Opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne
Jako pracodawca w UE musisz upewnić się, że Twoi pracownicy są objęci odpowiednim zabezpieczeniem społecznym. Każdy kraj UE ma własne przepisy o zabezpieczeniu społecznym. Przepisy unijne koordynują jednak poszczególne systemy krajowe, aby zagwarantować, że osoby przenoszące się do innego kraju nie stracą swoich uprawnień (np. emerytalnych albo prawa do opieki zdrowotnej) i zawsze będą poinformowane o tym, którego kraju ustawodawstwo ma w ich sytuacji zastosowanie.
Zasada ogólna: zastosowanie mają tylko przepisy jednego kraju
Twoi pracownicy mogą jednocześnie podlegać przepisom o zabezpieczeniu społecznym tylko jednego kraju UE. Prawa i obowiązki wynikające z tych przepisów są takie same dla wszystkich pracowników w danym kraju bez względu na to, czy są to pracownicy miejscowi, czy z zagranicy. Zwykle kraj, w którym Twoi pracownicy pracują (lub pracujesz jako osoba samozatrudniona), to kraj, w którym należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne. Nie ma znaczenia, gdzie znajduje się ich miejsce zamieszkania lub siedziba Twojego przedsiębiorstwa.
Jeżeli Twoi pracownicy (lub Ty jako osoba samozatrudniona) mieszkają w innym kraju UE niż kraj, w którym pracują lub są ubezpieczeni, mogą potrzebować formularza S1. Dokument ten umożliwia im korzystanie z opieki zdrowotnej w kraju zamieszkania, podczas gdy są oni objęci systemem zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracują.
Z życia wzięte
Ruta pracuje dla przedsiębiorstwa wielonarodowego z siedzibą w Niemczech i powierzono jej wykonanie prac we Francji. Mieszka w Niemczech i codziennie dojeżdża do pracy do Francji. Ponieważ Ruta pracuje we Francji, musi przestrzegać zasad francuskiego systemu zabezpieczenia społecznego. Pracodawca Ruty rejestruje się we francuskim zakładzie ubezpieczeń społecznych i dba o to, by Ruta również została w nim zarejestrowana. Ruta opłaca składki na ubezpieczenia społeczne we Francji, co gwarantuje jej otrzymanie w tym kraju odpowiednich świadczeń.
Z życia wzięte
Tiago jest projektantem graficznym i mieszka w Portugalii. Prowadzi działalność na własny rachunek i pracuje głównie w Hiszpanii. Ponieważ Tiago pracuje w Hiszpanii, musi przestrzegać hiszpańskich przepisów o zabezpieczeniu społecznym. Tiago sam rejestruje się w hiszpańskim zakładzie ubezpieczeń społecznych. Ponieważ Tiago mieszka w Portugalii, a jest ubezpieczony w Hiszpanii, składa wniosek o wydanie formularza S1. Dokument ten umożliwia mu korzystanie z usług opieki zdrowotnej w Portugalii, podczas gdy jest on objęty hiszpańskim systemem zabezpieczenia społecznego.
Wyjątki: pracownicy delegowani
Jeżeli wysyłasz pracowników (lub sam/sama wyjeżdżasz jako osoba samozatrudniona) do pracy w innym kraju UE na okres krótszy niż 2 lata, mogą oni pozostać ubezpieczeni w kraju, w którym byli pierwotnie zatrudnieni, pod pewnymi warunkami. W przypadku delegowania krótkoterminowego postaraj się o formularz A1 (zwany również PDA1). Jest to zaświadczenie o objęciu ubezpieczeniem, z którego wynika, że Twoi pracownicy pozostają ubezpieczeni w kraju, w którym wcześniej pracowali.
Z życia wzięte
Paulo pracuje dla włoskiego przedsiębiorstwa i został wysyłany do pracy w Belgii przy projekcie trwającym 18 miesięcy. Ponieważ Paulo został oddelegowany do pracy w Belgii na okres krótszy niż 2 lata, może pozostać we włoskim systemie zabezpieczenia społecznego. Pracodawca Paulo składa wniosek o wydanie formularza A1 (PDA1) stanowiącego zaświadczenie o objęciu ubezpieczeniem, z którego wynika, że Paulo będzie nadal ubezpieczony we Włoszech. Podczas gdy Paulo tymczasowo pracuje w Belgii, nadal opłaca składki na ubezpieczenia społeczne we Włoszech.
Z życia wzięte
Kasia prowadzi działalność doradczą na własny rachunek w Szwecji i przyjmuje zlecenie na okres 6 miesięcy we Francji. Ponieważ praca Kasi we Francji jest na czas określony, który trwa mniej niż 2 lata, Kasia może pozostać w szwedzkim systemie zabezpieczenia społecznego. Kasia składa wniosek o wydanie formularza A1 (PDA1), aby mogła zachować szwedzkie ubezpieczenie. Podczas gdy Kasia tymczasowo pracuje we Francji, nadal opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w Szwecji.
Szczególne przypadki: praca w wielu krajach
Jeżeli Twoi pracownicy pracują jednocześnie w więcej niż jednym kraju UE, szczegółowe zasady określają, gdzie należy odprowadzać składki. Indywidualnie dla każdego przypadku sprawdza się m.in., gdzie znajduje się miejsce zamieszkania i jaka część pracy pod względem ilościowym wykonywana jest w poszczególnych krajach.
Ty i osoby przez Ciebie zatrudnione musicie poinformować odpowiednie instytucje zabezpieczenia społecznego w kraju, w którym one mieszkają, jak uregulowana jest ich praca w różnych krajach. Należy przedstawić dokumenty, z których wynika sytuacja w zakresie pracy, np. umowy, harmonogramy pracy oraz wszelkie inne istotne dokumenty. Instytucje zabezpieczenia społecznego porozumieją się co do tego, które prawo krajowe będzie mieć zastosowanie.
Z życia wzięte
Sophie mieszka w Belgii i wykonuje pracę przez 50 proc. czasu w Belgii, przez 30 proc. czasu we Francji i przez pozostałe 20 proc. czasu w Niemczech. Ponieważ pracuje w różnych krajach, zastosowanie mają zasady szczególne określające, gdzie powinna płacić składki na ubezpieczenia społeczne. Sophie i jej pracodawcy informują o tej sytuacji odpowiednie instytucje zabezpieczenia społecznego. Te zaś ustalają, że mają zastosowanie belgijskie przepisy o zabezpieczeniu społecznym, ponieważ Sophie wykonuje największą część pracy w Belgii. Sophie opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w Belgii, aby zachować zgodność z przepisami i zapewnić sobie ochronę ubezpieczeniową.
Z życia wzięte
Cesar mieszka w Portugalii, ale regularnie przyjmuje zlecenia zarówno w Hiszpanii, jak i we Włoszech, przy czym jego czas pracy rozkłada się prawie równo między te trzy kraje. Cesar prowadzi działalność na własny rachunek w wielu krajach, w związku z czym szczegółowe zasady określają, które ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie. Cesar informuje o swojej sytuacji instytucje zabezpieczenia społecznego w Portugalii, Hiszpanii i Włoszech. Po wymianie informacji instytucje te ustalają, że będzie on opłacał składki w kraju, w którym wykonuje największą część swojej pracy. Cesar opłaca składki na ubezpieczenia społeczne w Portugalii, gdzie spędza najwięcej czasu, i dzięki temu zapewnia sobie odpowiednią ochronę ubezpieczeniową.
Obowiązek rejestracji i zgłoszenia
Jako pracodawca musisz zarejestrować się w instytucji zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracują Twoi pracownicy, i opłacać tam składki na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli Twoje przedsiębiorstwo nie ma tam siedziby. W ten sposób zaznaczysz swoją obecność w lokalnym systemie zabezpieczenia społecznego.
Musisz również zgłosić swoich pracowników do ubezpieczeń w instytucji zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracują. Gwarantuje to objęcie ich lokalnym systemem zabezpieczenia społecznego.
Uwaga
Większość krajów UE wymaga od pracodawców, by poinformowali organy zabezpieczenia społecznego, organy podatkowe lub agencje zatrudnienia o rozwiązaniu umowy o pracę. Ułatwia to zaktualizowanie dokumentacji pracownika dotyczącej jego ubezpieczenia społecznego, zaprzestanie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zarządzanie świadczeniami dla bezrobotnych.Informacje o poszczególnych krajach