【相手別】訃報への「お悔やみメール」文例｜友人/取引先/上司/同僚

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親しい友人や、あまりよく知らないけれどビジネスで付き合いのある方、親しいか親しくないかはあるかもしれませんが、どういった方であったとしてもご不幸があったと聞いた時どう対応するのが良いのか悩む局面は多いと思います。 ・メールでのお悔やみは失礼に当たらないのか ・やむを得ず、メールでお悔やみを述べる時、気を付けるべき点はどういった事なのか ・お悔やみメールを出す際の注意点はなにか について、お伝えしたいと思います。

どうしても、葬儀や通夜に伺う事が出来ないという場合、お悔みをメールで伝えるという事はやはり正式ではなく、略式であり、失礼に当たらないかを充分に配慮する必要があります。 では、どういった場合であれば、メールによるお悔やみが問題ないのでしょうか？ ・メールで訃報を知らされた時 ・友人 ・上司、同僚、部下 ・取引先の担当者 など、ある程度親しい方、普段から、関わりの強いビジネス関係の方であれば、取り急ぎお悔やみを伝えるための手段として、お悔やみメールを使用しても良いでしょう。 また、訃報の知らせをメールで受けた場合にも、メールでお悔やみを伝える事が相手の方への気遣いとなるでしょう。逆に、あまり親しくない方である時や、親戚の方には、お悔みメールは好ましくありません。

お悔みメールを出す際、まず気を付ける事の一つとしてタイトルがあります。 ご不幸があった際には、悲しみに暮れる暇もなく、沢山の方に連絡をしたり、葬儀の手配や手続きで大忙しな事が殆どです。そんな際に、細かくメールを確認しているような余裕はないのが普通です。 ですので、タイトルは遠回りな表現は避けて、 ・名前　お悔やみを申し上げます。 ・名前　哀悼の意を表します。 など、「誰」から、「何」のメールかすぐに分かるタイトルにすることです。 とにかく、時間を取らせず、お悔やみのメールだと伝わるように工夫する必要があります。 最近では、迷惑メールやウイルスメールも増えています。そういったものと区別がつきやすいように、特定の名称や愛称を入れ、分かりやすくしましょう。

お悔みメールの文面や書き方で気を付けるべきことは、 1・時候の挨拶などはいれず、すぐに本題に入る。 とにかく、相手の方に時間を取らせないことが大切です。 2・忌み言葉を避ける。 もともと、日本では「再三」「重ね重ね」「またまた」など、繰り返しを連想する言葉や、「切れる」「消す」「忙しい」などの不吉や不幸を連想させる言葉は、ご不幸の際には避ける必要があります。メールでも、その点は注意しましょう。 3・言葉は丁寧にしましょう。 例えば、 「お父さん」→「お父様」「ご尊父様」 「お母さん」→「お母様」「ご母堂様」 「おじいさん」→「お祖父様」 「おばあさん」→「お祖母様」 「夫」→「ご主人様」 「妻」→「ご令室様」 「不幸を聞いて」→「不幸をうかがって」 などです。 普段親しい方でも丁寧な言葉を使いましょう。 4・絵文字やローマ数字など、文字化けする可能性の高い文字を避ける。 絵文字やローマ数字、○囲みの数字などは、文字化けしやすいようなので避けるのが無難です。 お悔みの気持ちを表すつもりが、却って不愉快にしてしまったり、忙しい中で時間を取らせてしまっては迷惑となります。気を付けてメールを作成しましょう。

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お悔やみメールで気を付けるべきこと、 つまりは、「相手に負担をかけないように配慮し、シンプルで分かりやすい文章を心がける事」です。 では、実際どういったメールを送るのが良いのでしょうか? 送る相手別に、文例を挙げてみましょう。

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「タイトル」○○よりお悔やみ申し上げます 「本文」お母様のご逝去を知り、大変驚いております。本来なら、直接お悔みに伺いたいところなのですが、遠方の為駆けつけられず申し訳ありせん。今はまだ、突然の事で何も考えられない事と思いますが、あまり、気を落とされませんように。 私に出来る事がありましたら、いつでもご連絡下さい。

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「タイトル」【株式会社○○　××より】お悔やみ申し上げます 「本文」▼▼株式会社 　　　　　システム部　□□様 この度はご身内にご不幸がおありだったとうかがい、大変驚いております。本来であれば、直接お目にかかりお悔みを申し上げたいところではございますが、略儀ながらメールにて失礼致します。心よりご冥福をお祈り申し上げます。