"SharePoint" informacijos svetainės planavimas

Auditorijos supratimas

Pagalvokite apie kiekvieną komunikacijos svetainę kaip galimybę papasakoti istoriją skaitytojams. Puiki informacijos svetainė prasideda nuo skaitytojo supratimo. Planuodami savo svetainę pagalvokite apie šiuos klausimus:

• Kas yra jūsų žiūrovai? Ko jie ieško?

• Ką jie nori išmokti ar daryti? Kokios yra svarbiausios užduotys, kurias jie turi atlikti, atsižvelgiant į teikiamas paslaugas? (Pagalvokite apie svarbiausias užduotis , ne tik tai, ką norite, kad jos matytų. Pagalvokite apie svarbiausius gaunamus klausimus arba telefono skambučius – jūsų gauti klausimai gali pateikti įžvalgų apie tai, ko skaitytojams reikia arba negali lengvai rasti dabartiniame intranete.)

• Kokie terminai jiems prasmingi? Atminkite, kad skaitytojai nežino, kiek tai darote su jūsų turiniu, todėl turite pagalvoti apie jų "kalbą" ir terminus, kurie jiems ką nors reiškia.

• Kokius rezultatus norite pasiekti? Kaip žinoti, ar jūsų svetainė sėkminga?

• Ar turite visuotinę auditoriją? Ar jūsų svetainė turi būti pateikiama daugiau nei viena kalba? Jei taip, būtinai peržiūrėkite, kaip kurti bendravimo keliomis kalbomis svetaines, puslapius ir naujienas.

Patarimas: Jūsų informacijos svetainė bus vertinga svetainės lankytojams, kai ji sutrumpins užduotims atlikti reikalingą laiką ir prijungs juos prie dažnai naudojamų išteklių. Jūsų svetainė bus vertinga jūsų organizacijai, kai ji sumažins klientų palaikymo kvitus arba automatizuos užduotis, pvz., sutarties apdorojimą, arba padės žmonėms atrasti ir dalyvauti lyderystės plėtros kursuose. Svetainės planavimas atsižvelgiant į svetainės lankytojus ir pagrindinių verslo problemų sprendimas padeda užtikrinti, kad jūsų ryšių svetainė pateiktų prasmingus rezultatus.

Nustatę pagrindinius vartotojo tikslus, peržiūrėkite ieškos knygą ir peržiūrėkite kelis pavyzdžius, kaip galite pateikti savo vartotojo rezultatų tikslus savo svetainėje.

Real life example: defining business outcomes

Tai naudinga galvoti apie pagrindinių tipų lankytojų, kurie ateis į jūsų svetainę ir dokumentą savo tikslus tokiu formatu: Kaip ..., man reikia ..., kad ...

Peržiūrėkite toliau pateiktą pavyzdį iš bendravimo svetainės apie talentų & organizacijos tobulinimo (T&OD) komandą, kurios pagrindinis verslo tikslas buvo pagerinti organizacijos lyderystės įgūdžius. Norėdami gauti sėkmės metriką, jie nustatė tarpinį serverį, skirtą gerinti lyderystės įgūdžius – padidinti žmonių, kurie dalyvauja lyderystės plėtros mokyme, skaičių.

Savo vartotojo rezultatams pasiekti jie apibrėžė:

Šiame realiame pavyzdyje organizacija perkelta iš klasikinės "SharePoint" svetainės į naują "SharePoint" ryšių svetainę, skirtą šiems tikslams pasiekti. Užuot kūrusi kursų sąrašą kaip statinį dokumentą, kaip anksčiau, komanda sukūrė kursų sąrašą, apibūdinantį kiekvieną kursą, ir kursų kalendorių sąrašą, kuriame bus suplanuoti visi kursai. Per pirmąsias 90 dienų nuo programos pradžios per tą patį trijų mėnesių laikotarpį nuo praėjusių metų buvo 400 % didesnis dalyvavimas lyderystės plėtros kursuose!

Svetainės turinio planavimas

Jūsų ryšių svetainė pasakoja istoriją skaitytojams. Jūsų istorija pirmiausia bus pasakojama su puslapiais, bet jūs taip pat galite turėti kitų išteklių savo svetainėje, įskaitant sąrašus ir dokumentų bibliotekas.

Planuodami svetainės turinį turėkite omenyje:

• Sumažinkite laiką (ne paspaudimus), kol skaitytojai pasieks reikiamą turinį

• Kurkite bendravimo svetaines su daugiau puslapių nei dokumentai, kad būtų lengviau jas naudoti

• Sukurkite paskutinį pagrindinį puslapį, net jei pirmiausia planuojate šį puslapį. Tokiu būdu, kai kuriate naršymo elementus pagrindiniame puslapyje, pvz., puslapio dalis "Hero " arba Sparčiųjų saitų , galite automatiškai ištraukti vaizdą iš kiekvieno puslapio, kad sukurtumėte vaizdinį nuoseklumą, kai skaitytuvas spustelėja saitą.

Puslapiai

Jūsų svetainę paprastai sudaro dviejų tipų puslapiai:

Naršymo puslapiuose pateikiama skaitytojui skirtos informacijos kategorijos. Naršymo puslapiuose dažnai pateikiamas aukšto lygio turinys, tačiau daugiausia tai susiję su kategorijų informacijos pateikimu, kad skaitytojai galėtų lengviau ją rasti savo svetainėje. Dėl šios priežasties etiketės, kurias naudojate šioms kategorijoms pateikti, yra ypač svarbios ir turėtų būti kruopščiai suplanuotos. Jūsų svetainės pagrindinis puslapis yra specialus naršymo puslapio tipas, kuris suteikia jūsų svetainei "priekinės durys".

Naršymo puslapio pavyzdys:

Paskirties puslapiuose pateikiama skaitytojo kelionės kelio pabaiga ir pateikiama informacija, skirta skaityti, atsisiųsti arba spausdinti. Jūsų tikslas, naudojant paskirties puslapius, yra išlaikyti juos trumpus ir pritaikytus konkrečioms temoms, nes žmonės neskaito kiekvieno žodžio interneto puslapiuose – jie nuskaito ir peržiūrintys asmenys gaus daug geresnių ieškos funkcijų.

Paskirties puslapio pavyzdys:

Pagalvokite apie pagrindines svetainės sekcijas ar informacijos kategorijas ir kaip naudosite naršymo ir paskirties puslapių derinį, kad peržiūrėtotumėte kuo efektyviau gautumėte reikiamą informaciją.

Kiekviename puslapyje, įskaitant pagrindinį puslapį, įsitikinkite, kad žiūrovui pateikiate šią informaciją:

• Where am I?

• Ką galiu čia daryti?

• Ką galiu daryti toliau?

Sąrašai ir bibliotekos

Naudokite sąrašus savo svetainėje, kad dinamiškai rodytų turinį lentelės formatu. Sąrašai galima naudoti rodant turinį arba renkant informaciją iš svetainės lankytojų.

Sąrašo puslapio dalies pavyzdys:

Patarimas: Nors svetainės lankytojai pagal numatytuosius nustatymus negalės redaguoti jūsų informacijos svetainės turinio, turite galimybę valdyti bet kurio svetainės sąrašo teises , kad jūsų lankytojams būtų suteikta prieiga tik prie konkretaus sąrašo, o ne prie visos svetainės. Sąrašo puslapio dalį galite naudoti norėdami rodyti sąrašo informaciją savo puslapiuose.

Naudokite dokumentų bibliotekas turiniui, pvz., dokumentams ir failams, saugoti ir rodyti. Jūsų ryšių svetainėje bus viena numatytoji dokumentų biblioteka , tačiau galite įtraukti daugiau bibliotekų įvairių tipų dokumentams. Dokumentų bibliotekos puslapio dalį galite naudoti dokumentų bibliotekų turiniui rodyti. Arba naudokite puslapio dalis, pvz., sparčiųjų saitų puslapio dalį arba hipersaitus teksto puslapio dalyje , kad parodytumėte saitus į atskirus dokumentus. Atskiri dokumentų saitai padeda lengviau įtraukti kontekstą skaitytojams ir gali būti naudingiau nei rodyti visą biblioteką. Jei norite rodyti dokumentų bibliotekos turinį, galite sukurti pasirinktinius rodinius, kad filtruotumėte kiekviename puslapyje aktualiausią turinį ir galėtumėte naudoti tą rodinį dokumentų bibliotekos puslapio dalyje. Sužinokite daugiau, kaip kurti pasirinktinius rodinius dokumentų bibliotekoje.

Patarimas: Savo bibliotekose bandykite nenaudoti daugiau nei vieno ar dviejų lygių aplankų. Vietoj to sukurkite naują biblioteką, kad failų struktūros būtų lygesnės, o turinys būtų lengviau aptinkamas. Apsvarstykite galimybę naudoti stulpelius turiniui bibliotekose tvarkyti. Naudinga naudoti svetainės stulpelius, o ne sąrašo stulpelius, nes svetainės stulpelius galima pakartotinai naudoti bet kokioje bibliotekoje ar sąraše, o sąrašo stulpelius galima naudoti tik viename sąraše arba bibliotekoje. Sužinokite daugiau apie stulpelių naudojimą sąrašams ir bibliotekoms tvarkyti.

Nuspręskite, kaip norite tvarkyti puslapius

Planuodami savo svetainės turinį pagalvokite apie tai, kaip galbūt norėsite grupuoti ir tvarkyti savo puslapius:

• Ar norite turėti galimybę "apibendrinti" visus naujienų straipsnius apie konkrečią temą arba konkretų tipą (pvz., žmonės rekomenduojama)? Jei taip, galite įtraukti stulpelių į puslapius, kuriuos galite naudoti norėdami sugrupuoti ir tvarkyti puslapius taip pat, kaip failus dokumentų bibliotekoje.

• Ar turite kelis puslapius konkrečia tema, kuriuos norite lengvai sujungti tarpusavyje? Tam taip pat galite naudoti puslapio ypatybes (kaip mes nurodome svetainės puslapių bibliotekos stulpelius).

• Sukurkite puslapio ypatybes kaip svetainės stulpelius, o ne sąrašo stulpelius. Tai leis jums galimai bendrinti tą pačią ypatybę ir dokumentuose, ir puslapiuose.

Sužinokite, kaip kurti ir redaguoti puslapio ypatybes. Sužinokite , kaip naudoti puslapio ypatybes puslapio dalyje Paryškintas turinys ("apibendrinti"). Norėdami naudoti puslapio ypatybę puslapio dalyje Paryškintas turinys, pasirinkite šios svetainės puslapių biblioteką kaip šaltinį.

Organizacijos valdymo ir pritaikymo neįgaliesiems gairių supratimas

Naudodami šiuolaikiškas "SharePoint" funkcijas galite lengvai keisti išvaizdą ir funkcijas, kad jos atitiktų jūsų įmonės ar organizacijos prekės ženklą, tačiau jūsų organizacija gali būti nustačiusi standartus, kuriuos jūsų svetainė turi sulygiuoti. Jei šios rekomendacijos nėra svetainės dizaino dalis, naudojama kuriant svetainę, įsitikinkite, kad suprantate, kas jos yra, kad jūsų svetainė būtų suderinta su jūsų organizacijos dizaino modeliais. Be to, įsitikinkite, kad suprantate savo organizacijos pritaikymo neįgaliesiems standartus. Peržiūrėkite šiuos išteklius, jei norite kurti neįgaliesiems pritaikytas svetaines "SharePoint Online".

Rinkdami svetainės turinį, ypač vaizdus, ieškokite didelio tikslumo vaizdų ir vaizdo įrašų išteklių. Jei jūsų valdymo planui reikia naudoti prekės ženklo reikalavimus atitinkančius vaizdus, įsitikinkite, kad pasirinkote vaizdus iš savo organizacijos išteklių bibliotekų (randamą vaizdo parinkiklio nuorodoje "Jūsų organizacija"). Kai įtraukiate vaizdų į savo "SharePoint" puslapius, įsitikinkite, kad nelaudate jokių autorių teisių taisyklių. Pasinaudokite nemokamais "Microsoft" pateikiamais vaizdais, kuriuos galima rasti vaizdų parinkikikyje.

Venkite perkrauti puslapį naudodami per daug informacijos

• Jei naujienų straipsnis arba turinio puslapis yra susijęs tik su konkrečia žmonių grupe, galite nukreipti turinį tai žmonių grupei, kuri naudoja tikslinę auditoriją. Taikymas pagal auditoriją leidžia nustatyti konkretaus turinio prioritetą konkrečioms auditorijoms "SharePoint" pradiniame puslapyje, naujienos mobiliųjų įrenginių programėlėje ir naujienų ir paryškinto turinio puslapio dalyse, kai įgalintas taikymas pagal auditoriją.

• Žiūrovai bando atlikti darbą. Per didelis turinys tampa milžiniškas ir užtrunka per daug laiko informacijai rasti.

• Palaipsniui atskleisti informaciją. Pirmiausia išlaikykite savo peržiūrėtojų dėmesį didelio prioriteto turiniui ir atskleiskite antrinį turinį tik tada, jei žiūrovas nusprendžia gauti daugiau informacijos

• Grupuokite išsamią informaciją į natūralias kategorijas. Kad būtų lengviau greitai peržvelgti kategorijas ir spustelėti, kad sužinotumėte daugiau apie tam tikrą kategoriją.

• Suskaidykite turinį į sekcijas. Sekcijos padeda pagerinti skaitomumą ir dideliuose, ir mažuose ekranuose.

• Naudokite įtaisytuosius antraščių stilius, kad vizualiai atskirtumėte teksto sekcijas. Antraščių stiliai palaiko fiksavimo žymes ilguose puslapiuose ir leidžia žmonėms, naudojantiems ekrano skaitytuvą, pereiti iš sekcijos į sekciją neskaitant viso ekrano.

Puslapių padarymas "nuskaitomais"

• Viena idėja vienoje teksto pastraipoje. Pirmajame sakinyje turėtų būti pateikta santrauka arba išvada.

• Naudoti sąrašus su ženkleliais. 

• Mažiau yra daugiau. Naudokite kuo mažiau žodžių.

• Nepabraukti žodžių. Tinklalapių pabraukimai nurodo hipersaitus ir jūs painiosite skaitytojus, jei pabrauksite tekstą, kuris nėra hipersaitas.

• Niekada nepaskelbkite ilgo URL. Vietoj to naudokite žodžius su hipersaitais.

• Naudokite vaizdus, kad sukurtumėte įtraukiančius turinius. Naudokite puslapio dalis , kad įtrauktumėte vaizdų ir įsitikintumėte, jog jūsų vaizdai susiję su tema ir atitinka jūsų organizacijos prekės ženklo stilių.

• Niekada nesusiekite hipersaito su žodžiu "čia". Puslapyje spustelėjus kelis saitus "čia", skaitytojas turi sustoti, perskaityti tekstą prieš ir po žodžio "čia", tada išsiaiškinti, kur vyksta jūsų saito tikslas. Vietoj to, hipersaitai visada turi būti susieti su paskirties žyma, pvz.:

  • Nenaudoti: spustelėkite čia , jei norite gauti taikomosios programos formą

  • Geriau: atsisiųskite programos formą

  • Geriausia: taikomosios programos forma

Puslapių pasiekiamumo užtikrinimas

• Įsitikinkite, kad vaizduose yra alternatyvusis tekstas. Kai ekrano skaitytuvas aptinka vaizdą, jis bandys perskaityti alternatyvųjį tekstą. Peržiūrėkite automatiškai sugeneruotą nusiunčiamų vaizdų alternatyvųjį tekstą ir pakeiskite aprašą, jei jis neatitinka paveikslėlio.

• Naršyklėse rodomas alternatyvusis tekstas, kai vaizdai neįkeliami. Teksto alternatyvos taip pat svarbios, kai vaizdai neįkeliami dėl įprastų priežasčių, pvz., prasto tinklo ryšio.

• Būkite atsargūs naudodami animuotus vaizdus. Kognityvinių sutrikimų, judesio jautrumo ar traukulių sutrikimų turintys vartotojai gali netoleruoti judančių, mirksinčių ar automatiškai animuojančių vaizdų (įskaitant GIF) problemų.

• Peržiūrėkite šiuos išteklius, jei norite kurti neįgaliesiems pritaikytas svetaines "SharePoint Online".

Didelės reikšmės turinį padėkite puslapio viršuje

Kadangi tai yra priekinės durys į jūsų svetainę, tai ypač svarbu, kad jums įtraukti nuorodas į dažniausiai reikia turinio skaitytojams puslapio viršuje. Rinkdami informaciją svetainei planuoti nustatėte dažniausiai reikalingą turinį. Pagrindinis puslapis (ir viršutinis naršymas) yra geriausia vieta, kur galima atlikti šios informacijos veiksmą! Sparčiųjų saitų puslapio dalyje pateikiamos kelios skirtingos maketo parinktys, skirtos pateikti saitus į dažniausiai reikalingą turinį ar temas, taip pat šiuo tikslu galite naudoti puslapio dalį "hero".

Rodyti svetainės savininko kontaktinę informaciją svetainės lankytojams

Į pagrindinį puslapį gali būti labai naudinga įtraukti svetainės savininko vardą. Geriausia vieta šiai informacijai pateikti yra puslapio apačioje. Nors tai svarbu, ji nėra būtina visą laiką. Jei visos jūsų ryšių svetainės pagrindinio puslapio apačioje turi svetainės savininką (arba svetainės kontaktą), lankytojai atpažins šį modelį ir žinos, kad reikia slinkti į apačią, jei reikia rasti svetainės kontaktą. Naudokite žmonės puslapio dalį, kad įtrauktumėte svetainės savininko vardą.

Naujienų naudojimas veiklai, gairėms ir turiniui reklamuoti

Naudokite Naujienos, jei norite reklamuoti turinį, gaires ar veiklas , susijusias su jūsų svetainės pateikta tema ar skyriumi. Galite greitai sukurti akį traukiančius įrašus, kuriuose gali būti grafinių elementų ir raiškiojo formatavimo elementų. Kad būtų lengviau kurti naujienų straipsnius, apsvarstykite galimybę sukurti naujienų įrašų puslapio šabloną.

Naujienos paprastai rodomos pagal pirmą publikuojamą straipsnio datą, naujausias straipsnis pateikiamas pirmiausia. Tačiau naujienų straipsnius galite prisegti ir tam tikra tvarka naujienų puslapio dalyje.

Naujienų puslapio dalies naudojimas

Naujienų puslapio dalis apima kelis maketus ir skirtingas funkcijas, atsižvelgiant į stulpelio, į kurį įterpiate puslapio dalį, dydį. Gera praktika – naudokite puslapio viršuje esančią puslapio dalį Naujienos ir įsipareigoti dažnai naujinti. Visi jūsų sukurti naujienų įrašai bus automatiškai rodomi puslapio dalyje Naujienos.

Skatinkite lankytojus "stebėti" jūsų svetainę. Taip nauji naujienų įrašai bus perkelti į "SharePoint" pradžios puslapį ir mobiliesiems įrenginiams skirtos programos skirtuką Naujienos.

Automatiškai užpildytos naujienų puslapio dalies pavyzdys:

Dauguma naujienų puslapio dalies maketų naudoja puslapio miniatiūros vaizdą. Miniatiūros vaizdas automatiškai sukuriamas iš pirmojo aukštos kokybės vaizdo jūsų puslapyje. Tai gali būti puslapio antraštės vaizdas arba, jei jūsų puslapyje nėra antraštės vaizdo, "SharePoint" naudos pirmąjį vaizdą pirmajame puslapio pirmosios sekcijos stulpelyje. Norėdami gauti geriausius rezultatus, naudokite gulsčią vaizdą ties pirminiu kiekvieno naujienų straipsnio vaizdu. Sužinokite , kaip pakeisti arba pasirinkti puslapio miniatiūros vaizdą.

Įtraukiamo turinio kūrimas

Visada įdėkite svarbiausią informaciją savo naujienų straipsnyje "ant viršaus", kaip naujienų istorija laikraštyje.

 Naudokite šiuos patarimus naujienų puslapių pavadinimams, kad atkreiptumėte skaitytojo dėmesį:

• Naudokite skaičius. Antraštėje galite pradėti nuo skaičiaus.

• Naudokite sakinio atvejį (nebent jūsų organizacijos standartai diktuoja kitaip). Pirmasis galvos žodis turėtų būti rašomas didžiąja raide, kaip ir visi tikri daiktavardžiai. Dauguma antraščių žodžių turi būti rodomi mažosiomis raidėmis. Nenaudokite visų žodžių didžiosiomis raidėmis. Daugeliu atvejų pirmąjį žodį po dvitaškio kurkite didžiąja raide. (Kai kuriais atvejais, kai po dvitaškio eina tik vienas žodis, žodis nebus rašomas didžiosiomis raidėmis. Pasinaudokite savo geriausiu sprendimu.)

• Naudokite įtraukiančius būdvardžius. Pavyzdžiui: Effortless, Fun, Free, Incredible, Essential, Strange, Amazing.

• Minimizuoti brūkšnį ir reiškinius. Naudojant reiškinius arba idiomos naujienų straipsnio pavadinimuose dažnai nėra prasmės ne gimtąja kalba kalbančių žmonių.

• Naudokite unikalų loginį pagrindą. žmonės, pvz., straipsnius "sąrašas". Norėdami atkreipti kieno nors dėmesį į sąrašo įrašą, naudokite tokius žodžius: Priežastys, Principai, Faktai, Pamokos, Idėjos, Būdai, Paslaptys ir Gudrybės.

• Naudokite ką, kodėl, kaip ir kada. Tai ypač naudinga, kai rašote straipsnį įtikinti.

• Pažadėkite paryškintuoju šriftu. Pažadėkite skaitytojui kažką vertingo, pvz., naują įgūdžius ar neišspręstos mįslės sprendimą. Dare skaitytojas perskaityti savo straipsnį - ir tada pristatyti!

• Rašykite dabartiniu tempu. Naudokite dabartinį laiką tiesioginiam praeities informacijai, praeities tempui buvusiam turiniui ir būsimiems įvykiams.

Plano teisės

Bendravimo svetainėse paprastai yra nedaug turinio autorių ir daug daugiau skaitytojų. Teises valdo "SharePoint" grupės ir pagal numatytuosius nustatymus sudaro trys teisių rinkiniai:

• Savininkai – visos teisės. Rekomenduojama turėti bent du (2) kiekvienos informacijos svetainės savininkus.

• Nariai – redaguokite teises. Galite turėti tiek narių, kiek norite, tačiau būtų naudinga išlaikyti santykinai mažą skaičių, kad galėtumėte tinkamai prižiūrėti. Bet kuris narys gali redaguoti bet kurio kito nario sukurtą turinį ir peržiūrėti juodraščio būsenos puslapius.

• Lankytojai – skaitymo teisės. Daug lengviau tvarkyti lankytojų grupę, jei lankytojams naudojate esamą plačią žmonių grupę, pvz., Visi, išskyrus išorinius vartotojus. Jei norite sukurti privačią ryšių svetainę, galite įtraukti esamą "Microsoft 365" grupę į savo lankytojų grupę arba esamą saugos grupę su įgalintu el. paštu.

Turinio autoriai bus įtraukti į narių grupę. Pagrindinis skirtumas tarp savininkų ir narių teisių yra galimybė priskirti svetainės teises. Be pirmiau išvardytų trijų teisių grupių, kiekviena svetainė taip pat turi svetainės administratorių (anksčiau vadintą svetainių rinkinio administratoriumi). Jei jūsų organizacija palaiko savitarnos ryšių svetainių kūrimą, svetainės Administratorius bus asmuo, kuris sukūrė svetainę.