Here's how you can effectively communicate expectations when delegating tasks in project leadership.

Use the SMART method to help you set goals. (Specific): Define the desired outcomes in a clear and detailed manner, avoiding ambiguities or misinterpretations. (Measurable): Establish quantifiable or qualitative criteria to evaluate the success of the task, allowing you to track progress and identify deviations. (Achievable): Make sure the goals are realistic and achievable, considering the resources, time, and skills available. (Relevant): Ensure that the objectives are aligned with the overall objectives of the project and contribute to its success. (Time-bound): Set clear deadlines for task completion, establishing intermediate milestones to monitor progress and ensure timeline is met.

Definir objetivos claros y específicos es fundamental. Asegúrate de que cada miembro del equipo entienda lo que se espera lograr. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software, un objetivo podría ser "Desarrollar e implementar la funcionalidad de inicio de sesión de usuarios para el 30 de junio".

Clearly define the task and break them down into measurable and achievable bits. Make sure everyone knows what they need to achieve, so they can channel their internal heroism.

Effective communication is crucial for successful delegation in project leadership. Before delegating tasks, match the right person with the task's skills and experience, clearly define the task, set SMART goals, encourage open discussion, provide resources and support, schedule regular check-ins, and offer constructive feedback. Tailor communication to the team member's preferred style, keep a record of tasks, expectations, and deadlines, and empower the team by delegating ownership and decision-making authority. This fosters trust and increases team morale.

Especifica los criterios de calidad y los estándares a seguir. Esto puede incluir directrices sobre el estilo de código, normas de seguridad, o cualquier otro estándar relevante. Por ejemplo, “El código debe seguir la guía de estilo de Google y pasar todas las pruebas unitarias”.

Clearly communicate the quality expectations, so your team can strive for excellence. Aligning expectations will help reduce miscommunication.

Detalla los pasos y procedimientos a seguir para completar la tarea. Esto puede incluir diagramas de flujo, guías detalladas, o ejemplos de tareas similares completadas con éxito. Por ejemplo, en la gestión de un proyecto de marketing, se podría explicar: “Primero, realizamos una investigación de mercado, luego desarrollamos el contenido, y finalmente lo aprobamos con el equipo de diseño”.

Define fechas límite realistas y alcanzables para cada tarea. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para mantener el seguimiento de los plazos. Por ejemplo, “La propuesta inicial del proyecto debe estar lista para revisión interna el 15 de mayo y para la presentación al cliente el 25 de mayo”.

Managing deadlines is crucial to project success. Without them, there is no urgency, direction, or motivation to adhere to timelines. That’s why scheduling due dates for tasks and deliverables is a must in project management. The team should document them as action items or checklists to manage time and track progress better. In addition, the Work Breakdown Structure(WBS) can be used to analyse the complexity of the work and estimate a reasonable amount of time needed to complete it. Use milestones to schedule and track important deadlines as a simple reminder, which can go a long way toward helping the team meet its deadlines.

One measure is time, and knowing if/when it can be done will help move the projects forward. One of the angles of the iron triangle.

Asegúrate de que el equipo sepa que estás disponible para proporcionar orientación y resolver dudas. Esto puede incluir reuniones regulares de seguimiento o canales de comunicación abiertos. Por ejemplo, “Programemos una reunión semanal los lunes para revisar el progreso y discutir cualquier obstáculo”.

Work as a team and build trust. When there are healthy relationships with the organization working towards the same objectives and goals, it'll make working on the project go smoothly.