Last updated on 6 de jul. de 2024

Veja como você pode gerenciar reuniões virtuais de forma eficaz e garantir a comunicação.

Alimentado por IA e pela comunidade do LinkedIn

No ambiente de trabalho remoto de hoje, as reuniões virtuais se tornaram um item básico. No entanto, gerenciar essas reuniões de forma eficaz é crucial para garantir uma comunicação clara e uma colaboração produtiva. À medida que você navega pelos desafios da interação remota, entender as nuances da comunicação interpessoal dentro de um contexto digital permitirá que você lidere reuniões que não sejam apenas eficientes, mas também envolventes para todos os participantes.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 4 contribuições. Saiba mais

1 Definir Agenda

Para garantir que suas reuniões virtuais funcionem sem problemas, comece definindo uma agenda clara. Este roteiro guiará a discussão, mantendo-a focada e no caminho certo. Compartilhe a agenda com todos os participantes com antecedência para que eles possam preparar quaisquer contribuições necessárias. Essa preparação permite um diálogo mais estruturado e ajuda a evitar tangentes desnecessárias que podem inviabilizar o propósito da reunião. Lembre-se de alocar tempo para cada tópico para garantir uma progressão oportuna na agenda.

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Utsoritselaju Koloh

Asset Management | Fintech
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Managing virtual meetings effectively starts with clear communication and proper planning. Before the meeting, send out an agenda outlining the topics to be discussed or read it out when it starts so everyone knows what to expect. Use tools with screen-sharing capabilities to make your presentation more engaging and interactive. During the meeting, ask open-ended questions and invite team members to share their thoughts. This keeps the meeting engaging and ensures that everyone feels heard. At the end of the meeting, summarize key points and action items, follow up with an email detailing the points discussed and assign tasks to specific team members if needed.

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Gostei
Mary Ogba Ebichi

Customer Service Representative||Email,Phone,Chat Support||General Virtual Assistant||Lead Generation|Telesales||Dedicated to enhancing client's success with exceptional service.
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The business world is evolving as most organisations work remotely, it is important that these organisations seek ways to constantly collaborate and work as a team,hence the need for virtual meetings using various channels like Zoom, Google meet up, and Skype cannot be overemphasized. To efficiently manage virtual meetings, it is very important to always set the agenda of the meeting ahead of time, ensure that adequate preparations are made, slides prepared, visual aids, charts and if possible sent to the various team members prior to the scheduled day of the meeting, this way, everyone knows ahead of time and prepares.

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Júlia Tupá

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Certifique-se de que todos os participantes estão familiarizados com a plataforma de videoconferência que será utilizada (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.). Envie uma agenda clara e todos os materiais necessários com antecedência para que os participantes possam se preparar. Envie um resumo das principais discussões e decisões, além de atribuições de tarefas e prazos, se aplicável.

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2 Verificação técnica

Antes de mergulhar no coração da sua reunião virtual, reserve um momento para abordar os aspectos técnicos. Incentive os participantes a testar seus equipamentos e conexão com a internet antes da reunião. Essa etapa preventiva pode economizar tempo valioso e minimizar interrupções quando a reunião começar. Familiarizar-se e aos outros com os recursos da plataforma de reunião, como funções de mudo e compartilhamento de tela, também pode melhorar a experiência de comunicação.

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3 Envolva todos

A participação ativa é fundamental nas reuniões virtuais. Esforce-se para envolver todos os participantes, convidando contribuições e incentivando o diálogo. Isso pode ser feito fazendo perguntas abertas ou atribuindo funções, como anotador ou cronometrista, para manter todos envolvidos. Ao promover uma atmosfera inclusiva, você garante que cada membro da equipe se sinta valorizado e tenha maior probabilidade de contribuir com insights significativos para a discussão.

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Padric Scott

President & Chief Wealth Strategist | MSFP, AEP®, CFP®, CAP®, CLU®, WMCP®, ChFC®, CCFC | Former NFL & CFL | Loving Husband & Dog Dad
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Simple, don’t make it awkward. Typically, whatever we set our minds on ends up being the experience we live. So, if you say, “man I hate virtual meetings, I’m so much better in person.” Then naturally, your presence throughout the meeting will be subpar, and yes, you will constantly prove yourself right you would’ve been better in person. However, if you can approach the virtual setting as you would as if the meeting were happening right in front of you, now you can be fully present and engaging of all parties. By you making the virtual environment seem natural and seamless, you will set a stage for all parties to do the same leading to a dynamic meeting and mastermind session.

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4 Auxílios visuais

Os recursos visuais podem melhorar muito a compreensão e a retenção em reuniões virtuais. Utilize slides, gráficos ou outras ferramentas visuais para reforçar seus pontos e fornecer clareza. Esses auxílios podem quebrar a monotonia de uma chamada de vídeo e ajudar a manter a atenção. No entanto, certifique-se de usá-los criteriosamente; Muitos recursos visuais podem sobrecarregar os participantes e prejudicar a mensagem principal.

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5 Acompanhar

Após o término da reunião, não deixe o ímpeto diminuir. Envie um e-mail de acompanhamento resumindo os principais pontos, decisões tomadas e itens de ação. Essa recapitulação garante que todos estejam na mesma página e tenham uma compreensão clara de suas responsabilidades daqui para frente. O acompanhamento oportuno reforça a prestação de contas e mantém a equipe alinhada em metas e prazos.

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6 Retroalimentação

Finalmente, estabeleça um ciclo de feedback para melhorar continuamente suas reuniões virtuais. Solicite sugestões dos participantes sobre o que funcionou bem e o que poderia ser melhor. Use esse feedback para refinar sua abordagem, tornando cada reunião mais eficaz do que a última. Essa prática demonstra seu compromisso com uma comunicação eficaz e mostra que você valoriza a contribuição de sua equipe.

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Este é um espaço para compartilhar exemplos, histórias ou insights que não se encaixam em nenhuma das seções anteriores. O que mais gostaria de acrescentar?

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1 Definir Agenda

2 Verificação técnica

3 Envolva todos

4 Auxílios visuais

5 Acompanhar

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