Imprensa Nacional

PORTARIA Nº 1.790, DE 26 DE MAIO DE 2023

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional.

O MINISTRO DE ESTADO DA INTEGRAÇÃO E DO DESENVOLVIMENTO REGIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e considerando o disposto no Decreto n. 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Instituir, no âmbito do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), com as seguintes competências:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e

V - observando o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do Ministro da Integração e do Desenvolvimento Regional.

Art. 2º A Comissão Permanente Avaliação de Documentos será presidida pelo responsável pelos serviços arquivísticos do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional.

Art. 3º Ao Presidente caberá dirigir, coordenar e supervisionar as atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, especialmente:

I - convocar os membros para as reuniões;

II - coordenar as reuniões e as ações da Comissão;

III - definir as prioridades dos assuntos a serem analisados;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;

V - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

VI - mediar discussões, dando preferência ao consenso entre os membros presentes;

VII - designar um membro para secretariar a Comissão;

VIII - convidar colaboradores eventuais;

IX - propor junto à Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;

X - manter interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão;

XI - interagir com a Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SubSIGA) do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional; e

XII - designar membros para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos.

Parágrafo único. O colaborador eventual deverá elaborar relatório à Presidência da Comissão para deliberação do colegiado.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional será composta por:

I - servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá; e

II - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.

§ 1º Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 2º Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão indicados à Presidência da Comissão, por meio de ofício, pelos titulares dos órgãos e entidades que representam, e serão designados, mediante Portaria, pelo Ministro de Estado da Integração e do Desenvolvimento Regional.

§ 3º A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

§ 4º A Consultoria Jurídica, órgão da Advocacia-Geral da União, poderá ser convidada a participar das reuniões com o fim de prestar assessoramento jurídico.

§ 5º Qualquer membro poderá sugerir ao Presidente a convocação de reunião ou alguma outra atividade a ser executada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

§ 6º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.

§ 1º A convocação para a reunião ordinária será feita com antecedência de, no mínimo, sete dias úteis e, para a reunião extraordinária, com antecedência de, no mínimo, dois dias úteis, por meio de ofício.

§ 2º O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 3º Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 4º É imprescindível a presença do membro cuja documentação avaliada esteja sob a responsabilidade da unidade que o mesmo representa, seja como produtora ou acumuladora do acervo, sob pena de suspensão da reunião.

Art. 6º A reunião ordinária da Comissão obedecerá à seguinte ordem:

I - leitura da pauta do dia;

II - assinatura da lista de presença;

III - apresentação, discussão e votação das matérias;

IV - leitura e aprovação dos tópicos integrantes da ata da reunião; e

V - outros assuntos pertinentes.

Art. 7º A pauta é obrigatória em todas as reuniões e deve ser encaminhada aos membros juntamente com a convocação.

§ 1º A presidência encaminhará prévia da pauta com prazo de dois dias úteis para manifestações e sugestões.

§ 2º Após a compilação das manifestações dos membros, a presidência enviará a pauta definitiva com antecedência mínima de cinco dias úteis da data prevista para a realização da reunião.

Art. 8º A inclusão de tema na pauta no dia da reunião fica condicionada à aprovação da solicitação pelos membros da Comissão e da disponibilidade de tempo para discussão e deliberação.

Parágrafo único. Não sendo possível a inclusão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente da pauta da reunião subsequente.

Art. 9º Os membros serão substituídos nos seguintes casos:

I - a pedido;

II - exoneração, demissão e aposentadoria;

III - exercício provisório ou remoção para órgão diverso do representado;

IV - ausência, justificada ou não, superior a três reuniões ordinárias; e

V - outras situações que impeçam a continuidade da representação.

Parágrafo único. A unidade representada deverá indicar novo representante em até dez dias úteis, a contar da saída do representante.

Art. 10. A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida pela Divisão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Suporte Logístico.

Art. 11. Aos membros da Comissão caberá:

I - comparecer às reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - colaborar com o cumprimento das competências da Comissão;

III - disseminar informações e diretrizes da Comissão junto à unidade administrativa que representa;

IV - encaminhar à Comissão as sugestões e reivindicações das unidades; e

V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos quando solicitados pelo Presidente.

Parágrafo único. Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos que se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião participarão presencialmente e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.

Art. 12. Os casos omissos e as dúvidas na aplicação da presente Portaria serão dirimidos pelo colegiado e, se necessário, submetidos à análise da Consultoria Jurídica.

Art. 13. Fica revogada a Portaria MDR n. 2.733, de 26 de outubro de 2020.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor uma semana após a data de sua publicação.

ANTONIO WALDEZ GOES DA SILVA