Waarom strategische personeelsplanning? Juist nu is strategisch vóóruitkijken van belang

Ik krijg vaak de vraag of strategische personeelsplanning (SPP) nog wel mogelijk is in tijden van krapte op de arbeidsmarkt en een trend van frequente baanwisselingen. Mijn antwoord hierop is volmondig ja. In feite is het juist in dergelijke omstandigheden van groot belang. Strategische personeelsplanning houdt in dat een organisatie proactief nadenkt over de huidige en toekomstige personeelsbehoefte en zich voorbereidt op mogelijke uitdagingen.

“Sectoren zoals onderwijs, zorg, horeca en de overheid zullen moeten
leren omgaan met minder personeel”

De markten zijn onvoorspelbaar en de economie kan snel veranderen door geopolitieke gebeurtenissen. De arbeidsmarkt is ook moeilijk. De gevolgen van de COVID-crisis en veranderingen in werk en locatie, samen met veel mensen die met pensioen gaan, zorgen voor een oververhitte arbeidsmarkt.

Hierdoor zijn er veel vacatures en een tekort aan personeel. Restaurants passen hun openingstijden aan, treinen rijden niet, en wachttijden nemen toe. Bijna elke sector heeft hier last van. Deze problemen zijn niet tijdelijk. Er zal blijvend een tekort aan personeel zijn. Sectoren zoals onderwijs, zorg, horeca en de overheid zullen moeten leren omgaan met minder personeel.

Vacatures, zeker de hardnekkige, zijn vervelend voor een goede bedrijfsvoering, boventalligheid en leegloop evenzo. Strategisch vóóruitkijken is juist nu van belang, het inschatten van de dan gewenste formatie, rekening houden met ontwikkelingen op de externe arbeidsmarkt, en – niet onbelangrijk – het opstellen van een dynamisch beleidsplan met zo mogelijk diverse alternatieven, zodat men zich niet blind staart op die ene oplossing.

Voor HR is Strategische Personeelsplanning heel relevant. Personeel is natuurlijk geen ‘stopverf’ dat je naar wens kunt inzetten om de gaten te vullen of nadien weer verwijderen. HR-beleid gaat om een verantwoorde vorm van omgaan met medewerkers in de organisatie, aandacht voor betrokkenheid en ervaren werkgeluk, duurzame inzetbaarheid, en natuurlijk ook diversiteit en inclusie.

Loopbaanbeleid, talentontwikkeling, binden en boeien en een open vizier naar de externe arbeidsmarkt (goede reputatie) zijn vanzelfsprekende onderdelen van modern strategisch HR-beleid. Toch is het vaak moeilijk om Strategische Personeelsplanning (SPP) op te starten. Hier zijn verschillende redenen voor.

SPP is complex en vraagt om een duidelijke visie op de lange termijn van de organisatie. Maar wat bedoelen we met lange termijn? Toekomstige ontwikkelingen zijn vaak moeilijk te voorspellen. De omgeving, politiek en economie zijn onrustig. Het is belangrijk om te letten op vaardigheden en arbeidskosten, vooral in een wereldwijde concurrentie. Investeren in personeel is ook belangrijk voor innovatie en kracht van de organisatie. Functies veranderen steeds sneller en worden korter.

Daarom moet SPP flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderingen, met een redelijk toekomstbeeld. Zonder dit worden organisatie- en HR-beleid een reeks toevallige keuzes en problemen oplossen. In deze combinatie van onrust en strategie kan SPP helpen om de juiste keuzes te maken. Dit vraagt wel veel aandacht voor het proces, steun van de medewerkers en een praktische, flexibele benadering.

Strategische Personeelsplanning (SPP) is daarmee een belangrijk deel van Strategisch Human Resources Management (SHRM). Het zorgt voor een goede verbinding tussen SHRM en het strategische beleid van een organisatie.

SPP vereist inzicht in de huidige hoeveelheid en kwaliteiten van het personeel en de verwachte veranderingen daarin. Het bepaalt ook de toekomstige personeelsbehoefte. In de praktijk betekent dit dat lijnmanagers en HR-managers goed moeten samenwerken. Dit is een plek waar de rol van HR als zakelijke partner echt duidelijk wordt.

“Het is verstandig SPP een goede plaats te geven op de jaarkalender
van zowel lijnmanagers als van HR”

Strategische personeelsplanning en budgetteren zijn vervolgens nauw met elkaar verbonden. Bij strategische personeelsplanning gaat het om het ontwikkelen van een plan om ervoor te zorgen dat de organisatie op langere termijn over de juiste vaardigheden en capaciteiten beschikt om haar strategische doelen te bereiken.

Bij budgetteren wordt er meestal gekeken naar een kortere termijn, meestal een jaar. Het gaat hierbij om het toewijzen van middelen voor het komende jaar om ervoor te zorgen dat de organisatie haar strategische doelen kan behalen. Het budget wordt jaarlijks of vaker (bijvoorbeeld elke drie maanden) herzien en aangepast aan veranderende omstandigheden en nieuwe prioriteiten.

Het is belangrijk om bij strategische personeelsplanning rekening te houden met de budgettaire beperkingen en bij budgetteren rekening te houden met de lange termijn behoeften van de organisatie op het gebied van personeel.

Op basis van de bevindingen van de strategische personeelsplanning kan er dus een budget worden opgesteld om de benodigde middelen te alloceren en deze middelen worden dan gebruikt om de nodige investeringen te doen in het aantrekken, ontwikkelen en behouden van het personeel.

Bovendien kan budgetteren ook worden gebruikt om de effectiviteit van de strategische personeelsplanning te meten. Door het budget en de resultaten van de personeelsplanning te vergelijken, kan een organisatie bepalen of de geplande investeringen in het personeel het gewenste rendement hebben opgeleverd en kunnen er eventuele wijzigingen worden aangebracht om de doelstellingen beter te bereiken.

SPP is dan ook geen éénmalige aangelegenheid. Net als een meerjarige financiële begroting zal er met grote regelmaat sprake zijn van bijstellen en aanscherpen. Vanuit dat perspectief is het verstandig SPP een goede plaats te geven op de jaarkalender van zowel lijnmanagers als van HR.