台北市政府
北市公務雲成效亮眼 提升公務服務能量
台北市政府積極推動數位轉型，在啟用備受民眾肯定的台北通後，資訊局也隨即推出公務雲- TAIPEION， 讓市府員工能在第一時間掌握市民需求、回應等，進而採取相對應的作為。
圖：台北市政府資訊局局長呂新科（左）與互動資通總經理郭承翔。
遠距辦公技術發展多年，不過以往受限於導入成本與使用習慣，並沒有獲得太多企業青睞。然在 2019 年底爆發的 COVID-19 疫情後，引爆全球吹起一股遠距上班的機制，也帶動市場對相關解決方案的需求大增。在考量資安因素下，企業偏愛安全性較高的商用即時通訊軟體，而互動資通推出的team+ 自然成為臺灣廠商的最愛。
為追求更好工作、生活品質，現今人口正逐漸向大城市移動，根據聯合國人口司公布全球最新都市化人口數據，預估 2050 年全球將有多達 2/3 人口（約 50 億人）居住在城市裡。為提供市民更好服務品質，避免因人口集中影響到公共基礎設施運作，推動智慧城市已成為全球趨勢。身為資通訊大國的台灣，自然也積極接軌國際趨勢，以台北市為例，即在 2021 IDC 亞太區智慧城市大獎中，獲得公共參與、公共衛生與社會服務等大獎。且在瑞士洛桑管理學院（IMD）公布 2021 全球智慧城市指數（Smart City Index）中，於 118 座城市中脫穎而出，獲得全球第 4 名、亞洲第 2 名的優異成績。
為實踐智慧城市的目標，台北市也啟動數位轉型專案，在推動策略方面運用 living lab 方法實踐社會創新，透過深入了解市民真實需求的方式，進而提供所需的服務。台北市資訊局在打造智慧政府的框架下，陸續推出讓民眾享有更好數位生活的台北通（TaipeiPASS），以及訴求能提升市府員工工作效率的行動公務雲（TAIPEION），期盼透過兩者之間的相互搭配，作為台北市邁向智慧城市的基石。
台北市政府資訊局局長呂新科說，為打造符合國際潮流的智慧政府，我們整體發展藍圖重心放在架構重整後的專案，藉此滿足市府同仁的現行業務需求，也可以兼顧未來發展需要。台北市政府在推動數位轉型方面，主要是考量到過去公務機關傳統紙本傳遞的效率不佳，因此希望透過系統化與架構化的方式 ，打造數位化的公務流程，讓公務生態系更為完善，而 TAIPEION 正是為滿足同仁所求而問世的行動公務雲服務。
延伸數位辦公空間 提升同仁工作效率
在 COVID-19 疫情肆虐期間，台北市在推動各種防疫服務外，也發表整合所有市政服務及市民身分證件的台北通，提供市民單一入口的行動式公共服務平台，主打卡證、服務、繳費及商家優惠等四大應用面向，部分服務能在最短時間內遞件、完成陳情等。此備受好評的服務，若市府資訊系統無法及時處理，讓員工能在第一時間掌握市民需求、回應等，台北通服務最終將流於形式，因此資訊局也同步發表 TAIPEION 平台。
在資訊局規劃中，TAIPEION 系統是要取代行之多年臺北市政府員工愛上網，把市府員工的辦公場域透過創新科技延伸，如個人通訊、數位分機等，當搭配高安全性的資安通道後，讓市府同仁在外出差期間，亦可在行動裝置上處理相關業務，避免發生業務處理的空窗期。在此前提下，資訊局特別在 TAIPEION 系統中融合多項功能，如強化資訊系統身分驗證機制、提供同仁整合性公務資訊入口網，以及公務用即時通訊等功能，堪稱是公務界獨創之數位服務。根據台北市資訊局提供資料顯示，TAIPEION 有五大特色，分別是資料保存在地化、訊息通播給你知、協同合作更便利、行動辦公有效率、公私分離有隱私等。
呂新科指出，以公務員經常使用的自然人憑證為例，過往市府員工登入機關內部系統，從簽到簽退到公文批核皆須使用此憑證，儘管有不錯的加密保護機制，但無形中也拖累行政業務處理速度。為加速公共事務處理效率，TAIPEION 行動批核功能涵蓋公文、表單批核等，讓同仁可在手機、平板上處理相關業務，打破實體辦公環境限制。如此一來，有權限的同仁外勤中也可於 TAIPEION 進行行動化批核作業，不論等公車還是搭捷運的空檔，就能看公文、進行簽核等，無需回到辦公室再處理，自然可達到工作效率倍增的目的。
融入資安思維 已有效降低資安風險
為提昇身分識別安全性，以及解決輸入密碼風險問題 ，TAIPEION 內建獨創多因子認證鑰匙，使用 QR 碼登入系統，可大幅降低登入的負擔。此外，所有市府員工使用 TAIPEION 時，本身必須先經過二階段的身分驗證機制，且綁定手機也必須認證，加上需採用高資安通道連接到市府系統，可將行動辦公的資安風險降到最低。
而為強化單一認證機制，TAIPEION 是以 PKI 公鑰憑證基礎，所以在市府同仁於手機上執行各項公務服務時，也能降低被駭客入侵的機率。鑑於疫情期間，台北市政府也積極推動零接觸工作模式，資訊局特別在 TAIPEION 中，設計會議電子簽到、無接觸行動打卡的功能，讓市府員工於個人手機中做到無接觸打卡，可有效保障同仁的健康，同時降低病毒散播的風險。
為讓市府員工快速上手，TAIPEION APP 介面設計非常易於了解，在首頁就可看到市府公告、公文、郵件與行事曆等常用功能，並納入全府同仁通訊錄的服務，方便同仁可快速搜尋與聯繫。根據資訊局提供資料顯示，TAIPEION 在介面設計開發過程中，已經納入UX（User Experience，使用者經驗）與UI（User Interface，使用者介面）的思維，未來更將透過使用介面持續修正的模式，讓 TAIPEION 能更符合時下趨勢與市府員工需求。
「資訊局在開發 TAIPEION 過程中，一直將資安列入最重要的環節。鑑於線上即時通訊已經成為時下主流，這款服務自然也內嵌即時通訊系統，為避免發生遭到駭客入侵的事件，此即時通訊採封閉式管理，非市府員工無法加入，可避免重要訊息外流。」 呂新科解釋：「TAIPEION 不僅擁有公務使用之便利性，更做好公共事務重要資料保護，如特別在對話視窗設計上有浮水印做嚇阻及警示，若員工刻意透過行動裝置截圖，有浮水印可追查，系統也會禁止截圖。」
資訊局認為針對公共事務設計的數位服務，勢必要將資安放在最首要的考量，不光因為政府機關向來是駭客鎖定的攻擊目標，也因為數位服務往往與民眾個資、政府機密息息相關。因此，Line雖然是台灣民眾最常使用的即時通訊軟體，但考量到市面上軟體難免有資安疑慮，所以資訊局在 TAIPEION 採用的即時通訊服務，是資安防護能力較高且有眾多企業客戶採用，本身亦為國內企業互動資通自行開發的team+。
互動資通總經理郭承翔說，互動資通解決方案在市場已深受企業用戶肯定，至今已累積眾多成功案例。我們很高興能夠台北市政府合作，在公務雲中提供高安全性的即時通訊解決方案，讓市府同仁能在無後顧之憂下，放心進行各種公務溝通，免於擔心發生資料外洩的疑慮。
融合 beacon 裝置偵測機制 實現無接觸打卡
為滿足市府同仁工作型態轉換的需求，TAIPEION 內建獨特的 beacon 裝置偵測機制，可在短距離範圍內與 beacon 串連，讓資料傳輸更為方便。舉例而言，過往市府同仁在上、下班打卡，或者活動簽到時簽到，往往是急急忙忙找到特定的打卡機器，或到服務台實體簽到，現今改用 TAIPEION 之後，當市府踏入偵測範圍即亮燈，即可進行打卡、簽到的工作，如此也可避免發生群聚的狀況。
若因公務需求不在辦公室，出勤在外時也能使用手機及平板看公文，進行公文簽核，待後續回辦公室再插卡補簽章。尤其整體介面從圖片到排版單純簡單，市府員工幾乎不需要花太多時間適應，即可在最短時間內上手使用。
回顧整個專案推動過程，呂新科表示無論是市府同仁或一般民眾，當台北通、TAIPEION 剛問世時，由於使用者必須改變長久的使用習慣，因此最常聽到抱怨是不習慣，這也成為推動新數位服務的最大挑戰之一。TAIPEION 是整合眾多公務工作的功能，主打一個平台即能連結至使用者需要的內容，雖然在推動上面臨初期不適應的挑戰，但由於功能非常強大、易於使用的介面，加上資訊局持續優化的功能，目前已經擴及全府各局處之中。
持續擴充 TAIPEION 強化服務效率與品質
2020 年 COVID-19 在全球肆虐，對世界產業與經濟帶來巨大的影響，2020 年台北市在疫情發展、配合中央政策下，即運用科技推動數位轉型，推出實名制口罩販賣系統、防疫實名制 App－myCode、疫情儀表板等服務。台北市政府也逐步發表臨櫃服務 e 化、Pay.Taipei、大數據中心等政策，逐步打造數位生態圈，導出城市新能量，實踐智慧政府的願景。
呂新科說， 儘管 TAIPEION 的功能相當多元化，且能在戶外提供電子簽核公文機制，可先將公文完成並送件，但仍需回辦公室用實體憑證作後續補簽。因此，對消防局、環保局等經常需要到戶外稽查的單位，傳統作業模式為同仁現場紙本登記後，再回辦公室使用實體憑證補簽，現行操作上仍然有不便之處。所以在資訊局規劃中，未來 TAIPEION 將嵌入行動自然人憑證後，屆時市府同仁只要透過手機掃描電子表單上的 QR Code，就可完成公文簽核的工作，比傳統輪流手寫簽名效率更高，也能變化應用在各種公共事務情境之中。
在台北市擘劃的智慧政府藍圖中，台北通、TAIPEION 將持續扮演關鍵角色。無論是前述哪項服務，資訊局都會在後續持續延伸更多功能，並與智慧型手機整合，讓民眾、市府員工透過 APP，就能完成許多公共事務，逐步實現台北市政府的智慧政府目標。
報導日期：2022/09/07
報導媒體：CIO IT 經理人雜誌 原文連結
