzięki kartom, kolumnom i ciągłemu doskonaleniu tablice Kanban ułatwiają zespołom technologicznym i usługowym przyjmowanie oraz realizowanie odpowiedniej ilości pracy.

Dzięki niewielkiej, ale wpływowej grupie entuzjastów metodyka Kanban przeszła długą drogę od swoich początków w systemie Lean manufacturing. Praca Davida Andersona zawierająca definicję metody Kanban ułatwiła jej wdrożenie w sektorze usług i oprogramowania, a książka Personal Kanban (Osobisty Kanban) autorstwa Jima Bensona i Tonianne DeMarii pomogła w rozszerzeniu zastosowań tej metodyki na obszary, które ciężko sobie wyobrazić.

Korzystam z tablic Kanban na co dzień i nie wyobrażam sobie życia bez nich. Przedstawione tutaj pomysły i najlepsze praktyki są wypadkową moich osobistych doświadczeń, badań i rozmów, jakie odbyłem z Zachiem Niesem, Keithem Nottinsonem i Jimem Bensonem.

Tym, co sprawia, że stale wracam do Kanban, są wartości leżące u podstaw tej metodyki i (co zaskakujące) brak reguł. Wartościami, na których opiera się metodyka Kanban, są szacunek dla ludzi i ciągłe doskonalenie.

David Anderson określił, że tablice Kanban można podzielić na pięć składników: sygnały wizualne, kolumny, limity prac w toku, punkt zobowiązania oraz punkt dostarczenia.

1. Sygnały wizualne — jedną z pierwszych rzeczy, jakie zauważa się na tablicy Kanban, są karty wizualne (w formie karteczek samoprzylepnych, bilecików lub innych elementów). Zespoły Kanban zapisują na kartach wszystkie swoje projekty i jednostki prac, zazwyczaj po jednym na każdą kartę. W zespołach Agile każda karta może odpowiadać na przykład jednej historyjce użytkownika. Podczas przeglądania tablicy te sygnały wizualne ułatwiają innym członkom zespołu i interesariuszom zrozumienie, nad czym pracuje zespół.
2. Kolumny — kolejną typową cechą tablicy Kanban są kolumny. Każda kolumna reprezentuje konkretną aktywność, które razem tworzą „przepływ pracy”. Karty przechodzą przez kolejne etapy przepływu pracy aż do ukończenia. Przepływy pracy mogą być bardzo proste i składać się z etapów „Do wykonania”, „W toku” i „Gotowe”, bądź bardziej złożone.
3. Limity prac w toku (WIP) — limity WIP określają maksymalną liczbę kart, które mogą się znajdować w jednej kolumnie przepływu pracy jednocześnie. Jeśli limit WIP kolumny wynosi trzy, w kolumnie mogą się znajdować maksymalnie trzy karty. Gdy kolumna zostanie zapełniona, zespół musi skoncentrować się na tych kartach i przesunąć je dalej, zanim nowe karty trafią do tego etapu przepływu pracy. Limity prac w toku mają kluczowe znaczenie dla ujawniania wąskich gardeł w przepływie pracy i maksymalizowania tempa przepływu. Limity WIP stanowią wczesny sygnał ostrzegający o zobowiązaniu się do wykonania zbyt dużej ilości pracy.
4. Punkt zobowiązania — zespoły Kanban często mają backlog dla swojej tablicy. To miejsce, w którym klienci i członkowie zespołu zamieszczają pomysły na projekty, z których zespół może skorzystać, gdy będzie gotów. Punkt zobowiązania to moment, w którym zespół sięga po pomysł i przystępuje do pracy nad projektem.
5. Punkt dostarczenia — punktem dostarczenia jest koniec przepływu pracy zespołu Kanban. W przypadku większości zespołów punktem dostarczenia jest moment, gdy produkt lub usługa trafi w ręce klienta. Celem zespołu jest jak najszybsze przeniesienie kart od punktu zobowiązania do punktu dostarczenia. Czas, jaki upływa między tymi dwoma punktami, jest nazywany czasem wdrażania. Zespoły Kanban stale doskonalą swoje procesy, aby maksymalnie skrócić czas wdrażania.

Tablica Kanban zawierająca te pięć elementów niewątpliwie ułatwi zespołowi osiągnięcie sukcesu. Jednak spójrzmy teraz na to z innego punktu widzenia.

Jim Benson twierdzi, że w metodyce Kanban obowiązują tylko dwie zasady: ograniczenie prac w toku i wizualizacja pracy. Jeśli zaczniesz tylko od tych zasad i zastosujesz je w swojej pracy, Twoja tablica Kanban będzie wyglądać zupełnie inaczej niż opisana powyżej. I nie ma w tym nic złego! Jim opowiada się za tym, aby na początku ograniczyć się tylko do tych dwóch zasad, ponieważ, jak twierdzi: „Im większa liczba zasad, tym mniej kontekstów, do których można je zastosować”.

Metodykę Kanban można dostosować do wielu środowisk — od produkcji, przez zasoby ludzkie, po zespoły programistyczne Agile i DevOps. Wybór między fizyczną a cyfrową tablicą Kanban często zależy od rodzaju środowiska, w którym wdrażana jest metodyka. W trakcie moich badań dotarłem do projektu budowlanego wartego 58 mln USD, którym zarządzano za pomocą tablicy fizycznej umieszczonej w przyczepie, a także rozmawiałem z bardzo wieloma zespołami programistycznymi korzystającymi z cyfrowych tablic Kanban.

Najprostszymi tablicami Kanban są tablice fizyczne podzielone na pionowe kolumny. Zespoły przygotowują tablicę suchościeralną lub tradycyjną i naklejają na niej karteczki samoprzylepne. Te karteczki przenosi się przez poszczególne etapy przepływu pracy, aby wykazać postęp.

Jedną z zalet tablicy fizycznej jest fakt, że jest „zawsze włączona”. Nie da się otworzyć nowej karty na gigantycznej tablicy zawieszonej tuż obok biurka. Taką tablicę łatwo zorganizować i zaprezentować innym, a często stanowi ona lepszy sposób komunikacji z niektórymi zespołami. Jednak tablice fizyczne nie są idealnym rozwiązaniem dla zespołów zdalnych ani osób, które mają okropny charakter pisma, jak ja.

Optimizely tworzy oprogramowanie, które pomaga firmom sprawdzić, jakie warianty witryn internetowych lub produktów podobają się użytkownikom najbardziej. Firma wykorzystuje system Jira do śledzenia dużych i małych jednostek pracy, jednak Keith Nottonson, starszy dyrektor ds. programowania, dostrzegł pewną lukę.

Poszczególne zespoły działały pełną parą w Jira, ale nie komunikowały się ze sobą. Aby każdy był na bieżąco, Keith postawił ogromną fizyczną tablicę Kanban, którą nazwał „ścianą pracy”.

Na tablicy znajduje się każdy projekt, nad którym pracuje zespół inżynierski, z uwzględnieniem wskaźników, członków zespołu i statusu. Każdy ma też do niej dostęp. Takie rozwiązanie okazało się pomocne pod względem zrozumienia całego portfolio prac, jednak zaczęła się przy tym wyłaniać jeszcze bardziej interesująca korzyść.

„Na początku na ścianie znajdowały się po prostu zadania „Do wykonania”, „W toku” i „Gotowe”, jednak z czasem ludzie zaczęli rozmawiać na temat sposobu naszej pracy” — zauważył Keith. Dodał również, że w efekcie tych rozmów ściana się rozrastała i ewoluowała, dzięki czemu w ciągu kilku tygodni firma Optimizely zyskała wyraźniejszy niż kiedykolwiek wcześniej obraz sposobu, w jaki prace są realizowane.

Tablica w Optimizely jest fantastyczna szczególnie dlatego, że posiada punkt zobowiązania i punkt dostarczenia. Gdy projekt jest zdefiniowany i spełnia określone kryteria, zespół inżynierski przyjmuje go i zobowiązuje się do jego realizacji. Wtedy projekt wędruje do systemu Jira, gdzie zespół może zarejestrować wszystkie cenne dane i interakcje związane z ostatecznym dostarczeniem.

Keith poleca zespołom zacząć od fizycznej tablicy Kanban, ponieważ te rozmowy prowadzone na wczesnym etapie doprowadzą do szybkich iteracyjnych zmian przepływu pracy i tablicy.

W miarę jak system Kanban zyskiwał przychylność zespołów programistycznych i inżynierskich tablice Kanban przechodziły transformację cyfrową. Tablice cyfrowe umożliwiają zdalne i asynchroniczne korzystanie z tablic Kanban zespołom, które nie przebywają razem w jednej przestrzeni biurowej.

Trello zapewnia szybki i prosty sposób na opracowanie cyfrowej tablicy Kanban. Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, aby skonfigurować cyfrowe listy, odzwierciedlające etapy procesu Kanban, w widoku tablicy, do którego cały zespół będzie miał dostęp i którym będzie mógł zarządzać.

Można na przykład utworzyć listy dla etapów „Backlog”, „Następne”, „W toku” i „Gotowe”. Każde zadanie jest przedstawiane za pomocą karty, którą przenosi się między listami w miarę dodawania zadań do kolejek, prowadzenia nad nimi prac i ich finalizowania.

Zaletami takiej cyfrowej tablicy Kanban są szybkość konfiguracji, łatwość udostępniania innym oraz możliwość asynchronicznego śledzenia nieograniczonej liczby rozmów i komentarzy w miarę postępów projektu. Członkowie zespołu mają dostęp do najbardziej aktualnych informacji o statusie projektu, niezależnie od tego, gdzie i kiedy wyświetlają tablicę Kanban. Przepływu pracy Kanban w Trello można używać nawet do tworzenia prywatnych list zadań do wykonania, takich jak przedstawione na tej przykładowej tablicy.

Niektóre cyfrowe tablice Kanban są proste, a inne bardziej rozbudowane, z szerszymi możliwościami dostosowania. Zespoły, które potrzebują dodatkowych funkcji, takich jak limity WIP i karty kontrolne, powinny postawić na bardziej zaawansowane narzędzie, takie jak Jira. System Jira zawiera gotowy szablon tablicy Kanban, dzięki któremu rozpoczęcie pracy przez zespół Kanban jest niezwykle proste. Zespół może zacząć projekt, a następnie dostosować przepływ pracy oraz tablicę, określić limity WIP, utworzyć tory, a nawet dodać backlog, jeśli będzie potrzebował lepszego sposobu na ustalanie priorytetów prac.

Różnica między metodykami Kanban i Scrum jest w istocie dość subtelna. Zgodnie z większością interpretacji zespoły Scrum wykorzystują tablicę Kanban, tylko łączą ją z procesami, artefaktami i rolami właściwymi dla metodyki Scrum. Istnieją jednak pewne istotne różnice.

• Sprinty w metodyce Scrum mają wyznaczone daty rozpoczęcia i zakończenia, podczas gdy w metodyce Kanban praca jest procesem ciągłym.
• W Scrum role w zespole są wyraźnie określone (product owner, zespół programistyczny i Scrum Master), natomiast w Kanban nie ma żadnych oficjalnych ról. Obydwa typy zespołów polegają na samodzielnej organizacji.
• Tablicę Kanban wykorzystuje się przez cały cykl życia projektu, natomiast tablica Scrum jest czyszczona i używana ponownie po każdym sprincie.
• Tablica Scrum zawiera określoną liczbę zadań i konkretny termin ich realizacji.
• Tablice Kanban są bardziej elastyczne pod względem zadań i czasu. Zadania można w razie potrzeby aktualizować, a ich priorytety i przypisania zmieniać.

Zarówno Kanban, jak i Scrum, są popularnymi wśród twórców oprogramowania ramami postępowania Agile. Więcej informacji na ten temat zawiera nasz artykuł z kompletnym porównaniem metodyk Kanban i Scrum.

Metodyka Kanban opiera się na założeniu „zacznij od tego, co teraz robisz”. Oznacza to, że nie trzeba wykorzeniać dotychczasowych sposobów pracy, aby zacząć korzystać z Kanban. Kanban opiera się na trzech założeniach:

1. Rozumienie bieżących procesów w takim kształcie, w jakim one faktycznie przebiegają, oraz zachowanie bieżących ról, obowiązków i stanowisk.
2. Zgoda na dążenie do ciągłego doskonalenia poprzez zmianę o charakterze ewolucyjnym.
3. Zachęcanie do podejmowania działań przywódczych na każdym poziomie — od szeregowych pracowników po wyższą kadrę kierowniczą.

Jest to proces zespołowy, dlatego pierwszą rzeczą, jaką powinien zrobić zespół, jest zorganizowanie spotkania wszystkich jego członków. Trzeba podjąć próbę podziału prac na poszczególne aktywności składające się na przepływ pracy (kolumny). Wówczas można określić, kiedy i jak nowe prace (karty) będą dodawane do tablicy. Czy klienci będą przesyłali swoje pomysły od działu obsługi, a może zespół zorganizuje spotkanie, na którym zanotuje i umieści swoje karty?

Warto również ustalić rozmiar i zakres jednej karty. Spróbujcie ustalić szacowany czas lub stopień złożoności stosowany jednolicie do wszystkich kart. Jeśli coś jest zbyt obszerne lub trudne, spróbujcie podzielić to na wiele kart.

Po uzgodnieniu punktu zobowiązania i punktu dostarczenia można przystąpić do pracy. W miarę upływu czasu uwzględniaj krytykę zespołu i jego pomysły na usprawnienie procesu. Pamiętaj, że Kanban wymaga ciągłego przywództwa na wszystkich poziomach zgodnie z koncepcją o nazwie Kaisen. Przestrzegając właściwych dla metodyki Kanban wartości szacunku dla innych i ciągłego doskonalenia, błyskawicznie osiągniesz pełną sprawność.