A Gestão Documental ainda é um bicho de sete cabeças para as empresas?
Mario Gabriel de Salles I
Consultor, Instrutor e Gestor de Projetos de GED/ECM e Digitalização Advogado - OAB-SP
Enquanto os sistemas de gestão das empresas estão na última geração, a documentação em papel/eletrônica/e-mails, em muitas empresas, está na idade da pedra – cada usuário trata da sua forma, sem critérios padronizados para nomeação, pesquisa, armazenamento, compartilhamento e acesso – a área de arquivos cuida só da sua documentação e, a empresa de guarda terceirizada, quando presente, por culpa dos usuários, pode estar guardando documentação desnecessária.
Por desconhecimento das tecnologias de gestão documental, da legislação aplicada, dos benefícios que elas podem proporcionar para as empresas – redução do espaço físico, do tempo de manuseio de documentos em papel/eletrônicos/e-mails, redução da quantidade de cópias/impressões/malote - e/ou por dedicar muito tempo para atender aos sistemas de gestão, muitas empresas acabam deixando a documentação nessa situação de “sempre foi assim, para que mexer” e só se mobilizam para fazer alguma melhoria quando surge uma necessidade, auditoria, fiscalização ou quando muda a lei.
Com isso, é muito comum vermos empresas que investem um percentual elevado do espaço físico de suas instalações para guardar papel, outras que gastam verdadeiras fortunas com guarda terceirizada de documentos e muitas outras onde os funcionários gastam uma quantidade de tempo gigantesca para criar, nomear, pesquisar, armazenar, compartilhar documentos, e que, na época digital que estamos, deixaria qualquer empresário aterrorizado, se tudo isto fosse medido e monetizado.
Será então que a gestão documental ainda é um bicho de sete cabeças para as empresas?
Por que então quase todas as empresas já implementaram outsourcing de impressão, por exemplo, para reduzir centavos no custo de impressão, e muitas ainda não implantaram gestão documental para reduzir milhões no custo operacional?
Parece que se esqueceram que antes de imprimir, as pessoas gastam muito mais tempo e dinheiro para criar, nomear, armazenar, compartilhar, pesquisar, localizar, recuperar, abrir e visualizar o documento, seja ele em papel, eletrônico, e-mail ou digital. É como se as pessoas pensassem no bebê, somente na hora do parto e esquecessem que existe uma gestação de 9 meses.
Seria isto a tal da economia do cafezinho?
Por que essa dificuldade das empresas em enxergar os benefícios da gestão documental?
Seria por causa da síndrome do “mais do mesmo”, da “zona de conforto”, da dificuldade dos fornecedores em apresentar os benefícios das soluções, ou será que o destino da gestão documental é estar sempre nos palcos da off-off-Broadway enquanto o ERP reina soberano na 5ª. avenida das empresas?
Comente esse artigo e contribua com sua opinião para entendermos por que as empresas investem tanto no ERP, que na minha opinião já deu o que tinha que dar, e deixam de lado outras tecnologias como a gestão documental, que podem trazer benefícios enormes e mensuráveis para as empresas. Pode discordar também, se for o caso. :D
Arquivista
5 aSem gestão documental há um retrocesso e muitas perdas.
Mestre em Gestão de Documentosde Arquivo e Especialista de Inteligência Competitiva | Petrobras Transporte S.A - Transpetro
5 aMário Gabriel, seu texto é bem verdadeiro. As empresas se preocupam com tudo, menos com a produção de documentos. Não analisam se o documentos produzidos são realmente necessários.
CEO na Deway - Desenvolvimento de Aplicativos
5 anão considero que seja um "bicho" apenas não é prioridade para 99%.
Technical Lead at Basis Tecnologia - ajudo a criar times de alta performance!
5 aA maioria das organizações ainda não estão maduras no conceito de gestão documental e dos seus benefícios, talvez porque ainda tenha espaço físico ou porque o grande volume de papel ainda não virou um grande problema! Mas, é um monstro que cresce dentro das organizações. Porém, virá uma época em que será essencial não perder as informações e elas deverão estar disponíveis cada vez mais rápido, que é algo que não garantimos quando este ativo "está naquela caixinha naquela sala cheia" de mofo e poeira. E quando este dia chegar, as organizações irão entender os benefícios da Gestão Documental, porém, terá pouco tempo para resolver (se tiver) e vai custar mais caro!
Finanças
5 aParece-me que a questão reside na forma. Quais procedimentos devem ser utilizados nos processos vivos? Como concatenar os diversos documentos de um processo, enquanto ele não termina? Perguntas de fáceis respostas quando se tem "o páreo corrido"; quando se conhece o início o meio e o fim. Os processos decisórios em curso são difíceis de serem mantidos "up to date"; um "obstáculo" poderia ser o colhimento de múltiplas assinaturas: - imagine um parecer da lavra de determinadas pessoas, sendo exigido a aposição de assinaturas. Algo como: digitar documento; colher assinaturas; digitalizar os documentos assinados; colocar numa determinada pasta seguindo uma determinada sequência. Seguido de tantas outras semelhantes. Definir os responsáveis por manter todo o processo sob controle não é tarefa fácil. Envolve custos e tempo. Elaborar o BPM de forma geral para a documentação de todos os processos decisórios não é tarefa das mais fáceis. Por isso, talvez, haja ainda muito desinteresse, afinal, manter o fazimento do processo de forma totalmente digital ainda envolve custos elevados e a dinâmica, demanda conhecimentos para os quais os colaboradores possuem pouco conhecimento além de entenderem ser uma atividade desinteressante. Uma opinião para alimentar a discussão.