MANAJEMEN EVENT JOGJA PUBLIC RELATIONS DAYS (JPRD) DALAM MENINGKATNYA JUMLAH PESERTA PADA TAHUN 2017 SKRIPSI Disusun untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Strata 1 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Muhamadiyah Yogyakarta Disusun Oleh: RISQI KURNIAWAN 20130530087 JURUSAN ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA 2017 ABSTRAK Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Jurusan Ilmu Komunikasi Kosentrasi Broadcasting Risqi Kurniawan (20130530087) Event Management Jogja Public Relations Days (JPRD) pada periode 2017 Tahun Skripsi: 2018 + 88 Hal Daftar Kepustakaan: 25 buku + 2 Jurnal Penelitian ini mengkaji manajemen event Jogja Public Relation Days (JPRD) 2017 yang diselenggarakan oleh Perhumas Muda Yogyakarta (PMY). JPRD merupakan event tahunan yang diselenggarakan dengan melibatkan peserta dari mahasiswa dari seluruh Indonesia. Jenis penelitian yang digunakan yaitu kualitatif deskriptif dengan sumber data berupa wawancara dan dokumentasi. Wawancara dilakukan terhadap tiga informan dan dokumentasi berupa laporan kegiatan serta foto-foto yang menjadi bukti selama penyelenggaraan event JPRD. Hasil penelitian menunjukan secara perencanaan panitia penyelenggara menyusun struktur kepanitian terlebih dahulu untuk dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia. Selanjutnya setiap divisi akan menyusun perencanaan kerja dan program yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan penyelenggaraan event. dalam penyusunan kerja didahului dengan melakukan riset dengan memanfaatkan media internet untuk mengumpulkan informasi penyelenggaraan event sejenis. Keunikan tema menjadi pertimbangan dalam menarik pengunjung. Pada tahap pelaksanaan panitia bertindak berdasarkan penetapan rencana yang telah di sepakati, dimulai dari aktivitas promosi yang menggunakan interactive marketing dan roadshow ke kampus-kampus, pencarian sponsor yang relevan dengan tema event, hingga penyelenggaraan event. Selanjutnya pada tahap evaluasi panitia melakukan evaluasi bersama-sama untuk mendengarkan faktor pendukung dan penghambat dari setiap divisi yang berguna untuk penyelenggaraan selanjutnya. Pendahuluan Jogja Public Relations Days (JPRD) per- Pada penyelenggaraan Jogja Public Rela- tama kali dilaksanakan pada tahun 2014. tions Day (JPRD) setiap tahunnya mem- JPRD sudah menjadi agenda tahunan yang iliki tema yang berbeda hal ini dilakukan diselenggarakan oleh Perhumas Muda guna untuk menghadirkan nuansa baru Yogyakarta Jogja Public Relations Days bagi para pengunjungnya. Selain itu, tema merupakan yang juga akan menentukan bagaimana image Muda acara itu sendiri. Panitia penyelenggara Yogyakarta yang pada tahun ini akan melakukan riset sebelum membuat suatu mengangkat tema yaitu “Discovering the tema. Tidak mudah untuk mensinergikan Hidden Jewels of Indonesia” sebagai tema buah pikir dari banyak orang yang pelaksanaan Jogja Public Relations Days terlibat,diperlukan kerjasama yang baik 2017. Dengan tema ini, PERHUMAS untuk semua divisi dan orang-orang yang Muda Yogyakarta mengharapkan dapat terlibat didalamnya, agar tujuan dari acara menciptakan sebuah terobosan baru dalam ini dapat tersampaikan kepada khalayak. acara diselenggarakan tahunan Perhumas program kehumasan untuk menyuarakan potensi-potensi dari pariwisata Indonesia yang belum banyak dikenal oleh masyarakat sebagai bagian dari aktivitas kehumasan di Indonesia. Hal tersebut diharapkan dapat menyempurnakan daripada teori PR/Humas itu sendiri yakni kontribusi nyata dalam pengembangan promosi pariwisata Indonesia yang bisa terbilang salah satu modal Indonesia dalam bersaing di percaturan internasional. Selain dapat menambah kehumasan, hal inovasi ini dibidang juga dapat meningkatkan citra dan kualitas dari berbagai potensi pariwisata Indonesia, tidak hanya di mata penduduk lokal namun sampai di kancah internasional.Pada penyelenggaraan acara JPRD 2017 terbagi dalam beberapa 4 Program, yakni: 1) Talkshow Everlast Ecoutourist: Thing.2) Small Workshop. League. 4) Awarding Night. Think 3) PR Peningkatan jumlah peserta merupakan salah satu indikator keberhasilan dalam pelaksanaan event. penyelenggaraan event JPRD diikuti setidaknya lebih dari 100 peserta dan 20 lebih grup yang akan berkompetisi (wawancara Retno, 06Desember 2017). Peningkatan yang dialami pada tahun 2017 cukup signifikan dibanding tahun-tahun sebelumnya. Menurut Handoko (2011:86) ihwal utama dalam sebuah perencanaan adalah mengetahui tentang tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi di masa depan. Tujuan adalah sebagai acuan dalam menyusun strategi dan program, karena pada dasarnya merupakan strategi cara mencapai tujuan. Kajian Pustaka Management Event yang dan program dipilih untuk Johnny Allen (dalam Abdullah, 2009:47) target pasar. Melalui riset yang dilakukan mendefiniskan secara mendalam, penyelenggara dapat sebagai event ritual istimewa, pertunjukkan, penampilan yang melihat pasti direncakan dan dapat dibuat untuk yangsedangberkembang,mengembangkan acara khusus, atau untuk mencapai tujuan sistem penyediaan layanan baru, dan sosial, budaya atau tujuan bersama. Noor memecahkan (2013:7).mendefinisikan tsebagai menjadi masalah besar. Terdapat tiga diselenggarakan metode riset, yakni kuantitatif, kualitatif suatu kegiatan yang even untuk memperingati hal-hal penting, baik secara individu atau kelompok.Berpijak trend masalah kecil sebelum dan campuran.  Design pada kedua definisi tersebut, peneliti Fase ini merupakan kelanjutan dari proses mengartikan riset yang dilakukan. Umumnya, proses ini bahwa eventmerupakan sebuah kegiatan bisa berwujud atraksi dimulai ritual mengenai keagamaan, olahraga, tradisi, dan lain budaya, tema adanya dan brainstoming konsep acara, yang bagaiman dekorasi dan artistic, hiburan dilakukan dalam kurun waktu tertentu yang disajikan, strategi komunikasi yang dengan mendatangkan orang-orang ke akan digunakan, dan sebagainya. Fase ini suatu tempat agar mereka memperoleh juga dilakukan studi kelayakan eventuntuk informasi atau pengalaman penting serta menyaring ide-ide kreatif yang muncul. tujuan Studi kelayakan event menyangkut tentang lain sebagainya dengan yang diharapkan oleh penyelenggara. kemampuan Model Event manusia, dan kondisi politik. phase 1 Planning Resear ch dilakukan setelah analisis Design Phase 4 Phase 3 Coordi nation Plannin g design. Tahapan ini penyelenggara event mulai Sumber: Goldbatt, beberapa antaranya penganggaran dipakai untuk hal, waktu melakukan di yang aksi, menentukan tim kerja, menentukan pengisi  Research dilakukan melakukan pertimbangan pemilihan tempat (venue), 2002:36 Riset daya sistuasi dan bersamaan dengan tahapan Phase 2 Evaluat ion sumber  Planning Mangament Goldbatt Phase 5 finansial, acara, bagaimana mempersiapkan layanan untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan harapan dari pendukung, bagaiaman produksi, bagaiman mencari sponsor, dan dalam sebuah latar alamiah. sebagainya.  Coordination Studi deskriptif adalah sebuah penelitian di Seorang manajer sebuah acara harus mampu melakukan koordinasi dan berkomunikasi dengan pihak-pihak lain agar dapat bekerja secara simultan dengan satu tujuan yang sama. Fase ini terkait bagaimana komunikasi dengan internal panitia, steakholder, vendor dan sponso. Termasuk dalam koordinasi dan hal ini rapat dan on site komunikasi managament. suatu kejadian objek atau aktivitas, proses dan manusia secara apa adanya pada waktu sekarang atau jangka waktu yang masih memungkinkan dalam ingatan narasumber (Andi, 2011:203). Peneliti menggunakan metode deskriptif kualitatif karena peneliti ingin menggambarakan, meringkaskan berbagai kondisi, sebagai situasi, yang menarik Evaluasi dapat dilakukan di setiap fase dilakukan secara menyeluruh. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan melakukan mana peneliti berusaha mengungkap fakta menjadi objek penelitian, dan berupaya  Evaluation atau infroman secara terperinci, dan disusun survey pencatatan kepuasan berapa dan temuan penelitian itu kepermukaan sebagai suati ciri, karakter, sifat, atau model atau gambaran tentang kondisi dan situasi dari yang menjadi permasalahan penelitian. jumlah peserta dan pengunjung. Metode evaluasi yang lain adalah melalui monitoring dengan menugaskan orang lain untuk mengamati eventdengan metode telepon atau mail survey. METODE  Wawancara Wawancara yang dipilih peneliti adalah wawancara mendalam dengan partisipasi terbatas, artinya wawancara ini dilakukan setelah timbul suasana hubungan yang baik antara peneliti dengan informan, Penelitian ini menggunakan metode sehingga wawancara mendalam dapat kualitatif deskriptif kualitatif. Menurut berjalan lancar. menurut James P. Spradley Creswell (2010:4) penelitian kualitatif terdapat lima persyaratan minimal untuk adalah sebuah proses penyelidikan untuk memilih informan yang baik, yakni: (1) memahami masalah sosial atau masalah enkulturasi manusia, berdasarkan pada penciptaan langsung; (3) suasana budaya yang tidak gambaran holistik lengkap yang dibentuk dikenal; (4) waktu yang cukup; (5) non- dengan kata-kata, melaporkan pandangan analistis. Di lapangan, peniliti yang sudah penuh; (2) keterlibatan terampil menggunakan banyak informan yang berbeda dalam metode kualitatif. Hal yang berbeda karena akan menemukan itu dapat dicapai dengan jalan : (1) bahwa beberapa informan diantaranya membandingkan data hasil pengamatan terkadang dengan tidak memenuhi lima didepan  Observasi Bimo 2005:35) Walgito observasi penyelidikan yang (Moeleong, adalah suatu dijalankan secara sistematis dan sengaja diadakan dengan menggunakan alat indra terutama mata terhadap kejadian-kejadian yang langsung. Secara sederhana, penulis memahami observasi sebagai kegiatan manusia yang mengandalkan kemampuan panca indra sebagai alat bantu. Dengan kata lain, manusia akan terlibat langsung dan aktif untuk melakukan pengamatan dalam sebuah kegiatan.  (2) umum dikatakannya dengan secara membandingkan apa pribadi; apa yang (3) yang dikatakan orang-orang tentang situasi penelitian dengan apa yang dikatakannya sepanjang waktu; (4) membandingkan keadaan dan perspektif seseorang dengan berbagai pendapat dan pandangan orang seperti rakyat biasa, orang yang berpendidikan menengah atau tinggi, orang berada, orang pemerintahan; (5) membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan (Patton dalam Moeloeng, 2005:178) peneliti lakukan yaitu; (1) membandingkan Didapat dari rangkaian data pendukung seperti: dokumentasi foto/video, arsiparsip, website dan lain sebagainya. Datadata yang termasuk dalam ulsan dokumen akan dipergunakan untuk melengkapi atau data wawancara; Dalam penelitian ini trianggulasi yang Ulasan Dokumen memperkuat hasil membandingkan apa yang dikatakan orang persyaratan itu (Spradley, 2006:68). Menurut data yang didapat dari observasi lapangan maupun observasi partisipan. Teknik yang digunakan peneliti dalam memvalidasi data menggunakan teknik trianggulasi data sumber, yaitu dengan membandingkan dan mengecek balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat apa yang dikatakan orang di depan umum dengan apa yang dikatakannya secara pribadi. (2) membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada pembahasan ini peneliti akan memaparkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan melalui pengumpulan data dan akan melaporkan hasil dari observasi serta wawancara dengan beberapa pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan Jogja PR Days pada tahun 2017 untuk mendapatkan data penyusunan yang valid dalam judul seseorang untuk menyaksikan lagi atau Manajemen EventJogja Public Relations tidak. Sikap adalah evaluasi perasaan Days (JPRD) pada tahun 2017. Hal yang emosional dan kecenderungan tindakan menarik adalah yang menguntungkan atau sebaliknya dan bagaimana eventmenjadi pilihan strategi bertahan lama seseorang terhadap suatu untuk mewujudkantujuan. objek (Morrisan, 2012: 105). Event penelitian dari dengan penonton akan menentukan keputusan penelitian diselenggarakan ini bukan hanya Selain untuk mengkomunikasikan pesan sekedar memberikan informasi kepada tertentu, target sasaran, tetapi juga membujuk suatu cara untuk mewujudkan tujuan dari penonton agar berperilaku sesuai dengan penyelenggara event. Pada penelitian ini strategi peneliti akan memberikan gambaran dan yang telah ditentukan eventjuga penyelenggara dan mengajak penonton membahas untuk perencanaan, memperoleh dukungan dalam digunakan bagaimana sebagai proses dari pengorganisasian, mewujudkan tujuan dari event tersebut. pelaksanaan dan evaluasi yang dilakukan Event merupakan suatu kegiatan yang dalam pelaksanaan JPRD pada tahun 2017. dirancang dengan tema tertentu untuk 1. Perencanaan Event memperingati peristiwa seperti budaya, Dalam adat istiadat, agama dan tradisi. Selain itu menjelaskan eventjuga bertujuan untuk masyarakat melihat efektifitas dalam penyelenggaraan dapat berinteraksi langsung dengan para eventJogja Public Relations Days (JPRD). pemain event JPRD adalah untuk membuka ruang dan panitiapenyelenggara.Penyelenggaraan peneliti langkah-langkah akan untuk bagi masyarakat khususnya mahasiswa- Perhumas Muda untuk meningkatkan dan public relations. Hal tersebut selaras mengedukasi mahasiswa khususnya dalam dengan yang dijelaskan Noor yaitu tujuan dunia PR, selaras dengan pernyataan diselenggarakanya event dapat berupa Sulaksana eventmerupakan pembelajaran, bertukar pikiran, sosialisasi, diselenggarakan peringatan, (2007:83) peristiwa yang langkah ini mahasiswa dalam memahami ilmu tentang suatu sebagai bab bagi event JPRD sub hiburan, mempromosikan untuk mengomunikasikan pesan tertentu komunitas dan meningkatkan pendapatan kepada audiens sasaran. Dengan diadakan (Noor, 2013:132). eventdapat mendekatkan penonton dengan Tahapan penyelenggara, sehingga dapat menambah Wibowo (2013:104) menjelaskan bahwa penonton menyelenggarakan setiap tahunnya. Kepuasan dari perencanaan eventtidak menurut bisa langsung dilaksanakan harus melakukan dua kriteria dalam target sasaran yaitu berbagai tahapan. Panitia penyelenggara demografis yang melakukan pemetaan melakukan berbagai perencanaan yaitu berdasarkan jenis kelamin, umur dan menentukan tema, menentukan sasaran pekerjaan. Adapun yang kedua adalah yang ingin dicapai, menyusun strategi psikografis yaitu melakukan riset dengan untuk mencapai sasaran, memilih waktu, bertanya kepada calon peserta motivasi tempat dan menyusun rancangan anggaran untuk melihat event dan memilih produk. biaya. Secara umum apa yang dilakukan Berdasarkan panitia penyelenggara JPRD telah sesuai penyelenggara menggunakan pendekatan dengan apa yang diutarakan Wibowo di psikografis dalam melakukan pemetaan atas konteks segmen dalam penyelenggaraan JPRD tahapan dalam menentukan target sasaran, karena perencanaan dimulai dengan pembentukan target dari eventtersebut adalah mahasiswa struktural kepanitiaan. Hal ini dilakukan dari komunikasi khususnya yang tertarik agar penggunaan sumber daya manusia dengan dunia public relations. EventJPRD dapat diselenggarakan hanya saja penyelenggaraan pada JPRD dioptimalkan sesuai dengan teori diatas, dengan tujuan memberikan penyusunan panitia di awal memudahkan kepada audiensya tentang peran seorang para panitia untuk fokus pada tugas dan public perannya masing-masing, sehingga ada pariwisata. Sesuai dengan teori Wibowo efektifitas penggunaan waktu. (2013:109) Perencanaan selanjutnya yaitu menentukan merencanakan eventharus target sasaran ingin Target pasar adalah relations yang yang atau untuk kebutuhan. Selain itu dengan melakukan sasaran. edukasi panitia informasi ditengah industri menyatakan dalam menentukan dicapai. Sebuah memilih salah satu atau beberapa segmen eventharus membuat konsumen dari menggambarkan sasaran untuk jangka kegiatan-kegiatan pemasaran. Perusahaan panjang dari event. Hal tersebut bertujuan atau untuk yang komunitas menjadi harus fokus memfokuskan membantu pernyataan memusatkan yang dan kegiatannya pada beberapa bagian saja mengarahkan (segmen) konsumen (Morissan, 2012:70). penyelenggaraan. Pemilihan segmen dilakukan berdasarkan Setelah menentukan target pengunjung mapping segmen oleh panitia event, yang kegiatan-kegiatan harus direncanakan segmen selanjutnya yaitu menyusun strategi yang diperlukan untuk menentukan target pasar tepat untuk mencapai sasaran sesuai yang agar dapat tepat pada sasaran. Terdapat diinginkan oleh penyelenggara. Komunitas penyelenggara. mapping atau perusahaan mengkomunikasikan Ruslan untuk membagikan informasi berupa teks, untuk gambar, suara dan video dengan pengguna sarana eventsebagai komunitas. memanfaatkan pesan Menurut (2007) dari Iriantara atau target sasaran sebuah perusahaan. merupakan JPRD menggunakan beberapa strategi kebijakan untuk mencapai suatu tujuan dalam hal pengisi acara dan strategi yang kedalam mempromosikan di media sosial. Hal sejumlah strategi atau rencana untuk tersebut terlihat dari penonton yang hadir pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan merupakan anak muda yang menjadi target penyelenggara. sasaran utama JPRD, karena generasi kemudian Berdasarkan hasil dilakukan oleh strategi dalam lainnya dijabarkan wawancara peneliti yang muda sudah mengikuti perkembangan JPRD teknologi dan kecenderungannya mencari menggunakan beberapa strategi. Strategi informasi pertama yaitu untuk para pengisi acara, eventjuga begitu tak kenal maka tak akan dalam rangkaian acara yang ditawarkan mengunjungi, sebab logikanya, bagaimana upaya pertama yang dilakukan adalah konsumen mau mendatangi acara atau menentukan para narasumber dari aktor eventtersebut jika mereka tidak kenal acara public relations terkemuka di Indonesia. tersebut, promosi yang baik menurut Noor Strategi yaitu dalam hal (2013:163) salah satu teknik promosi yang publikasi, panitia penyelenggara JPRD sering digunakan dalam bisnis bersekala menggunakan social media dan melakukan besar atau kecil untuk komersial adalah talk menjadi sponsor ada penyelenggara event. selanjutnya show kekampus yang ada di melalui Yogyakarta untuk mempromosikan event. Dengan Dengan eventmendapatkan update informasi tentang internet. begitu Dalam penyelenggara keuntungan. Sesuai eventJPRD yang akan diselenggarakan dengan teori Noor (2013:240) kunci utama dibulan Desember berupa informasi teks, yang perlu diketahui adalah keuntungan pengisi acara, poster, waktu dan tanggal. apa yang akan didapat oleh pengunjung Event JPRD menggunakan media sosial terhadap seperti instagram, facebook, twitter dan didapatkan oleh JPRD dikenal diseluruh Website. dapat Indonesia. Sedangkan keuntungan yang dari beberapa didapatkan pengunjung saat menyaksikan Calon pengunjung mendapatkan informasi event. Keuntungan yang media sosial yang dimiliki oleh JPRD. eventJPRD Kotler dan Keller (2012:563) menjelaskan pengalaman dan pemahaman baru tentang media sosial menjadi cara bagi konsumen peran public relations. adalah mendapatkan Menurut Shone dan Parry (2004:64) untuk menyesuaikan dengan jadwal pembicara, mendapatkan pilihan terbaik mengenai tamu undangan serta ketersediaan dari waktu bangunan itu sendiri. Festival manager dan tempat penyelenggaraan sebaiknya mencari informasi atau survey orang sebanyak mungkin tentang waktu yang terkait penyewaan tempatmelihat atau tepat dan tempat yang strategis untuk melakukan survey selama tiga bulan untuk penyelengaraan. Hal tersebut bertujuan pemilihan untuk mengantisipasi masalah agar tidak eventJPRD. bersamaan dengan eventsejenis yang akan wawancara diperoleh gambaran bahwa diselenggarakan di Yogyakarta. Sejak pihak penyelenggara menentukan waktu berdiri, penyelenggaraan setengah tahun sebelum eventJPRD diselenggarakan yang tempat event, Budaya ketersediaan IFI LIP, Loop tanggungjawab yang tepat untuk Berdasarkan dari hasil karena ditempat yang berbeda-beda seperti Taman Yogyakarta, memiliki para pembicara tempat dan yang beragam persiapan dan Station, Universitas, dan lain sebagainya. membutuhkan Tempat penyelenggaraan pertimbangandalamkeikutsertaannya.JPRD disesuaikan dengan sedang terjadi. menentukan menurut momentum Selain waktu Noor JPRD itu yang dalam penyelenggaraan (2013:146) juga 2017 dilaksanakan selama hari,Lamanyawaktu penyelenggaraan eventjuga dapat menjadi daya dukung untuk kesuksesan event. rangkaian ditetapkan. penyelenggara sebelum penyelenggaraan tanggal pelaksanaan sangat diperlukan untuk tempat membuat rencana yang tepat, melakukan acara Khusus untuk berhubungan dengan besarnya biaya yang Menetapkan tiga untuk survey diskusi, panitia menentukan lokasi acara dibeberapa menentukan tempat. Pemilihan dan survey lokasi harus tanggal cadangan, karena bisa terjadi direncanakan dan dilakukan secara matang perubahan waktu penyelenggara dan tidak oleh didukung oleh fasilitas yang lainnya. festivalmanagersebelum Perubahan waktu bisa saja terjadi karena lokasi, mengadakan rapat untuk beberapa adanya kendala-kendala saat perencanaan tempat yang menjadi pilihan. Panitia atau belum siapnya suatu komunitas atau sesuai divisi melakukan survey lapangan. penyelenggara. Masalah penyelenggara sebaiknya panitia. yang sering Koordinator menentukan terjadi untuk JPRD pengambilan keputusan tempat atau lokasi memilih bulan Maret sebagai waktu adalah tempat yang tidak strategis dan Untuk waktu penyelenggaraan, pelaksanaan. Hanya saja tanggal akan tempat yang diinginkan digunakan oleh yang baik dengan melakukan rapat rutin event lain. sebelum diselenggarakan eventJPRD dan Pengorganisasian koordinasi antara panitia saat pelaksanaan Sebelum pelaksanaan event , komunitas eventdengan saling memberikan informasi atau panitia dari situasi yang terjadi.Berdasarkan hasil penyelenggara dan pembagian job desk. dari wawancara, untuk membentuk tim Dalam perusahaan membentuk penyelenggaraan event akan atau panitia yang solid dan loyal pada sumber daya JPRD, dibutuhkan kesamaan visi dan misi manusia (SDM) untuk mempermudah serta saling memahami antara panitia, penyelenggaraan. Pembagian job desk menghilangkan egois, sehingga jika terjadi bertujuan serta masalah dapat segera diselesaikan dan mempermudah saat pelaksanaan. Tim tidak merambat menjadi masalah yang dikelompokkan menjadi beberapa bagian besar divisi eventyang akan diselenggarakan. membutuhkan banyak untuk dan membantu setiap divisi memiliki yang berdampak buruk pada koordinator atau kepala divisi. Para kepala Dalam hal pembentukan panitia untuk divisi memiliki kepemimpinannya dalam event mengorganisasi bawahannya, begitu juga melakukan hal tersebut sesuai dengan teori dengan yang berkaitan. Dalam hal pembentukan bawahannya memiliki JPRD panitia menjalankan tugas-tugas yang diberikan. membentuk struktur organisasi yang terdiri Dalam kemudahan dari Koordinator setiap program acara, dibuatlah staff dibawahnya dan memberikan peluang struktur organisasi yang sifatnya temporal masyarakat untuk dapat berpartisipasi sesuai dengan jenis eventyang dilakukan. menjadi panitia dengan oprec volunteer. pembuatan tim pelaksana, Selain itu dalam pembentukkan panitia kepemimpinan telah kepemimpinannya bagi diri sendiri dalam memberikan dan penyelenggara JPRD 2. Pelaksanaan diperlukan koordinasi dengan panitia lain. Setelah semua perencanaan dilalui dari Koordinasi yang baik menurut Noor perencanaan event, pembentukkan panitia, (2013:104) bahwa dalam merencanakan maka tahap selanjutnya adalah keuntungan, menuangkan rencana kedalam pelaksanaan termasuk didalamnya koordinasi yang baik event. Pada tahap ini semua anggota antara anggota panitia tetap berfokus pada panitia terlibat dalam proses pelaksanaan ide yang ditampilkan, berfikir kedepan akan memberikan hasil dari perencanaan sebagai alat kontrol yang efektif untuk yang kemajuan pelaksanaan event. Koornidasi diselenggarakan, eventmemiliki banyak telah disusun. pihak Sebelum event penyelenggara terlebih dahulu melakukan gladi bersih mengetahui sukses atau tidaknya eventdan atau beberapa solusi untuk pelaksanaan untuk eventtahun komponen. Pengecekan dilakukan pada selanjutnya. Menurut Allen (2011:492) persiapan penilaian terhadap efektifitas program, pengecekan terhadap teknis yaitu lighting, microphone, venue dan faktor pendukung implementasi perencanaan, lainnya. Selanjutnya pengecekan pada tercapai tidaknya narasumber atau pembicara yang akan eventdapat ditentukan dari penilaian hasil tampil. menemukan dari evaluasi. Evaluasi terdiri dari pre- ungkapan dari beberapa informan yang event evaluation, the monitoring and sempat mengalami kebingungan dilokasi control process dan post event evaluation. Disini peneliti penyelenggaraan acara, mengingat lokasi benteng vrederburg yang cukup luas dan atau sampai tujuan dari KESIMPULAN teridiri dari berbagai gedung. Seharusnya Berdasarkan hasil analisis penelitian panitia penyelenggara menggunakan papan yang telah dilakukan oleh peneliti terhadap media informasi untuk membantu para audiens atau pengunjung agar tidak manajemen event JPRD periode 2017 dalam meningkatkan pengunjung, terdapat tersesat. 3. Evaluasi beberapa tahapan manajemen even yang Setelah proses pelaksanaan eventJPRD dilaksanakan, tahap selanjutnya adalah dimulai dari penentuan tema, perencanaan evaluasi. Evaluasi merupakan bagian dari program, manajemen eventdengan menilai sebaik penyusunan apa eventtersebut diselenggarakan dan kritikan untuk eventtersebut. Evaluasi pembukaan pendaftaran, kepanitian (volunteers), pengorganisasian, pelaksanaan dan bertujuan untuk mengetahui hasil dari evaluasi. proses pelaksanaan yang telah dilakukan Pada tahap penentuan tema dilakukan dari proses perencanaan hingga proses pelaksanaan. menyampaikan Masing-masing keluhan, panitia kegelisahan, kepuasan dan saran selama menjalani proses perencanaan dan pelaksanaan event. Selain itu evaluasi merupakan bagian dari sistem manajemen eventdimana pada tahapan ini para penyelenggara dapat dengan melakukan riset terhadap issue yang sedang berkembang di tengah masyarakat dengan memanfaatkan media internet untuk mengumpulkan informasi. Selain itu, panitia juga mengumpulkan data-data terkait event komunikasi yang Selanjutnya tahap pelaksanaan, kegiatan diselenggarakan pada suatu periode untuk dapat berlangsung sesuai jadwal yang telah dapat menentukan sebuah tema yang disusun dan tidak ada suatu masalah yang berbeda dibanding yang lainnya. terjadi. Tahap Perencanaan tiap-tiap Dalam kegiatan ini tidak divisi ditemukan kendala yang menghambat membuat rumusan rangkaian acara serta berjalannya event baik dari segi teknis penyusunan maupun hal lainnya. jadwal, lokasi penyelenggaraan, dan waktu. Penentuan Selanjutnya, pembahasan ditahap evaluasi lokasi yang sesuai tema dapat menambah event JPRD capaian antara tujuan dan hasil kesan yang kuat dalam penyelenggaraan dari event serta pertimbangan terhadap akses evaluasi menuju lokasi berdampak pada antusias kegiatan event dari perencanaan hingga para partisipan untuk mengikuti acara dari saat acara selesai dilaksanakan agar setiap awal sampai akhir acara. Selain itu panitia selalu pada korider tugas dan peran penjadwalan antara satu program dengan nya. program yang lain juga mempengaruhi REFERENSI keikutsertaan Abdullah, Iqbal Alan. (2009). Manajemen Konferensi dan Event. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press dan antusias dari para partisipan. Koordinasi event utamanya terletak pada pelaksanaan rapat perencanaan event JPRD. Bentuk struktur kepanitiaan dibuat berdasarkan kebutuhan atas setiap divisi dalam sebuah penyelenggaraan, Panitia dapat melibatkan volunteer dalam sebuah penyelenggaraan event. penyelenggaraan dapat event. dilakukan Kegiatan sepanjang Allen, Johny O’Toole, William Harris, Robert McDonnell, Ian. (2011). Festival & Special Event Management (Fifth Edition). Quensland: John Wiley & Sons Australia, Ltd Andi, Prastowo. (2011). Memahami Metode Penelitian: Suatu Tinjauan Teoritis dan Praktis. Yogyakarta: ArRuzz Media Creswell, John W. (2010). Research Design Pendekatan Kualitatif da Mixed. Diterjemahkan oleh Achmad Fawaid. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Getz, D. (2010). Event Management and Event Tourism. New York: Cogmzant Communications Sulaksana, Uyung. (2007). Integrated Marketing Communications. Yogyakarta: Penerbit Pustaka Pelajar. Goldbatt, Joe. (2002). Special events. Third edition. New York: John Wiley and Sons Sulistiany. (1999). Penelitian Kualitiatif. Yogyakarta. Media Pustaka Handoko, T. Hani (2011). Manajemen, Edisi Kedua. Yogyakarta: BPFE Idrus, Muhammad. (2009). Metode Penelitian Sosial. Yogyakarta: Erlangga Lexy.J. Meoleong. (2005). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Roskakarya Morrisan. (2012). Periklanan: Komunikasi Pemasaran Terpadu. Jakarta: Kencana Prenada Media Group Noor, Ani. (2013). Manajemen Event. Cetakan I. Bandung. Alfabeta Pudjiastuti, Wahyuni. (2010). Special Event Alternatif Jitu Membidik Pasar. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Ruslan, Rosady. (2007). Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada Rob, Harris, dan Johnny Allen. (2002). Perencanaan dan pengelolaan event dan festival. Sidney: University of technology. Terry, Goerge & Leslie W. Rue. (2010). Dasar-dasa Manajemen. Cetakan kesebelas. Jakarta: PT. Bumi Aksara Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Manajemen. Bandung: Alfabeta Shone, Anton and Bryan Parry. (2004). Successful Event Management: A practical handbook, 2nd ed. London: Thompson Learning Spradley, James. P. (2006). Metode Emografi. Yogyakarta. Tiara Wacana Suseno, Indro K. (2006). Cara Pintar Menjadi event organizer. Yogyakarta: Galang Pres Terry, George R & Rue, Leslie W. Rue. (2010). Dasar-dasar Manajemen. (Terje: G.A. Ticoalu). Jakarta: Bumi Aksara. Wibowo. (2013). Manajemen Kinerja. Edisi Ketiga. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Yeoman, Ian, Martin Robertson, Jane AliKnight, Siobhan Drummond, & Una Mc Mahon-Beattie. (2007). Festival and Events Management: an international arts and culture perspective. UK: ButterworthHeinemann (Elsevier). Yin, Robert. (2003). Studi Kasus Desain dan Metode. Jakarta. PT. Raja Grafindo Persada Jurnal: Schmitt, Bernd. (2010). Experience Marketing: Concepts, Frameworks and Consumer Insights. Marketing, Vol 5, No. 2, hal. 55-112 Sylvester, Darren. (2010). Perencanaan dan Pengelolaan Event& Festival. Jakarta: The Ford Foundation.