KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

MAKALAH KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran dengan dosen pembimbing Diah Wijayanti Sutha, SST., M.Kes Disusun Oleh : 1. Lilia Prastika (201911034) 2. Aryo Kuncoro Sakti (201911037) 3. Nanda Astry Maulida (201911055) 4. Azundha Rahmadani A. (201911058) 5. Mitha Widiandhira P. (201911076) 6. Armanda Lukita (201911098) STIKES YAYASAN RS DR. SOETOMO PRODI D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN 2020 KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan berkat, rahmat, serta hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Makalah Konsep Dasar Administrasi Perkantoran pada mata kuliah Administrasi Perkantoran. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Administrasi Perkantoran. Tidak lupa kami ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas kuliah ini, dan kepada dosen Mata Kuliah Administrasi Perkantoran Ibu Diah Wijayanti Sutha, SST., M.Kes yang telah banyak membantu kami dalam proses penyusunan makalah ini. Dengan disusunnya makalah ini, diharapkan dapat membantu teman-teman untuk memahami tentang Konsep Dasar Administrasi Perkantoran dan kami berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi semua orang. Kami sebagai penyusun menyampaikan permohonan maaf apabila ada kesalahan dan ketidaksempurnaan dalam menyusun makalah ini. Kami menerima segala kritik dan saran yang membangun sehingga membuat kami menjadi lebih baik lagi. Surabaya, September 2020 Penyusun I DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i DAFTAR ISI....................................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................... 1 1.3 Manfaat Penulisan ............................................................................................... 1 BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................... 2 2.1 Pengertian Administrasi ...................................................................................... 2 2.2 Unsur-Unsur Administrasi .................................................................................. 2 2.3 Ciri-Ciri Administrasi ......................................................................................... 4 2.4 Fungsi Administrasi ............................................................................................ 4 2.5 Kantor ................................................................................................................. 5 2.5.1 Pengertian Kantor ...................................................................................... 5 2.5.2 Tujuan dan Fungsi Kantor.......................................................................... 6 2.5.3 Faktor Bangunan Gedung Kantor .............................................................. 7 2.6 Pengertian Administrasi Kantor .......................................................................... 8 2.7 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran .......................................................... 9 2.7.1 Kegiatan Kantor ......................................................................................... 9 2.7.2 Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran.................................................... 10 2.8 Karakteristik Administrasi Perkantoran ............................................................. 12 2.9 Azaz-Azaz Administrasi Perkantoran ................................................................ 13 2.10 Peranan dan Fungsi Administrasi Perkantoran ................................................ 13 2.11 Tujuan Administrasi Perkantoran .................................................................... 14 2.12 Pekerjaan Perkantoran...................................................................................... 15 BAB II PENUTUP ............................................................................................................ 17 3.1 Kesimpulan ....................................................................................................... 17 3.2 Saran ................................................................................................................. 17 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 18 II BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas maka sangat penting untuk mengetahui apa saja yang melandasi konsep dasar administrasi perkantoran yang meliputi, pengertian administrasi, fungsi administrasi, kantor, pengertian administrasi perkantoran, ruang lingkup administrasi perkantoran, karakter dan azaz-azaz administrasi perkantoran, peranan dan fungsi administrasi perkantoran, tujuan hingga pekerjaan perkantoran. 1.3 Manfaat Penulisan Manfaat penulisan makalah ini yaitu dapat dijadikan sebagai bahan untuk mengembangkan wawasan dan ilmu pengetahuan kita untuk lebih mendalami tentang konsep dasar administrasi perkantoran. 1 BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Administrasi Pengertian Administrasi secara etimologi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata "ad" artinya intensif dan "ministrare" artinya melayani, membantu, mengarahkan. Jadi dapat dikatakan administrasi secara etimologi merupakan melayani secara intensif. Dalam arti sempit diartikan sebagai kegiatan pencatatan data, suratsurat informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen sehingga dapat dipergunakan kembali jika diperlukan. Dalam arti luas, administrasi menyangkut kegiatan manajemen atau pengelolaan terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mewujudkan tujuan dan program organisasi. 2.2 Unsur-Unsur Administrasi Unsur-unsur administrasi tentu diperlukan dalam memahami lebih lagi mengenai arti dan peran dari administrasi itu sendiri. Adapun unsurunsur administrasi sebagai berikut : 1. Unsur Pengorganisasian Unsur Pengorganisasian merupakan sebuah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi wadah atau tempat untuk setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 2 2. Unsur Manajemen Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karyawan dan menggunakan seluruh fasilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan bersama bisa benar benar tercapai. 3. Unsur Tata Hubungan Tata hubungan merupakan salah satu dari 8 rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menyampaikan warta/berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama. 4. Unsur Kepegawaian Kepegawaian merupakan rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama/dalam sebuah kantor. 5. Unsur Keuangan Keuangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama. 6. Unsur Perbekalan Perbekalan merupakan rangkaian kegiatan yang bertujuan untuk pemakaian, mendaftar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai dengan menyingkirkan/melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam sebuah kantor. 7. Unsur Tata Usaha Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. 3 8. Unsur Perwakilan Unsur Perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan. 2.3 Ciri-Ciri Administrasi Di dalam kegiatan Administrasi memiliki ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah: 1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas. 2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih. 3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama. 4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja. 5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan. 2.4 Fungsi Administrasi Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. 1. Fungsi Rutin Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. 4 2. Fungsi Teknis Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi Analisis Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang. 4. Fungsi Interpersonal Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim. 5. Fungsi Manajerial Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian. 2.5 Kantor 2.5.1 Pengertian Kantor Secara etimologis istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat bekerja ataupun posisi. 5 Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang diantaranya arti secara dinamis dan secara statis. • Secara dinamis penyelenggaraan yaitu merupakan kegiatan seperti proses-proses pengumpulan, dalam pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data. Jadi jiak dalam arti sempit merupakan tempat untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha. • Secara statis yakni merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja, biro, markas, instansi, badan, perushaan maupun tempat untuk menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data. Dari penjelasan-penjelasan diatas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian kegiatan pengolahan data atau informasi. 2.5.2 Tujuan dan Fungsi Kantor Tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Adapun fungsi dari kantor sebagai berikut. 1. Menerima informasi, informasi yang dimaksud dapat berupa surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. 2. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi, tujuannya pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. 3. Mengatur informasi, kantor mengumpulkan informasi dari berbagai sumber untuk kemudian dibuat perhitungan atau pembukuannya, karena kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, 6 4. Memberi informasi, bila manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi dari rekaman yang ada. 5. Melindungi asset, berfungsi untuk mengamati secara cermat berbagai bentuk kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. 2.5.3 Faktor Bangunan Gedung Kantor Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu: 1 Syarat Administratif Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah, dan atau izin pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status kepemilikan bangunan gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan bangunan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2 Konstruksi gedung Disain arsitektur (aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja diperhatikan mulai dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door). 3 Kesehatan Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus memenuhi syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. 7 Kantor yang sehat harus memiliki syarat yaitu memiliki kualitas udara yang baik, kualitas pencahayaan yang baik, sistem sanitasi yang baik, kebersihan terjaga. 4 Keamanan Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam pembanguan gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor maka pekerja akan lebih merasa aman, nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa aman tersebut pekerja akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal. Untuk menciptakan keamanan pada gedung kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat untuk mengantisipasi terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan dengan menempatkan petugas keamanan di setiap lantai. 5 Keindahan (Desain Interior) Desain sebuah bangunan tak sekadar memberikan pemandangan indah bagi pemiliknya, namun juga dapat merepresentasikan jiwa penghuninya serta menunjukkan kreativitas dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat tampilan tempat kerja 2.6 Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Berikut ini adalah definisi administrasi perkantoran menurut para ahli, sebagai berikut. • Menurut George Terry Administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi 8 penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. • Edwin Robinson dan William Leffingwell Administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat. • Arthur Granger Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi. • William Spriegel dan Ernest Daview Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing. 2.7 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi. Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran: 2.7.1 Kegiatan Kantor Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. 9 Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari : • Perencanaan Perkantoran (office planning) Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari: 1. Perencanaan gedung 2. Tata ruang kantor 3. Penerangan/cahaya 4. Ventilasi 5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 7. Anggran (budgeting) perkantoran 8. Standar kualitas kerja 9. Sistem informasi dan telekomunkasi • Pengorganisasian Perkantoran (office organizing) Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut yang meliputi: 1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/ perusahaan. 2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. • Pengarahan Perkantoran (office actuating) Adalah suatu kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut: 10 1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap bawahan 2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulita dalam pekerjaan 4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasa dengan bawahan dapat berjalan lancer 6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. • Pengawasan perkantoran (office controlling) Adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari: 1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3. Kualitas pekerjaan kantor 4. Pelayanan kantor 5. Waktu 6. Biaya perkantoran 2.7.2 Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi Kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga. b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) 11 c. Peralatan • Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll • Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,dan hiasan kantor. e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor. 2.8 Karakteristik Administrasi Pelayanan 1. Bersifat Pelayanan (Service) Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. 2. Bersifat Terbuka dan Luas Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi. Tidak hanya terbatas di kantor (gedung), tetapi juga diluar kantor (di luar gedung). 3. Dilakukan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai pegawai yang paling bawah sekalipun. Artinya, pekerjaan itu dapat dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut 12 2.9 Azaz-Azaz Administrasi Perkantoran a. Asas Perencanaan Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencenaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan. b. Asas Penyederhanaan Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan. Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas. c. Asas Penggabungan Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup menggunakan satu buah printer. 2.10 Peranan dan Fungsi Administrasi Perkantoran Peranan administrasi perkantoran yaitu: 1. Media komunikasi, untuk dua belah pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau lainnya. 2. Jembatan historis, untuk mengungkap kejadian di masa lampau. 3. Penghubung, segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak. 13 Fungsi Administrasi Perkantoran 1. Teknis, yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax. 2. Rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk melakukan aktivitas kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, dan sebagainya. 3. Manajerial, yaitu fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada segenap SDM (sumber daya manusia) dan produksi yang ada serta proses kinerjanya. 4. Interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan. 5. Analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan oleh seorang pimpinan. 6. Pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan suatu kejadian penting. 7. Validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi apabila dibutuhkan dikemudian hari. 2.11 Tujuan Administrasi Perkantoran Adapun tujuan dari administrasi perkantoran, sebagai berikut. 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperluan siapa saja, kapan dan dimana hal ini diperlukan untuk pelaksanaaan perusahaan secara efisien. 2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya yang serendahrendah nya. 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan. 14 4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat. 5. Membuat catatan dengan biaya minimal. 6. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan. 7. Memberikan karyawan suatu bimbingan mengenai segala permasalahan yang sulit atau rumit. 8. Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen yang memberikan standar pelayanan di dalam hubungan dengan manajemen. 9. Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas atau kerjaan. 10. Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya. 2.12 Pekerjaan Perkantoran Menurut George Terry pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. 2.12.1 Jenis-Jenis Pekerjaan Perkantora 1. Menghimpun Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan. Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll. 2. Mencatat Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll. 3. Mengolah Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan 15 informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis. 4. Menggandakan Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll 5. Mengirim Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain. 6. Menyimpan Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. 7. Melakuan Komunikasi Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan 8. Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka. 2.12.2 Peranan Pekerjaan Perkantoran a. Bantuan Bagi Pimpinan (Staff Function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. b. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). 16 BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi. 3.2 Saran Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik. 17 DAFTAR PUSTAKA Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung. Sinar Baru. Sugandha, Dann. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru. Susanto, Slamet. 1995. Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi. Jakarta. Djambatan. Sutha, Diah Wijayanti. 2018. Administrasi Perkantoran: Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum. Indomedia Pustaka 18