Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Crea un acta del proyecto

Del curso: Fundamentos de la gestión de proyectos

Crea un acta del proyecto

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¿Tienes la definición del proyecto? ¿Tienes la declaración del alcance? Pues ya puedes encargarte de conseguir aprobación para empezar a planear el proyecto. En este paso, también redactas el acta del proyecto, que autoriza el proyecto oficialmente y lo anuncia. Nos interesa definir el proyecto para darle al cliente o al equipo de gestión la información que necesitan para aprobarlo. El proceso de evaluación difiere entre organizaciones. Normalmente, el cliente compara la información del proyecto con los criterios aceptables por su congruencia con las metas de la organización. En esta evaluación, tenemos tres resultados posibles. El proyecto se aprueba y ya podemos planificar, se deniega, o se devuelve para rehacer parte del trabajo. Cuando el proyecto se aprueba, el último paso de la iniciación es crear el acta del proyecto y repartirla. Este documento autoriza y publicita el proyecto. ¿Qué se suele incluir en el acta? El nombre del proyecto; el propósito; un breve resumen de la meta y los objetivos; una descripción más general que incluya los criterios generales de éxito, los requisitos, el alcance, los riesgos, los supuestos y los límites; un calendario de hitos a rasgos generales, y la lista de partes involucradas. Recuerda, estos componentes los desarrollas cuando empiezas con la planificación. También incluyes información sobre el gestor de proyecto: el nombre; las responsabilidades que tiene, con una breve descripción del trabajo que desempeña; su autoridad, y las tareas específicas para las que tiene autoridad, como pedir recursos o firmar contratos. Por último, en el acta añadimos una declaración formal del apoyo del patrocinador. Esta declaración es como si el patrocinador o el cliente le dieran al gestor de proyecto un poder. Quizá te preguntes por qué en el acta describimos la autoridad del gestor de proyecto. Es porque no tienen el mismo tipo de autoridad que los directivos de una organización estructurada. La autoridad de los gestores de proyectos dura tanto como el proyecto y solo se aplica a ese proyecto. Por eso, es importante que todos sepan lo que está autorizado a hacer. Cuando el acta está lista, el patrocinador del proyecto la distribuye a todas las partes involucradas. Una vez que el proyecto está aprobado y todos están al tanto de tu autoridad, puedes empezar a planificar.

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