教授へのメールの書き方｜お礼/謝罪/質問/挨拶/留学/大学院

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大学教授は、かつては「象牙の塔」の住人と呼ばれていました。それは、俗世間とかけ離れたところにいて学問研究に打ち込んでいたからです。もちろん今でも、教授の仕事として学問研究は欠かせません。 「象牙の塔」の住人と呼ばれていた教授が、大学生の教育をしなかったわけではありませんが、現代の教授にとって教育は学問以上に大切な仕事になっています。ですから、学生とさまざまな形でかかわる必要があります。

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教授の住所や電話番号が大学の教職員名簿に記載されていたこともありましたが、現在ではそれは個人情報として、一般には公開されていません。そのかわりに、オフィスアワーというものが設定されていて、週に1度その時間に教授の研究室に行くと教授に会って話ができることになっています。 しかし今すぐに教授と連絡をとりたいという場合、オフィスアワーまで待っていられません。またその時間に他の学生も来るので、順番が回ってくるまで待たなくてはならないこともあります。それに会って話すほどのことではないということもあります。そんなとき手持ちのスマホから教授にメールができたらいいのですが、教授にメールをしていいのでしょうか。

以前は履修要項などに教授の住所や電話番号も掲載されていました。現在では個人情報保護の考えが一般的ですので、そのような名簿は公開されていません。しかし、電話帳などで教授の自宅の電話番号を調べることは可能です。スマホが身近なものになった現代でも、電話は手近な連絡手段であることにかわりはありません。 しかし、電話をかけるということは、相手を電話口に呼び出すということですから、場合によっては失礼になってしまいます。相手が教授の場合は、自宅で研究をされていることもありますので、たとえ電話番号がわかったとしても電話をかけてはいけません。メールならば、教授の都合で見ることができますので、教授への連絡にメールを使うのが最適です。

個人情報保護の観点から、事務室で教授の住所や電話番号を聞いても教えてくれません。ただし、事務室はあなたが教授に伝えたいことを伝言してくれます。しかし「私に連絡をください」などというような伝言はダメです。きちんと書面に書いて、「これを○○教授に渡してください」とお願いすることになります。 書面に書くということは、それなりにきちんとしたものでなくてはなりませんから、気軽に教授と連絡がとれるというものではありません。それに、その書面がいつ教授の手元に届くのかわかりませんし、ほかの書類と紛れてしまうこともあります。書面でこちらの意向を享受に伝えるよりは、教授へのメールのほうが簡単です。

教授への連絡手段としてメールではなく手紙も考えることができます。手紙のほうがメールよりも正式なので、卒業したあとに、学生時代に受けた教授の親身な指導へのお礼を述べたり、自分の近況を伝えたりするのには、メールよりも手紙がいいでしょう。 「拝啓」から始まって時候の挨拶を述べたうえで本文に入り、最後は締めの言葉を述べたあと「敬具」で締めくくるという手紙の形式があります。この形式をきちんとふまえたうえで、丁寧に手書きをする必要があります。手紙にはそれなりの意味がありますが、とりあえず教授に何か連絡したいことがある場合はメールがいいでしょう。

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教授のメールアドレスはたいてい公開されていますし、事務室で尋ねればふつうは教えてくれます。ですから教授にメールを出すのは、手紙を書いたり電話をしたりするよりは簡単に教授に連絡がとれる手段です。簡単だからといってメールを出す相手が教授ですから、それなりのマナーは心得ておいてください。 「万事はじめが肝腎」といいますが、最初のメールで教授との連絡がとれるようになったら、あとはいつでも教授とメールでやりとりができるようになります。最初のメールで教授に失礼な思いをさせてしまうと、教授とのメールの道がたたれてしまいますから注意してください。

メールには必ず「件名」を記入する部分があります。これに何も書かないでメールを送ると「（件名なし）」という表示でメールが送られてしまいます。いろいろな迷惑メールが飛びかっている現在、教授へのメールでこれは避けてください。教授に対して失礼になるだけではなく、読まれることなく削除されてしまうこともあります。 では、ここに何を書けばいいのでしょうか。たった1行ですから、そんなに多くのことは書けません。最初のメールのときには、学籍番号と名前をきちんと書いて、誰からのメールなのかをはっきりさせる必要があります。また教授は、他の大学でも教えておられることでしょうから、所属大学・学部・学科・学年などの情報も添えておくといいでしょう。