Laatst bijgewerkt: 07 oktober 2024

We verzamelen op drie manieren gegevens over u: (1) uit uw invoer via onze webformulieren, Emperia en andere badgescanners, app-formulieren en andere mechanismen; (2) van externe bronnen; en (3) via geautomatiseerde technologieën.

Gegevens die u aan ons verstrekt

Welke soorten persoonsgegevens we rechtstreeks van u verzamelen, is afhankelijk van hoe u met ons en de Dienst communiceert en deze kunnen bestaan uit:

• contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, postadres, naam op sociale media en telefoonnummer;
• inloggegevens van accounts, zoals gebruikersnaam en wachtwoord, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie;
• andere registratie- en profielgegevens voor accounts of evenementen, zoals opleiding, werkgeschiedenis en professionele achtergrond, dieet- en toegankelijkheidsvereisten en foto;
• betalingsgegevens, zoals creditcard- of bankpasnummer;
• opmerkingen, feedback en andere gegevens die u ons verstrekt, inclusief informatie die u naar klantenondersteuning stuurt en berichten, vragen over afspraken en andere informatie waarvan u wenst dat wij ze delen met onze exposanten, bezoekers, partners en anderen;
• gevoelige gegevens die gezondheid, handicap, religie of ras of etnische afkomst onthullen, als onderdeel van een verzoek om speciale assistentie of dieetvereisten of in een medisch noodgeval; en/of
• interesses en communicatievoorkeuren, waaronder matchmaking, evenementenplanning, netwerkkeuzes en voorkeurstaal.

Om de veiligheid en het welzijn van de deelnemers aan het evenement te beschermen, kunnen we maatregelen ter voorkoming van ziekten uitvoeren, waaronder het verzamelen van gezondheidsgegevens door middel van temperatuurcontrole, testen-en-traceren met de relevante gezondheidsautoriteit, toezicht op zichtbare symptomen, of doorverwijzing naar quarantaine of medisch personeel.

Gegevens uit andere bronnen

We kunnen ook persoonsgegevens over u verkrijgen van onze groepsmaatschappijen en van andere derden, waaronder:

• dienstverleners die ons helpen een locatie te bepalen op basis van uw IP-adres om bepaalde producten aan te passen op uw locatie;
• partners waarmee we co-branded diensten aanbieden of gezamenlijke marketingactiviteiten uitvoeren;
• sociale netwerken wanneer u de Dienst toestemming geeft om toegang te krijgen tot uw gegevens op een of meer netwerken; en/of
• openbaar beschikbare bronnen en gegevensverstrekkers van wie we gegevens verkrijgen om de informatie die we bewaren te valideren of aan te vullen.

Gegevens uit het gebruik of de aanwezigheid van de dienst

Onze Dienst kan automatisch gegevens verzamelen over hoe u en uw apparaat omgaan met de Dienst, waaronder:

• computer-, apparaat- en verbindingsgegevens, zoals IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, platform en andere software die op uw apparaat is geïnstalleerd, unieke apparaatidentificatie en andere technische identificatiemiddelen, foutrapporten en prestatiegegevens;
• gebruiksgegevens, zoals de functies die u hebt gebruikt, de instellingen die u hebt geselecteerd, uw URL-klikstroomgegevens, inclusief datum- en tijdstempel en verwijzende en afsluitpagina's, en pagina's die u op de Dienst hebt bezocht; en/of
• voor locatiebewuste Diensten, uw locatiegegevens, zoals waar u zich bevindt op de plattegrond van het evenement.

We verzamelen deze gegevens via onze servers en het gebruik van cookies en andere technologieën, waaronder bluetooth en RFID.

U kunt cookies beheren via de instellingen van uw browser en andere hulpmiddelen. Als u echter bepaalde cookies blokkeert, is het mogelijk dat u zich niet kunt registreren, niet kunt inloggen, of geen toegang hebt tot bepaalde delen of niet volledig gebruik kunt maken van de Dienst. Raadpleeg voor meer informatie de cookieverklaring van de Dienst.

U kunt locatiegegevens die via mobiele apps worden verzameld beheren of beperken door uw voorkeuren te wijzigen in het voorkeurenmenu voor locatiediensten van uw apparaat of via uw keuzes met betrekking tot het gebruik van bluetooth en andere netwerkinterfaces die u kunt gebruiken om met onze Dienst te communiceren. Het gebruik van RFID-technologieën, zoals in polsbandjes, kan echter noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot bepaalde evenementen.

We verzamelen ook beeldmateriaal dat is vastgelegd door opname, fotografie of CCTV op evenementen, kantoren en andere locaties.

Afhankelijk van hoe u met ons en de Dienst communiceert, gebruiken we uw persoonsgegevens om:

• uw toegang tot en gebruik van de Dienst te verstrekken, te activeren en te beheren, inclusief uw aanwezigheid bij evenementen;
• een verzoek, bestelling, download of andere transactie te verwerken en uit te voeren;
• klant-, technische, product- en andere ondersteuning te bieden en ervoor te zorgen dat de Dienst goed werkt en veilig blijft;
• de Dienst en onze andere producten en diensten te verbeteren en om nieuwe producten, diensten en voordelen te ontwikkelen;
• u aangepaste inhoud en andere personalisatie aan te bieden om de Dienst relevanter te maken voor uw interesses en locatie
• te reageren op uw verzoeken, vragen, opmerkingen en problemen;
• u op de hoogte te stellen van wijzigingen, updates en andere aankondigingen met betrekking tot de Dienst en onze andere producten en diensten;
• gerichte advertenties, promotionele berichten, kennisgevingen en andere informatie over producten, evenementen en diensten van ons, onze gelieerde ondernemingen en derden, zoals exposanten, sponsors, licentiehouders en mediapartners te leveren;
• u uit te nodigen om deel te nemen aan gebruikerstests en enquêtes, evenals sweepstakes, wedstrijden, publieksstemmingen en soortgelijke promoties of activiteiten;
• gebruikstrends te identificeren en gegevensanalyse te ontwikkelen, inclusief voor onderzoek, audit, rapportage en andere bedrijfsactiviteiten, waaronder het bepalen van de effectiviteit van onze promotiecampagnes en het evalueren van onze bedrijfsprestaties;
• de gezondheid en veiligheid bij onze evenementen te ondersteunen; en/of
• te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen en onze overeenkomsten te handhaven.

We kunnen uw gegevens ook gebruiken om:

• relevante netwerk-, sprekerssessies, presentaties en productaanbevelingen van exposanten te verstrekken als onderdeel van onze matchmaking-diensten voor evenementen op basis van de voorkeuren en interesses die u verstrekt tijdens uw registratie, uw interacties op onze websites, platforms en tijdens onze evenementen; en/of
• deze op te nemen in deelnemersgidsen om bezoekers, exposanten en sponsors de namen en zakelijke contactgegevens te verstrekken van degenen die het evenement bijwonen.

Onze dienstverleners

Afhankelijk van de geleverde Dienst, delen we persoonsgegevens met:

• onze gelieerde ondernemingen, handelsnamen en divisies binnen de Reed Exhibitions groep van bedrijven wereldwijd (klik hier voor een lijst) en bepaalde RELX-bedrijven die technologie, klantenservice en andere gedeelde dienstenfuncties leveren; en/of
• onze dienstverleners, leveranciers, agenten en vertegenwoordigers, inclusief maar niet beperkt tot betalingsverwerkers, locatie-aanbieders, aannemers voor evenementen op locatie, klantenondersteuning, leveranciers van e-maildiensten, IT-dienstverleners, mailingbedrijven en expediteurs, om de gegevens te verwerken zoals nodig om de Dienst te leveren, een transactie te voltooien, aan uw verzoek te voldoen of anderszins namens ons op basis van onze aanwijzingen en in overeenstemming met dit privacybeleid en andere passende maatregelen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging.

Uw keuzes

Wij delen uw persoonsgegevens met onze gelieerde ondernemingen en met exposanten, sponsors, mediapartners, joint venture-partners en andere derden, waaronder entiteiten waarvoor wij optreden als agent, licentiehouder of evenementmanager, die u informatie willen sturen over hun producten en diensten die voor u interessant kunnen zijn, zoals bepaald door uw keuzes bij het beheren van uw communicatievoorkeuren en andere instellingen.

De Dienst kan forums en deelnemersgidsen bevatten waarmee u een profiel kunt aanmaken en persoonsgegevens, opmerkingen, materialen en andere inhoud kunt plaatsen en delen om anderen te helpen contact met u op te nemen. Dergelijke bijdragen die u openbaar maakt, kunnen door anderen worden verzameld en gebruikt, kunnen door zoekmachines worden geïndexeerd en kunnen mogelijk niet worden verwijderd. Wees voorzichtig bij het openbaar maken van persoonsgegevens in dergelijke openbare ruimtes.

De Dienst kan u in staat stellen om de gegevens van uw virtuele 'visitekaartje' te delen met een exposant, sponsor of branche organisatie door uw ID-badge voor het evenement op een badge-scanapparaat op een stand of een andere evenementlocatie te tikken. Hiermee kunt u ook hun product- of servicegegevens rechtstreeks ontvangen op het e-mailadres dat u verstrekt.

Wanneer u tijdens een evenement een virtuele ruimte, zone of ruimte betreedt, kunnen uw registratiegegevens worden gedeeld met andere aanwezigen, waaronder de sponsor of exposant, ter ondersteuning van het netwerken tijdens het evenement door middel van realtime videoconferenties, online chats en/of het verstrekken van virtuele visitekaartjes, onder voorbehoud van aanvullende kennisgevingen.

Bij het inwisselen van een voucher of uitnodiging voor een van onze evenementen van onze exposanten of sponsors, delen we je registratiegegevens met de exposant of sponsor voor facturerings- en/of marketingdoeleinden.

Juridische redenen

We zullen uw persoonsgegevens bekendmaken als we te goeder trouw van mening zijn dat een dergelijke bekendmaking noodzakelijk is om:

• te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften, juridische procedures of andere wettelijke verplichtingen;
• beveiligings-, fraude- of technische problemen op te sporen, te onderzoeken en te helpen voorkomen; en/of
• de rechten, eigendommen, gezondheid of veiligheid van Reed Exhibitions, onze gebruikers, werknemers of anderen te beschermen;

en als onderdeel van een zakelijke transactie, zoals een overdracht van activa of een overname door of fusie met een ander bedrijf.

Redactionele content en evenementpresentaties

Wanneer u inhoud indient, zoals het schrijven van een artikel of het produceren van een video, voor een van onze tijdschriften of andere producten, of wanneer u spreekt op een van onze evenementen, zullen we een aantal aanvullende persoonsgegevens over u verwerken, waaronder:

• een door u geproduceerde of goedgekeurde professionele biografie of profiel, die/dat uw afbeelding, gelijkenis of stem kan bevatten, en die kan worden gepubliceerd en beschikbaar kan worden gesteld aan onze abonnees, publiek van evenementen of online gepubliceerd via onze websites en socialemediakanalen voor promotionele doeleinden; en
• interne redactie, beoordeling, commentaar of feedback.

Om de diversiteit van onze redactionele inhoud en evenementenpanels te helpen verbeteren, kunnen we u vragen om, op een volledig vrijwillige basis, demografische gegevens te verstrekken zoals leeftijd, geslacht, handicap, ras, etnische afkomst, religie en seksuele geaardheid.

Conciërgedienst voor evenementen

Als onderdeel van onze conciërgedienst voor evenementen voor onze gehoste kopers, moeten we mogelijk identificatiegegevens van de overheid verzamelen, zoals paspoort- en visumgegevens, evenals relevante gegevens over gezondheid en invaliditeit om ervoor te zorgen dat aan alle vereisten voor accommodatie en dieet wordt voldaan. Deze gegevens kunnen aan onze lokale agenten worden verstrekt om de meest geschikte diensten te verkrijgen op basis van hun deskundige lokale kennis. Waar dit relevant is, hebben we meestal uw toestemming nodig. Er zijn echter enkele beperkte situaties waarin dit niet zal gebeuren, zoals in een medisch noodgeval.

Vacaturebank

Wanneer u een kandidaatprofiel aanmaakt op onze vacaturebank, kunt u uw cv en contactgegevens uploaden en loopbaaninteresses aanmaken, die u op elk moment kunt bijwerken, wijzigen of verwijderen. U kunt ervoor kiezen om recruiters toegang te geven tot uw profiel. We kunnen echter geen beperkingen opleggen aan de klanten die toegang hebben tot profielen op onze vacaturebank, waaronder mogelijk uw huidige werkgever, en we kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor welke eventualiteit dan ook. Hoewel de toegang beperkt is tot onze klanten in de vacaturebank en wij vereisen dat zij ermee instemmen het platform uitsluitend voor wervingsgerelateerde doeleinden te gebruiken, verifiëren wij hun identiteit niet en hebben wij geen controle over hun verdere gebruik, bekendmaking of bewaring van de gegevens.

Prijzen voor de branche

Deelnemers, genomineerden en sponsors van door ons georganiseerde prijsuitreikingen voor de branche worden uitgenodigd om deel te nemen door het indienen van nominaties voor prijzen, organisatorische beoordelingen of aanwezigheid bij prijsuitreikingen. Alle nominaties en organisatorische beoordelingen worden alleen gebruikt voor het beheer van het toekenningsproces.

U kunt uw communicatievoorkeuren en andere instellingen aanpassen en beheren wanneer u zich registreert bij de Dienst, door de functies en voorkeuren van uw account bij te werken, door gebruik te maken van het afmeldings- of uitschrijvingsmechanisme of andere middelen die worden verstrekt in de communicatie die u ontvangt, of door contact met ons op te nemen. Wij behouden ons het recht voor om u op de hoogte te stellen van wijzigingen of updates van de Dienst wanneer dat nodig is.

U kunt zich afmelden voor gepersonaliseerde matches en in plaats daarvan aanbevelingen ontvangen op basis van onze meest populaire resultaten, [door tijdens het registratieproces 'afmelden' te selecteren, u uit te schrijven via eventuele volgende e-mails of door contact met ons op te nemen via het onderstaande contactadres].

Self-service

De Dienst kan u in staat stellen om rechtstreeks toegang te krijgen tot uw account-, profiel- en deelnemerslijstgegevens en op elk gewenst moment correcties, updates of verwijderingen daarin aan te brengen. Het is uitsluitend uw verantwoordelijkheid om dergelijke gegevens actueel te houden. U kunt uw account ook sluiten, uw profiel verwijderen of uw deelnemerslijstgegevens verwijderen via de Dienst of door contact op te nemen met de klantenservice van de Dienst.

Privacycentrum

U hebt op grond van Europese en bepaalde andere privacy- en gegevensbeschermingswetten mogelijk het recht om, indien van toepassing, kosteloos om het volgende te verzoeken:

• toegang tot en correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van onze verwerking van uw persoonsgegevens, of om bezwaar te maken tegen onze verwerking; en
• overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via ons Privacycentrum. Wij zullen op uw verzoek reageren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Om uw privacy en veiligheid te beschermen, kunnen we u vragen om uw identiteit te verifiëren.

We bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om de Dienst te verlenen en de door u aangevraagde transacties uit te voeren, of voor andere essentiële doeleinden zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het bijhouden van zakelijke en financiële administratie, het oplossen van geschillen, het handhaven van de veiligheid, het opsporen en voorkomen van fraude en misbruik, en het handhaven van onze overeenkomsten.

We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar en richten de Dienst ook niet op kinderen jonger dan 13 jaar.

We nemen passende technische en organisatorische voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en misbruik en onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging.

Uw persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen en verwerkt in uw regio of een ander land waar gelieerde ondernemingen van Reed Exhibitions en hun dienstverleners servers en faciliteiten onderhouden. Dit omvat, maar is niet beperkt tot Australië, Brazilië, China, Duitsland, de Filipijnen, Frankrijk, India, Indonesië, Italië, Japan, Maleisië, Mexico, Oostenrijk, Saoedi-Arabië, Singapore, Thailand, Turkije, de Verenigde Arabische Emiraten, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Vietnam, Zuid-Afrika en Zuid-Korea. We nemen stappen, inclusief via contracten, om ervoor te zorgen dat de gegevens ongeacht hun locatie beschermd blijven, op een manier die in overeenstemming is met de beschermingsnormen die vereist zijn onder de toepasselijke wetgeving.

Wanneer we persoonsgegevens van u verzamelen binnen het toepassingsgebied van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, doen we dit:

• waar nodig om de Dienst te verlenen, een transactie uit te voeren of anderszins een contract met u uit te voeren, of op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een contract;
• waar nodig voor onze naleving van de toepasselijke wetgeving of andere wettelijke verplichtingen;
• waar nodig voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang;
• waar nodig om de vitale belangen van u of iemand anders te beschermen;
• waar van toepassing, met uw toestemming; en/of
• voor zover dit nodig is om ons bedrijf te runnen, de veiligheid van onze systemen, klanten en gebruikers te beschermen, fraude op te sporen of te voorkomen, onze klanten in staat te stellen te voldoen aan wettelijke verplichtingen, of te voldoen aan onze andere legitieme belangen zoals beschreven in de bovenstaande rubrieken “Gegevens die we verzamelen”, “Hoe we uw gegevens gebruiken” en “Delen van uw gegevens”, behalve wanneer onze belangen ondergeschikt zijn aan uw privacyrechten.

Wanneer we ons baseren op uw toestemming om persoonsgegevens te verwerken, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken en wanneer we ons baseren op legitieme belangen, hebt u mogelijk het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking.

We zullen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Alle wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte revisiedatum. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen, zullen we dit melden via de Dienst of op een andere manier.

Als u vragen, opmerkingen, klachten of verzoeken hebt met betrekking tot dit Privacybeleid of onze verwerking van uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen via ons Privacycentrum. U kunt u ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in het toepasselijke rechtsgebied.

De functionaris voor gegevensbescherming voor onze bedrijven die persoonsgegevens verwerken binnen het toepassingsgebied van de wetgeving inzake gegevensbescherming van de Europese Unie en Zwitserland, en die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland is RX France SAS, 52-54, Quai de Dion-Bouton, CS 80001, Puteaux Cedex 92806, Frankrijk. De vertegenwoordiger voor gegevensbescherming voor onze bedrijven die persoonsgegevens verwerken in het kader van de wetgeving inzake gegevensbescherming van het Verenigd Koninkrijk en die gevestigd zijn buiten het Verenigd Koninkrijk is Reed Exhibitions Limited, Gateway House, 28 The Quadrant, Richmond, Surrey, TW9 1DN, Verenigd Koninkrijk.

U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via ons Privacycentrum.

Reed Exhibitions vindt het belangrijk om uw privacy te respecteren en te beschermen. Dit privacybeleid is van toepassing op elke website, evenement, app en andere dienst van Reed Exhibitions (elk een “Dienst”) die verwijst of een link bevat naar dit privacybeleid. Dit privacybeleid kan worden aangevuld met bijkomende privacyverklaringen, voorwaarden of kennisgevingen die aan u worden verstrekt. De  Reed Exhibitions entiteit die eigenaar of beheerder is van de Dienst, zoals daarin aangegeven, is de primaire verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens die worden verstrekt aan of verzameld door of voor de Dienst.