Voorbereiden op de overstap naar Google Workspace

Met Google Workspace kunt u het volgende:

• Meteen communiceren en samenwerken met uw collega's: blijf in contact met uw teamgenoten via videovergaderingen, e-mail of chat, of ze nu Google Agenda, Gmail, Google Meet of Google Chat gebruiken.
• Bestanden beveiligd opslaan en direct op elk apparaat vinden wat u nodig heeft: bewaar documenten, spreadsheets, presentaties en meer op één plek met Google Drive.
• Professionele templates, projectplannen en presentaties maken, delen en presenteren: met Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Vids kunt u documenten, spreadsheets, video's en presentaties rechtstreeks in de webbrowser maken en bewerken.

In Gmail kunt u het volgende doen:

• Gesprekken gebruiken om meerdere gerelateerde berichten in één weergave bekijken. Nieuwe berichten staan onderaan een e-mailgesprek.
  • Onderaan op de 3 puntjes klikken om het hele gesprek te bekijken.
• Labels toevoegen aan berichten en zoekoperators gebruiken om berichten te zoeken.
• Gemini voor Google Workspace gebruiken om een e-mailconcept te maken met Gemini in Gmail.

Meer informatie

Als u overstapt naar Google Workspace, kunt u in de Chrome-browser tools gebruiken zoals Gmail, Google Drive en Google Documenten. U kunt Chrome aanpassen en er beveiligd mee werken op al uw apparaten. Met de Chrome-browser kunt u het volgende:

• Bookmarks en instellingen synchroniseren op al uw apparaten.
• Functies toevoegen aan de browser met extensies uit de Chrome Web Store, zoals fotobewerkings- en projectbeheertools.

Als u vertrouwd wilt raken met de Chrome-browser voordat uw bedrijf overstapt, kunt u nu Chrome downloaden en gebruiken.

We raden u aan ongeveer 30 dagen voordat uw organisatie overstapt op Google Workspace uw e-mails en e-mailmappen op te schonen. U heeft tijd nodig om na te denken over wat u echt in Outlook moet bewaren. Hier volgen enkele andere tips om aan de slag te gaan:

• Probeer de e-mailmapstructuur te beperken tot 10 mappen voor een soepeler migratieproces.
• Controleer de berichten in de mappen, inclusief geneste mappen die wellicht niet zichtbaar zijn. U moet wellicht zoeken naar berichten.
• Verwijder e-mailberichten die u niet hoeft te bewaren.

Controleer uw mailinglijsten en bekijk welke lijsten u moet bewaren of verwijderen.

Noteer terugkerende afspraken en belangrijke vergaderingen voordat u overstapt op Google Agenda. Tijdens het migratieproces worden sommige terugkerende afspraken wellicht niet overgezet naar Agenda.

Als u Google Workspace gaat gebruiken, vindt u bestanden, e-mailberichten en meer door te zoeken naar wat u nodig heeft.

• Neem op de dag dat uw organisatie overstapt op Google Workspace de tijd om de accountinstellingen te controleren en vertrouwd te raken met uw nieuwe Google Workspace-account.
• Werk samen met uw manager om de planning te coördineren met andere leden van uw team.

Als u op afstand werkt, kunt u in de week waarin uw bedrijf overstapt op Google Workspace individuele en groepssupport plannen op het kantoor van uw organisatie.

Neem voordat uw bedrijf overstapt op Google Workspace contact op met uw trainingsteam om te zien welke Google Workspace-cursussen en -bronnen beschikbaar zijn:

• Bekijk de Google Workspace-trainingsbronnen van uw trainingsteam. Is er bijvoorbeeld een interne website waarop u informatiebronnen kunt vinden, zoals opnamen of presentaties?
• Als uw trainingsteam een gedeelde trainingsagenda heeft, bekijkt u de geplande datums en voegt u deze toe aan uw agenda.
• In dit Google Workspace-informatiecentrum vindt u onder andere overstaphandleidingen en tips en trucs.
• Als uw trainingsteam dit aanbiedt, registreert u zich voor geavanceerde training en meldt u zich aan voor de mailinglijst met updates over Google Workspace.

Controleer of uw organisatie een handtekeningentemplate heeft met een bedrijfslogo of andere geschikte openbaar gehoste afbeelding. Als er een template beschikbaar is, moet u deze downloaden voordat uw organisatie overstapt op Google Workspace.

Als uw organisatie geen handtekeningentemplate heeft, zijn hier enkele andere opties:

• Als uw organisatie Google Drive-bestanden wel extern kan delen, kopieert en plakt u de handtekening vanuit uw oude e-mail-app in Gmail.
• Als uw organisatie Drive-bestanden niet extern kan delen, vraagt u het IT-team van uw bedrijf om een handtekeningentemplate met een openbare URL voor de afbeelding. Als dit niet mogelijk is, kunt u op de site van uw bedrijf een openbare afbeelding zoeken en de URL kopiëren.
• Plak uw oude handtekening in een Google-document en plak deze vervolgens in Gmail. U moet testen of dit werkt. Vraag een extern persoon te controleren of het logo zichtbaar is in de handtekening.

Basisbeheer van mobiele apparaten instellen voor Android- of iOS-apparaten die eigendom zijn van het bedrijf om overal toegang te krijgen tot uw nieuwe Google Workspace-account en zakelijke apps.

• Voeg een wachtwoord toe om uw apparaat te beschermen.
• Als u een Android-apparaat heeft, kunt u een werkprofiel instellen waarmee werk-apps en -gegevens worden gescheiden van uw persoonlijke apps en gegevens.
• Download goedgekeurde en interne apps op uw apparaat.