“Microsoft Lync? Nee, hè. Wéér een programma erbij. Ik heb er al zoveel!” Ik hoor het vaak van mijn cursisten wanneer ik Microsoft Lync ter sprake breng tijdens een training. Niet iedereen zit te wachten op het leren werken met een nieuw programma. En dan ook nog een programma waarmee je kunt chatten. Is dat wel zo zakelijk?
Ja. Microsoft Lync is een zakelijk programma. Een heel handig zakelijk programma zelfs. Het geeft je inzicht in de beschikbaarheid en de bereikbaarheid van je collega’s, zodat je zo snel en efficiënt mogelijk kunt communiceren.
Wat is Microsoft Lync?
Microsoft Lync, tegenwoordig ook wel Skype for Business, is een communicatiemiddel dat gaat om het hier en nu. Het programma vertelt je meer over de beschikbaarheid van je collega’s en geeft je advies over hoe je een collega het beste kunt bereiken. Is chatten de snelste optie? Of kun je beter bellen, mailen of even langslopen?
Lync communiceert met het andere communicatiemiddel van Microsoft, Outlook, en vice versa. Zo beschik je binnen een handomdraai over de informatie die je nodig hebt.
Beschikbaarheid en bereikbaarheid in Microsoft Lync
Binnen Microsoft Lync kun je op 3 manieren aangeven of je beschikbaar bent en hoe je collega’s je het beste kunnen bereiken:
- Door middel van kleuren, het ‘stoplicht’
- Door middel van de locatie
- Door middel van een statusupdate
Kleuren: groen, geel of rood?
Microsoft Lync is eigenlijk een stoplicht, een signaal. Het vertelt je collega’s meer over je beschikbaarheid op dit moment en jou meer over de beschikbaarheid van je collega’s. Dat doet het programma onder andere door middel van kleuren: de kleuren groen, geel en rood.
Groen betekent beschikbaar, geel betekent misschien beschikbaar, maar misschien ook niet en rood betekent niet beschikbaar. Overigens zijn er meer kleuren, maar groen, geel en rood zijn de belangrijkste.
Voordat we verdergaan: het afgeven van een signaal betekent niet dat je collega’s precies zien wat jij de hele dag aan het doen bent. Voor ‘Big Brother is watching you’ hoef je niet bang te zijn. Jij bent ‘in charge’. Verderop in deze blog, en in deel 2, licht ik dit verder toe.
De kleur die op dit moment zichtbaar is, is afhankelijk van 3 factoren.
1. Van je agenda.
Zoals ik al schreef communiceren Lync en Outlook met elkaar. Zit je in een vergadering? Dan zet Lync je status op rood. Heb je een moment in je agenda gereserveerd om aan een bepaald project te werken? Dan zet Lync je status op rood. Heb je op dit moment niets in je agenda staan? Dan zet Lync je status op groen. Belangrijk is dan wel dat je je agenda nauwkeurig invult.
Tip: maak gebruik van de optie Weergeven als wanneer je een nieuwe afspraak in je agenda zet. Lync bepaalt onder andere aan de hand hiervan of je beschikbaar bent of niet. Een agenda-afspraak die je toevoegt omdat je ergens aan herinnerd wilt worden kun je bijvoorbeeld beter weergeven als Vrij. Dan houd je in Lync gewoon de groene status.
2. Van je computergedrag.
Je agenda vertelt immers niet alles. Staat je computer uit? Dan ben je offline en is je status grijs. Heb je je toetsenbord gedurende 5 minuten niet aangeraakt? Dan zet Lync je status op geel. Lync kan dan niet garanderen dat je beschikbaar bent. Zit de kabel van de beamer in je laptop? Dan zet Lync je status op Niet storen. Je ontvangt dan geen berichtjes. Helemaal niets. Zelfs niet als een collega je een chatberichtje stuurt. De status Niet storen gaat dus nog net iets verder dan de rode kleur. Vergelijk het maar met een wegblokkade.
3. Van jezelf.
Het is hartstikke fijn dat Lync en Outlook je graag willen helpen, maar soms is het prettiger als je je status gewoon zelf kunt bepalen. Je selecteert in dit geval eenvoudig een status naar keuze. En wanneer je wilt dat Lync weer met Outlook gaat communiceren, kies je voor Status opnieuw instellen.
In totaal zijn er 6 opties:
- Beschikbaar
- Bezet
- Niet storen
- Zo terug
- Niet op het werk
- Als afwezig weergeven
Meer Microsoft Lync in deel 2
In deel 2 van deze blog ga ik dieper in op de locatie en de statusupdate. Ook de Sluipwegwijzer, die ik al noemde in de titel van deze blog, komt dan aan de orde. 🙂
Mocht je vragen hebben over deze blog, neem dan gerust contact met me op.