Admissão de funcionários: um guia completo para você!

O mercado de trabalho tem passado por constantes mudanças, por isso, compreender os diferentes aspectos dos processos de admissão de funcionários e contratos de trabalho é fundamental para o sucesso do departamento de RH.

Este guia oferece uma visão completa para micro, pequenas e médias empresas, visando otimizar as operações de RH, desde o recrutamento até o onboarding, além de ajudá-lo a entender as mudanças na reforma trabalhista.

Principais tipos de Contrato de Trabalho

Entender os tipos de contrato é fundamental para adequar as necessidades da empresa com as expectativas dos funcionários.

Contrato por tempo determinado: este contrato tem um prazo definido, normalmente não excedendo 2 anos, e não inclui multa de FGTS ou indenização de aviso prévio ao término.
Contrato por tempo indeterminado: é o modelo mais comum, onde não há prazo para finalização do vínculo. Após o período de experiência, qualquer uma das partes pode rescindir o contrato com aviso prévio, e o empregado possui direitos a benefícios como FGTS e o seguro-desemprego em caso de demissão sem justa causa.
Contrato de trabalho temporário: utilizado para demandas urgentes ou sazonais, podendo ser estendido até nove meses. Após o término, os empregados têm os mesmos direitos que no contrato por tempo indeterminado.
Contrato de Jovem Aprendiz: projeto federal brasileiro criado em 2000, destinado a jovens de 14 a 24 anos, com o objetivo de combinar atividades práticas e teóricas. Empresas com mais de 7 funcionários são obrigadas a ter jovens aprendizes. O contrato tem duração máxima de dois anos e a jornada de trabalho é limitada a 6 horas diárias para os que cursam o ensino fundamental e 8 horas para os que completaram o ensino médio.

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Documentos, registros e formulários do processo de admissão de funcionários

Os documentos necessários para formalizar a contratação de um funcionário variam conforme a natureza do emprego, mas geralmente incluem:

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
RG (Registro Geral) ou documento de identidade equivalente
CPF (Cadastro de Pessoas Físicas)
Título de eleitor, se aplicável
Certificado militar (para homens)
Número do PIS/PASEP
Comprovante de residência
Certidão de nascimento ou casamento, dependendo do estado civil
Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, se tiver

Esses documentos são fundamentais para identificar o profissional, informar dados básicos sobre sua vida civil e garantir a regularidade da empresa e dos funcionários.

Também é necessário realizar diversos registros essenciais, incluindo:

Registro na Carteira de Trabalho Digital (CTPS) do colaborador.
Preenchimento da Ficha de Registro de Empregados, detalhando as informações do funcionário.
Registros relacionados a benefícios e direitos trabalhistas, como o salário-família e o Imposto de Renda.

Exame Médico Admissional

O exame médico admissional, conduzido por um médico do trabalho, é uma obrigação legal para confirmar se o funcionário está apto a realizar suas tarefas. A empresa deve manter em arquivo o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Declarações e formulários

Dependendo do tipo de trabalho, outros formulários e declarações podem ser necessários, por exemplo:

Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda
Declaração optando ou não pelo vale-transporte
Contrato de trabalho, que especifica termos e condições de emprego
Formulário de cadastramento no sistema do eSocial

Cada empresa pode ter requisitos adicionais de acordo com suas políticas internas e a natureza do trabalho. Portanto, essa lista não é definitiva e pode variar de acordo com a legislação vigente e as necessidades específicas da empresa.

Segundo pesquisa do Ibope encomendada pela Acesso Digital, da entrega dos documentos até a digitação dos dados no sistema, a espera pode chegar a duas semanas em 64% das empresas.

Por outro lado, 91% dos entrevistados acreditam que no futuro a tecnologia fará parte de todo o processo de contratação. A boa notícia é que esse futuro, na verdade, está bem aqui, no presente.

Continue a leitura para entender melhor.

O que é a admissão de funcionários on-line e como implementar na sua empresa

A admissão de funcionários on-line é um passo fundamental na transformação digital do RH, eliminando a necessidade de papel e reduzindo custos com impressão e armazenamento.

Entretanto, implementar essa tecnologia começa com um bom sistema de admissão on-line, afinal, a admissão digital exige uma mudança de cultura, processos e tecnologia dentro da empresa, o que pode apresentar desafios.

Contudo, para micro e pequenas empresas, a agilidade e a eficiência no processo de admissão on-line podem ser diferenciais competitivos no mercado. Profissionais de RH e Departamento Pessoal, tanto de micro, pequenas quanto médias empresas, se beneficiam da digitalização por meio da otimização de tempo e recursos, permitindo-lhes focar em tarefas estratégicas.

Etapas do processo de admissão digital

A admissão digital de funcionários transforma o processo tradicional de contratação, tornando-o mais eficiente e menos propenso a erros. Confira quais são as etapas fundamentais dessa ação:

Recrutamento e seleção: Envolve a busca dos candidatos mais qualificados para a vaga. A tecnologia pode ajudar na filtragem e análise de currículos.
Entrega e verificação de documentos: nesta etapa, os documentos necessários são coletados e verificados. Plataformas digitais como a Pontomais, podem centralizar e simplificar este processo.
Registro de admissão: após a verificação dos documentos, os registros de admissão são feitos, incluindo o registro na Carteira de Trabalho Digital e outros registros internos da empresa.
Onboarding: esta é a etapa final, onde o novo colaborador é integrado à empresa. O onboarding digital pode incluir treinamentos on-line, familiarização com a cultura da empresa e orientações gerais sobre o trabalho.

Mas você também pode – e deve – apostar em ferramentas que simplificam e otimizam esse processo, tornando-o mais rápido e livre de burocracias. Como a plataforma Admissão, desenvolvida pela VR Gente (antiga PontoMais).

Trata-se de uma solução digital que garante processos mais seguros e de acordo com a legislação. Através do sistema, os candidatos podem anexar documentos digitalizados diretamente na ferramenta, centralizando o recebimento de exames, documentos e formulários. Tudo isso, sem a necessidade de papelada, garantindo mais autonomia para o RH e impactos positivos para a natureza.

Com um dashboard intuitivo, o RH pode visualizar facilmente o processo de admissão de funcionários, simplificando a contratação de novos funcionários de forma eficiente e rápida. Além disso, a plataforma assegura a segurança de dados, em conformidade com a LGPD.

O sistema oferece uma solução intuitiva e dinâmica para gerenciar o avanço de cada candidato, proporcionando praticidade e otimização dos processos de contratação.

Com recursos de gestão de documentos digitais, a plataforma permite flexibilidade, personalização, geração de relatórios e suporte durante todo o processo de admissão.

Como funciona o processo de contratação de um estagiário?

A admissão de estagiários segue um protocolo distinto, pois eles não são considerados empregados sob a CLT, mas regidos pela Lei do Estágio (Lei nº 11.788/2008). Por isso, os principais pontos a serem considerados são:

Contrato de estágio: no Termo de Compromisso de Estágio (TCE) deve especificar claramente a duração do estágio, carga horária, atividades que serão executadas, valor da bolsa auxílio e possíveis benefícios. É essencial que tanto a instituição de ensino quanto a empresa e o próprio estagiário assinem este contrato.
Vínculo com a instituição de ensino: é necessário que o estagiário esteja regularmente matriculado e frequentando uma instituição de ensino. Em todos os estágios, o papel da instituição de ensino é indispensável para validar e fiscalizar o processo, ok?
Acompanhamento pedagógico: durante o período de estágio, o estudante é supervisionado tanto pela empresa quanto pela instituição de ensino. É ideal que um professor orientador da instituição de ensino e um supervisor na empresa acompanhem a evolução das atividades do estagiário. É comum que se peça relatórios de atividades e, ao final do estágio, uma avaliação de desempenho.
Direitos do estagiário: os estagiários têm direito a uma série de benefícios, como seguro contra acidentes pessoais, recesso remunerado após um ano de estágio na mesma empresa e carga horária reduzida em períodos de avaliação na instituição de ensino.

Vale enfatizar que a contratação de estagiários é uma excelente maneira de descobrir talentos, além de contribuir de maneira significativa para a formação profissional dos estudantes.

Como as mudanças na Lei 13.467/2017, com a Reforma Trabalhista, impactam a admissão de funcionários?

A Reforma Trabalhista instituiu uma série de mudanças que impactam diretamente a admissão de funcionários.

Elas redefinem certas dinâmicas trabalhistas, trazendo inovações que podem ser tanto benéficas quanto desafiadoras para as empresas. Então fique atento para garantir a conformidade legal no processo de admissão.

Algumas das principais mudanças são:

Trabalho Intermitente

Uma de suas principais inovações foi a regulamentação do contrato de trabalho intermitente, uma modalidade de contrato flexível em que o funcionário é pago por período trabalhado. Isso permite que as empresas contratem colaboradores apenas durante os períodos de maior demanda, sem necessidade de manter um contrato estável.

Terceirização

A reforma também expandiu a terceirização para todas as atividades da empresa, não apenas para atividades-meio. Contudo, é importante destacar que a contratação de terceiros implica em algumas responsabilidades da empresa contratante em relação aos direitos trabalhistas dos funcionários terceirizados.

Autônomo exclusivo

A reforma trabalhista trouxe também a figura do autônomo exclusivo, que, mesmo prestando serviços apenas para uma empresa, não tem vínculo empregatício. É uma alternativa legal que a sua empresa pode utilizar, mas é importante ter cuidado para não desvirtuar a relação de emprego.

Negociação coletiva

A reforma valorizou a negociação coletiva entre empresas e sindicatos, permitindo que muitos aspectos que antes eram estritamente definidos pela lei possam ser deliberados entre as partes. Isso confere mais espaço para arranjos contratuais personalizados.

Jornada de Trabalho

A Lei permitiu flexibilizações na jornada de trabalho, como a possibilidade de estabelecer jornadas de 12 horas seguidas por 36 horas de descanso, desde que devidamente acordado.

Os 6 erros mais comuns no processo de admissão de funcionários

É, o processo de admissão de funcionários pode apresentar muitos desafios.

Alguns erros são comuns e podem levar a consequências negativas, como retrabalho, multas por descumprimento da legislação e insatisfação dos novos contratados.

Falta de planejamento: é imprescindível planejar suas necessidades de trabalho e ter um processo bem definido para a obrigação de admissão. A falta de planejamento pode resultar em contratações apressadas, inadequadas ou não compatíveis com a estrutura de custos da empresa.
Descrição imprecisa do cargo: a descrição do trabalho deve ser clara e detalhada para atrair o candidato correto. Deixar de descrever completamente as funções pode resultar em contratações inadequadas e rotatividade de pessoal (o leva, claro, a mais gastos desnecessários).
Verificação insuficiente de antecedentes: é importante verificar adequadamente os candidatos antes da contratação. Isso inclui referências profissionais, histórico educacional, entre outros pontos. Ninguém quer levar esse tipo de risco para dentro da empresa, quer?
Negligenciar a legislação trabalhista: é essencial conhecer as leis e regulamentações vigentes que regem o processo de admissão de funcionários. Ignorar aspectos legais – como contratos, documentação e direitos trabalhistas – pode levar a multas e outras penalidades.
Demora na integração: a integração adequada de novos funcionários (o onboarding) é uma parte crucial do processo de admissão. Ela deve ser feita de forma rápida e eficiente para ajudar os recém-contratados a se ambientarem e contribuírem para a organização.
Falta de treinamento: a falta de um programa de treinamento adequado pode impedir que o novo funcionário se sinta parte da organização e desempenhe suas funções de maneira eficaz.

Evitar esses erros comuns é essencial para minimizar riscos e maximizar a eficiência e a produtividade de suas contratações.

Treinamento de Cultura Organizacional

O treinamento de cultura organizacional é uma etapa fundamental no processo de admissão de funcionários, especialmente durante a etapa de onboarding.

Este treinamento visa alinhar os novos funcionários com os valores, normas e práticas da empresa.

As estratégias são diversas, e podem incluir:

Sessões interativas: Workshops e seminários que destacam os valores centrais da empresa.
Materiais de Aprendizagem: Fornecimento de manuais, vídeos e outros materiais para facilitar a compreensão da cultura organizacional.
Envolvimento da liderança: Participação ativa dos líderes na transmissão dos valores e na integração dos novos membros.

Promova a diversidade e inclusão na contratação de funcionários

A diversidade e a inclusão têm se mostrado um diferencial não apenas por questões éticas e de justiça social, mas também porque geram ambientes de trabalho mais inovadores e produtivos.

Incluir uma política de diversidade e inclusão na estratégia de admissão de funcionários pode trazer muitos benefícios.

Veja algumas dicas de como fazer isso na prática:

Compromisso da liderança

É essencial o comprometimento dos líderes da empresa para desenvolver uma cultura de diversidade e inclusão. Sem o suporte da alta gestão, essas iniciativas podem não ter o impacto desejado.

Revisão das descrições de cargos

Certifique-se de que a linguagem utilizada nas descrições de trabalho seja inclusiva e acolhedora para todos os candidatos, independentemente de seu gênero, etnia, religião, idade, orientação sexual, entre outros.

Fontes de recrutamento diversas

Amplie sua busca por talentos. Por exemplo, participe de feiras de carreiras voltadas para grupos sub-representados ou faça parcerias com organizações que auxiliam profissionais de grupos minoritários.

Treinamento de entrevistadores

Proporcione treinamento aos entrevistadores sobre diversidade e inclusão, incluindo como reconhecer e minimizar os vieses inconscientes.

Painel de entrevistadores diversificado

A diversidade entre os entrevistadores pode proporcionar diferentes perspectivas e minimiza a possibilidade de viés na seleção.

Lembre-se que a diversidade e a inclusão devem ser mais do que apenas um slogan ou “algo a ser cumprido”. Deve estar integrado ao DNA da empresa, fazendo parte de sua missão, visão e valores.

Avaliação de desempenho e progressão de carreira na admissão de funcionários

Esses são conceitos importantes que toda empresa precisa considerar desde o início do processo de admissão.

Aqui estão algumas etapas que podem otimizar esse processo:

Definindo metas claras desde o início: tão logo um novo funcionário é contratado, é crucial estabelecer metas claras e mensuráveis para avaliar o desempenho. Isso dá a cada pessoa uma ideia clara de suas responsabilidades e de que forma o seu trabalho contribui para os objetivos da empresa.
Proporcionando feedback regular: a avaliação não deve ser apenas um evento anual, mas um processo contínuo. Acompanhe regularmente o desempenho dos funcionários, fornecendo feedbacks, reconhecendo os bons desempenhos e trabalhando junto para melhorar as áreas de desafios!
Estabelecendo um processo de revisão: implemente um processo formal de revisão de desempenho que seja consistente e justo, tomando as decisões de promoção, bonificação ou aumento de salário com base nesse sistema.
Criando um plano de desenvolvimento individual: ajude os funcionários a traçar um plano para o crescimento e desenvolvimento de suas carreiras. Isso pode incluir treinamentos, cursos para aprofundar conhecimentos específicos, mentoria e oportunidades de liderança.
Promovendo a cultura do aprendizado contínuo: Incentive os funcionários a buscar oportunidades para aprender e crescer, valorizando a capacidade deles se adaptarem e adquirirem novas competências.
Comunique as oportunidades de progressão: É importante que os funcionários saibam das oportunidades de progressão dentro da empresa e entendam o que é necessário para alcançá-las.

5 motivos para você tornar o processo de admissão de funcionários automatizado

A tecnologia tem revolucionado diversos aspectos da gestão de recursos humanos, incluindo o processo de admissão de funcionários. A automação dessa etapa pode trazer várias vantagens para a sua empresa, como estas:

Eficiência

Ferramentas digitais podem acelerar significativamente o processo de admissão. Processos manuais como preenchimento de formulários, coleta e verificação de documentos podem ser realizados de maneira mais rápida e precisa.

Organização

Com a automação, todas as informações e documentos necessários ficam armazenados em um único local. Isso simplifica a gestão desses dados, além de facilitar consultas futuras.

Redução de erros

A digitalização do processo de admissão limita a ocorrência de erros humanos que podem ocorrer durante a coleta e o registro de informações.

Compliance

Estar em conformidade com as leis trabalhistas é essencial. As plataformas de admissão automatizadas auxiliam nesse aspecto, já que podem incluir funcionalidades de conformidade incorporadas para ajudar as empresas a cumprir as regulamentações aplicáveis.

Economia

Automatizar o processo de admissão pode resultar em economia de tempo e recursos. Dessa forma, a equipe de RH pode concentrar seus esforços em outras tarefas estratégicas.

Esse tipo de implementação é, sem dúvidas, um investimento valioso para as empresas que buscam otimizar seus processos e melhorar sua gestão.

Para isso, pode contar com a nossa plataforma Admissão.