Obowiązki pracodawców w zakresie emerytur

Zgodnie z przepisami unijnymi na pracodawcach spoczywają szczególne obowiązki prawne związane zarówno z emeryturami ustawowymi (wypłacanymi z państwowego systemu zabezpieczenia społecznego), jak i z dodatkowymi pracowniczymi programami emerytalnymi.

Emerytury ustawowe

Chociaż za zarządzanie własnym systemem emerytalnym odpowiada każdy kraj UE z osobna, przepisy unijne zapewniają koordynację między systemami krajowymi, jeżeli w sytuacji pracownika występuje element transgraniczny.

Jako pracodawca musisz zarejestrować pracowników w systemie zabezpieczenia społecznego kraju, w którym pracują. Jeżeli pracownik przeprowadza się do innego kraju UE, aby tam dla Ciebie pracować, musisz zadbać o to, by został objęty systemem zabezpieczenia społecznego tego kraju i opłacał składki zgodnie z lokalnymi przepisami.

Po przejściu na emeryturę każdy z krajów, w których pracownik pracował, oblicza z osobna jego uprawnienia emerytalne, w oparciu o okresy ubezpieczenia pracownika w każdym kraju. W konsekwencji emerytowanym pracownikom emerytura jest wypłacana oddzielnie przez każdy z tych krajów.

Jeżeli pracownik jest czasowo delegowany do innego kraju (na okres do 24 miesięcy), musisz złożyć wniosek o wydanie dokumentu przenośnego A1, dzięki któremu pracownik pozostanie objęty systemem zabezpieczenia społecznego kraju, z którego został oddelegowany.

Dodatkowe pracownicze programy emerytalne

Dodatkowe pracownicze programy emerytalne to emerytury wypłacane w ramach systemu ustanowionego wspólnie przez pracodawców lub partnerów społecznych, odrębnie od emerytur ustawowych.

Jeżeli pracownik przestał dla Ciebie pracować i przenosi się do innego kraju, musisz dopilnować, by nabyte przez niego dodatkowe uprawnienia emerytalne zostały zachowane. Oznacza to, że pracownik nie traci uzyskanych do tej pory uprawnień do świadczeń emerytalnych. Jego nieaktywne uprawnienia emerytalne muszą być traktowane tak samo jak w przypadku pracowników, którzy nigdy nie przenieśli się za granicę – aż do momentu wypłaty emerytury.

Musisz przekazać pracownikom jasne i szczegółowe informacje na temat ich uprawnień do dodatkowych świadczeń emerytalnych, zwłaszcza w przypadku gdy pracownik chce zrezygnować z pracy w Twojej firmie i przeprowadzić się za granicę. Obejmuje to informacje na temat sposobu obliczania świadczeń, zachowania świadczeń przez pracownika oraz warunków ostatecznej kapitalizacji i przeniesienia zgromadzonych nieprzepadalnych uprawnień emerytalnych.

Jeżeli pracownik chce skapitalizować i przenieść swoje dodatkowe uprawnienia emerytalne do programu emerytalnego w innym kraju, musisz mu w miarę możliwości ułatwić ten proces. Nie wszystkie systemy umożliwiają jednak tego rodzaju przeniesienie – zależy to od przepisów krajowych i zasad stosowanych przez podmiot wypłacający emerytury.

Musisz również dopilnować, by okres, w którym pracownik musi być objęty programem emerytalnym, zanim nabędzie uprawnienia, nie przekraczał trzech lat.

Ogólnoeuropejskie programy emerytalne

Jeśli prowadzisz działalność w różnych krajach, warto rozważyć skorzystanie z usług transgranicznej instytucji pracowniczych programów emerytalnych (IORP). Łatwiej Ci będzie zarządzać emeryturami we wszystkich tych krajach i dostosować się do przepisów unijnych.

Twoim głównym zadaniem jako pracodawcy jest wybór takiej instytucji IORP, która spełnia wszystkie niezbędne standardy. Musisz sprawdzić jej strategię zarządzania i inwestowania, w tym czynniki z zakresu ochrony środowiska, polityki społecznej i ładu korporacyjnego.

Zastanów się również, jak można by ułatwić pracownikom przeniesienie emerytury za granicę, jeżeli podejmą taką decyzję. Do takich celów najlepiej wybrać instytucję IORP, która ma doświadczenie w przenoszeniu emerytur do innych krajów. Musisz też na bieżąco informować pracowników o ich uprawnieniach i wszelkich powiązanych kosztach.