6 funções do Excel que todo mundo deveria saber

Utilizar funções no Excel é um processo simples — tudo que o usuário precisa fazer é adicionar um sinal de igual “=” seguido pela função que deseja utilizar. Apesar disso, há algumas fórmulas que exigem um conhecimento prévio da construção e dos códigos necessários para o recurso funcionar corretamente. Caso queira conhecer algumas das funções mais úteis do Excel e como utilizá-las, acompanhe as dicas a seguir.

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A função SE é uma das mais utilizadas pelos usuários de Excel. O recurso se baseia em uma relação de verdadeiro e falso, sendo utilizada quando o usuário deseja efetuar comparações lógicas entre um resultado e o valor esperado pelo usuário. A sintaxe da função SE — forma como uma fórmula é construída — é a seguinte: =SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso), sendo o "teste_lógico" o resultado que o usuário deseja comparar, "valor_se_verdadeiro" o que a ferramenta vai exibir caso o resultado seja verdadeiro e "valor_se_falso" semelhante ao verdadeiro, mas acontece quando o resultado é falso.

Esta função é utilizada frequentemente em planilhas, desde as mais simples até as mais complexas. Um exemplo de como utilizá-la é em uma planilha financeira. Se um usuário deseja saber se seu saldo está positivo, ele pode construir a função da seguinte forma: =SE(D8<=1000; “Dentro do orçamento”; “Fora do orçamento”). Neste caso, o valor da célula D8, que no exemplo pode ser a soma de todo o gasto mensal do usuário, está sendo apontado pelos símbolos “<=” como menor ou igual à 1000. Caso esta afirmação seja verdadeira, o Excel exibe a mensagem “Dentro do orçamento”, caso seja falsa a ferramenta exibe a seguinte mensagem: “Fora do orçamento”.

A função agregar é um dos recursos mais úteis para usuários que precisam efetuar operações estatísticas ou matemáticas — como soma, subtração, divisão, multiplicação e média — ignorando erros ou linhas não exibidas. A sintaxe da função AGREGAR é a seguinte: =AGREGAR(função; opções; intervalo1; [intervalo2]; ...). “Função” é a operação que deve ser realizada. As funções variam de um a 19. Confira abaixo uma tabela com todas as funções:

Em seguida, “opções” determina o que deve ser ignorado no cálculo. Assim como a função, as opções são numeradas de 0 a 7. Confira abaixo uma tabela com todas as opções.

Por fim, os intervalos, como o nome indica, são os intervalos que devem ser considerados. O “intervalo1” é obrigatório, enquanto o “[intervalo2]” é opcional.

A função AGREGAR é frequentemente utilizado em planilhas que operam com um grande volume de dados. Por exemplo, se um usuário precisa tirar uma média de uma planilha onde os dados estão filtrados ou possui algumas linhas ocultas, o mesmo pode usar a seguinte fórmula: =AGREGAR(1; 5; D1:D6). Desta forma, o número um indica que a operação realizada é uma Média, o número cinco indica que a fórmula deve ignorar as linhas ocultas, já o código D1:D6 se trata do intervalo de onde os dados devem ser coletados.

A função ARRUMAR é um recurso que permite corrigir o espaçamento em textos adicionados no Excel. A sintaxe é simples: =ARRUMAR(texto), sendo “texto” o conteúdo ou a célula que contém o texto que o usuário deseja corrigir. Esta fórmula, apesar de básica, é muito útil quando um texto colado no Excel perde a formatação e acaba ficando com espaçamentos irregulares ou excessivos.

Caso um usuário copie um texto de uma página na web e cole na célula A22 e o conteúdo acaba sendo apresentado da seguinte forma: “Salários do primeiro trimestre”, é possível corrigir esse erro inserindo em alguma das células livres o seguinte comando: =ARRUMAR(A22). Com isso, o texto da célula indicada é corrigido automaticamente.

A função PROCV é um recurso que permite buscar valores em uma tabela ou intervalo. A sintaxe da função é a seguinte: =PROCV(valor_procurado; intervalo_tabela; número_da_coluna; [procurar_intervalo]), sendo "valor_procurado" o valor que o usuário deseja buscar, "intervalo_tabela" remete ao intervalo onde a função vai procurar o valor, "número_da_coluna" é o número da coluna que contém o intervalo que deseja buscar e, por fim, "[procurar_intervalo]" é um argumento opcional que define se a busca deve ser aproximada (VERDADEIRO) ou exata (FALSO).

Esta função é especialmente útil quando o usuário precisa buscar informações específicas em um banco de dados extenso, como planilhas de dados financeiros, listas de compras ou dados de usuários cadastrados. Por exemplo, em um cenário onde há uma lista de produtos e preços, e é necessário buscar pelo nome de um produto cujo código é 302, a fórmula pode ser utilizada da seguinte forma: =PROCV(302; A2:C5; 3; FALSO). Neste exemplo, “302” é o código buscado, “A2:C5” é o intervalo da busca, “3” indica o número da coluna onde está a informação — neste caso o preço —. Por fim, “FALSO” indica que a busca deve apresentar uma correspondência exata.

A função AGORA e a função HOJE, ou TODAY, funcionam semelhantemente e tem como intuito mostrar a data atual. A sintaxe de ambas as funções se baseiam no nome das mesmas seguido por sinais de parênteses fechados. Com isso, toda vez que o usuário abrir a planilha, a célula que conta com a fórmula exibirá a data atual exata. Este recurso é especialmente útil para planilhas atualizadas frequentemente.

A única diferença entre as funções é que, enquanto a função HOJE apresenta apenas a data, a função AGORA apresenta a data e o horário atual. Por exemplo, caso um usuário insira a fórmula =HOJE() em uma célula e abra a planilha no dia 10 de Outubro de 2024, o resultado será 10.10.2024. Entretanto, se a fórmula utilizada for =AGORA(), o resultado será 10.10.2024 07:03:00 AM.

Além disso, ambas as fórmulas aceitam complementos que alteram a data exibida. Por exemplo, caso um usuário adicione “+5” ao lado de qualquer uma das fórmulas, o resultado será a data atual somada cinco dias, o mesmo se repete para qualquer outra operação ou número utilizado.

A função SUBSTITUIR é utilizada quando é necessário fazer substituições em um texto específico ou em uma cadeia de textos. A sintaxe da função é a seguinte: =SUBSTITUIR(texto_original; texto_antigo; novo_texto; [núm_ocorrência]). Em "texto_original" é necessário informar a célula ou o intervalo que contém o conteúdo, "texto_antigo" é a informação que deve ser substituída, "novo_texto" é o conteúdo substituto e "[núm_ocorrência]" é um argumento opcional que serve para informar se há uma ocorrência específica do texto que você quer substituir.

Esta função se mostra útil quando é necessário fazer correções de textos em massa. Por meio do comando, o usuário pode corrigir erros de digitação, trocar informações, alterar a formatação de palavras e números, e até remover caracteres indesejados. Por exemplo, caso em uma planilha o texto “Boa dia” se repita várias vezes e o usuário deseja corrigir este erro, basta utilizar a fórmula da seguinte forma: =SUBSTITUIR(A1:A32; "boa"; "bom"). Com isso, todas as palavras “Boa” no intervalo A1:A32 serão substituídas por “Bom”.

Com informações de Microsoft (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7).

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