Técnicas de manejo del tiempo y productividad

Posiblemente, una de las mayores y más frecuentes dificultades que enfrentan los trabajadores que optan por el teletrabajo es administrar correctamente su tiempo y poder equilibrar saludablemente todos los aspectos de sus vidas. Cumplir a tiempo nuestros compromisos laborales es particularmente importante cuando nos encontramos en equipos donde muchas veces, los miembros ni siquiera se conocen y a veces, ni siquiera están en el mismo país. Administrar correctamente nuestro tiempo se vuelve absolutamente crucial en este contexto y aplicar técnicas para mejorar nuestra productividad es una necesidad indispensable. Mejorar tu productividad no significa que te vas a convertir en una máquina de trabajo o que vas a trabajar desde que despiertas hasta que te vas a dormir, al contrario, si lo haces bien, le dedicas el tiempo correcto a cada tarea. Ni más ni menos. El objetivo final es ayudarte a eliminar distracciones, mejorar tu productividad y darte las herramientas para que puedas encontrar el balance perfecto entre el trabajo y tu vida personal. En mi experiencia trabajando remotamente, he descubierto que aunque existen muchas técnicas, no muchas funcionan tan bien como prometen. El principal problema que he encontrado es que muchas de estas técnicas requieren demasiado tiempo o esfuerzo para implementarlas. La clave está en usar métodos que sean sencillos, fáciles de implementar y de recordar, que tomen el menor tiempo y esfuerzo posibles. Te voy a compartir dos técnicas muy populares y efectivas que utilizamos miles de personas que trabajamos desde casa. La técnica Pomodoro y la técnica GTD. La técnica Pomodoro es muy popular en el mundo entero y puedes publicarla en cualquier entorno de trabajo. Su funcionamiento no puede ser más sencillo. Trabajas en ciclos de 30 minutos, de los cuales 25 deben ser dedicados exclusivamente a trabajar con cero distracciones. Al finalizar este periodo, tienes 5 minutos para descansar y hacer lo que quieras. A cada ciclo de trabajo de 25 minutos le llamamos un pomodoro que es la medida de tiempo que se usa en esta técnica. Cada 4 pomodoros o ciclos de 25 minutos, unas 2 horas de trabajo intenso, te puedes tomar un pomodoro de descanso, o sea, 25 minutos para hace lo que quieras sin pensar en el trabajo. Finalizado tu pomodoro de descanso, vuelves a empezar el ciclo de trabajo. Sencillo, ¿no? La técnica GTD, o "Getting Things Done", por su nombre en inglés, es una sencilla pero poderosa metodología de trabajo enfocada en resultados. El sistema se basa en un principio muy simple. Crear una lista de tus tareas pendientes e ir resolviéndolas. La lista puede estar escrita en una hoja de papel, en un bloc de notas en tu computador, lo importante es que siempre la tengas junto a ti y cada vez que acabes una tarea de la lista, la marques como finalizada para pasar a la siguiente. GTD es un sistema pensado para adaptarse a cualquier persona y cualquier proyecto. Pero no se trata únicamente de crear una lista aleatoria de tareas, se debe de cumplir con ciertas características. En GTD, las listas deben ser cortas y relevantes. Hablamos de una lista con unas 4 a 10 tareas como máximo. La idea de mantener una lista reducida es mantenerte motivado. Cualquiera puede terminar una lista con 5 o 6 elementos mientras que una lista interminable con decenas y decenas de tareas no hace más que desmotivarnos, a sentir que es imposible terminar. Con la técnica GTD, debes definir y de ser posible, agrupar tus tareas de acuerdo a su contexto. De esta forma, en un contexto de trabajo, puedes incluir tareas como realizar llamadas pendientes enviar correos electrónicos o examinar un elemento de tu código. Si todas esas tareas están agrupadas, puedes ir realizando una después de otra hasta finalizarlas todas. Por otro lado, puedes tener otras tres tareas más, como recoger a los niños, cortar el pasto o grabar ese programa de TV que te gusta que puedes agrupar en un contexto personal. Las tareas de este contexto las puedes postergar hasta que termines tu jornada laboral y hasta entonces, sabes que no tienes que preocuparte por ellas. Al utilizar diferentes contextos puedes dejar de preocuparte por tareas que no puedes solucionar en este momento y centrarte únicamente en las actividades realmente importantes del contexto en que te encuentres. Precisamente, esa es la filosofía que hay detrás de la técnica GTD, dejar de preocuparte por tu trabajo y ocuparte en hacer que las cosas pasen. Ocupación en vez de preocupación. Tanto la técnica Pomodoro como la GTD funcionan bien por separado o en conjunto y la idea es que no sólo las utilices, si no que las adaptes a tu estilo personal. Para que una metodología funcione, depende mucho de tu forma de trabajar. Todos los sistemas tienen, de una u otra forma, algún punto débil. El sistema perfecto para ti es el que tú mismo generas a partir de la adaptación de técnicas, experiencias y aprendizajes. Haz evolucionar tu propia técnica. No te quedes únicamente con lo básico. Continúa agregando y probando nuevos trucos y métodos. Haz que tu sistema se mantenga siempre en evolución constante.