Como você gerencia sua energia e atenção quando precisa ser responsivo por longas horas?

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Ser responsivo é uma habilidade valiosa no mundo acelerado e dinâmico de hoje. Quer você trabalhe remotamente, colabore com equipes globais ou lide com clientes exigentes, você precisa se comunicar de forma eficaz e eficiente. Mas como você gerencia sua energia e atenção quando precisa ser responsivo por longas horas? Neste artigo, vamos compartilhar algumas dicas de como melhorar suas habilidades de comunicação responsiva e otimizar sua gestão do tempo.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 5 contribuições. Saiba mais

Chaudhry Mumtaz

Deputy Area Director (Business Banking) at HSBC

1 Estabeleça expectativas claras e realistas

Um dos principais aspectos da comunicação responsiva é estabelecer expectativas claras e realistas consigo mesmo e com os outros. Isso significa ser honesto sobre sua disponibilidade, prioridades e prazos. Você pode usar ferramentas como calendários, gerenciadores de tarefas e respostas automáticas de e-mail para comunicar sua agenda e status. Ao fazer isso, você pode evitar interrupções desnecessárias, confusão e estresse. Você também pode gerenciar as expectativas de seus clientes, colegas e gerentes, mantendo-os atualizados sobre seu progresso e desafios.

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Chaudhry Mumtaz

Deputy Area Director (Business Banking) at HSBC
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Being authentic is key in forging close connections with your stakeholders. Authenticity and transparency in communication builds trust which in turn helps collaboration, inculcates open communication in setting right expectations and helps responsiveness.

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2 Escolha o canal de comunicação certo

Outro fator importante na comunicação responsiva é escolher o canal de comunicação certo para a situação. Dependendo da urgência, complexidade e tom da mensagem, talvez seja necessário usar diferentes canais, como chamadas telefônicas, reuniões por vídeo, e-mails, bate-papos ou mídias sociais. Por exemplo, se você precisar resolver um problema crítico ou transmitir um feedback confidencial, convém usar uma chamada telefônica ou uma reunião por vídeo. Se você precisar compartilhar uma atualização simples ou um documento, você pode usar um e-mail ou um bate-papo. Ao escolher o canal certo, você pode economizar tempo, evitar mal-entendidos e criar relacionamento.

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3 Equilibre capacidade de resposta e produtividade

Ser responsivo não significa estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana ou responder a todas as mensagens instantaneamente. Você também precisa equilibrar sua capacidade de resposta com sua produtividade e bem-estar. Isso significa estabelecer limites, fazer pausas e se concentrar em suas tarefas mais importantes. Você pode usar técnicas como loteamento, bloqueio e delegação para gerenciar sua comunicação e fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode agrupar seus e-mails e bate-papos e respondê-los em horários específicos durante o dia. Você também pode bloquear seu calendário para trabalho profundo ou tempo pessoal e desativar as notificações. Você também pode delegar tarefas que não estão dentro do seu escopo ou experiência para outras pessoas que possam lidar melhor com elas.

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Chaudhry Mumtaz

Deputy Area Director (Business Banking) at HSBC
(editado)
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Taking breaks and breaking down the tasks in chunks helps productivity. Before jumping into the ‘to do’ list, it is helpful to take a step back and create a ‘will do’ list to complete the tasks which are really important and high value. Some important tasks may need more thinking time and creativity and it might be best to clear the ‘noise’ before focusing on these important tasks.

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4 Ouça ativa e empática

Uma das habilidades de comunicação responsiva mais essenciais é ouvir ativa e empaticamente. Isso significa prestar atenção no que a outra pessoa está dizendo, demonstrar interesse e curiosidade e reconhecer seus sentimentos e perspectivas. Você pode usar sinais verbais e não verbais como acenar com a cabeça, parafrasear e fazer perguntas para demonstrar suas habilidades auditivas. Ao ouvir ativa e empaticamente, você pode entender as necessidades, preocupações e expectativas da outra pessoa. Você também pode criar confiança, relacionamento e colaboração.

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Chaudhry Mumtaz

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Most of us ‘listen to respond’ instead of listening to understand. If the former happens then it means that true listening is missing in our communication. It is imperative to be patient and allow the other person to finish their chain of thoughts before interrupting and sharing our own. This shows that we are actively listening and the other person feels valued and do not feel rushed. This in turn also creates great rapport and helps responsiveness.

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5 Responda com clareza e brevidade

Outra habilidade vital de comunicação responsiva é responder com clareza e brevidade. Isso significa ser claro, conciso e cortês em suas mensagens. Você pode usar linguagem simples e direta, evitar jargões e ambiguidades e usar marcadores ou listas para organizar suas informações. Você também pode usar um tom positivo e educado, evitar sarcasmo e críticas, e expressar apreço e gratidão. Ao responder com clareza e brevidade, você pode evitar confusão, falha de comunicação e conflito. Você também pode transmitir seu profissionalismo e respeito.

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Chaudhry Mumtaz

Deputy Area Director (Business Banking) at HSBC
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To achieve great communication impact, it is best to tailor commication to the audience. For example, a new recruit in the team may find it helpful to be provided with as much detail as possible when explaining a task or process. At the other end, a senior manager might need a high level summary of the issue instead of the detail. Knowing when to be concise and when to explain is dependent on the audience and leads to great communication.

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6 Buscar feedback e melhoria

A última habilidade de comunicação responsiva que discutiremos é buscar feedback e melhoria. Isso significa estar aberto a feedbacks construtivos, aprender com seus erros e encontrar maneiras de melhorar suas habilidades de comunicação. Você pode pedir feedback de seus clientes, colegas, gerentes ou mentores sobre como você pode se comunicar melhor. Você também pode usar ferramentas como pesquisas, análises ou autoavaliações para medir o desempenho e o impacto da comunicação. Ao buscar feedback e melhoria, você pode aprimorar suas habilidades de comunicação responsiva e otimizar sua gestão de tempo.

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Chaudhry Mumtaz

Deputy Area Director (Business Banking) at HSBC
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Seeking feedback is essential as it leads to increased self awareness. Feedback also needs to be timely and specific to have the best impact on performance. A growth mindset is essential to be able to recognise the development areas as per the feedback.

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