Last updated on 6 jul 2024

A continuación, le indicamos cómo puede gestionar eficazmente las reuniones virtuales y garantizar la comunicación.

Con tecnología de la IA y la comunidad de LinkedIn

En el entorno de trabajo remoto actual, las reuniones virtuales se han convertido en un elemento básico. Sin embargo, gestionar estas reuniones de forma eficaz es crucial para garantizar una comunicación clara y una colaboración productiva. A medida que navega por los desafíos de la interacción remota, comprender los matices de la comunicación interpersonal dentro de un contexto digital le permitirá liderar reuniones que no solo sean eficientes, sino también atractivas para todos los participantes.

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1 Establecer agenda

Para asegurarse de que sus reuniones virtuales se desarrollen sin problemas, comience por establecer una agenda clara. Esta hoja de ruta guiará la discusión, manteniéndola enfocada y encaminada. Comparta la agenda con todos los participantes con anticipación para que puedan preparar las contribuciones necesarias. Esta preparación permite un diálogo más estructurado y ayuda a evitar tangentes innecesarias que pueden descarrilar el propósito de la reunión. Recuerde asignar tiempo a cada tema para garantizar una progresión oportuna a través de la agenda.

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Utsoritselaju Koloh

Asset Management | Fintech
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Managing virtual meetings effectively starts with clear communication and proper planning. Before the meeting, send out an agenda outlining the topics to be discussed or read it out when it starts so everyone knows what to expect. Use tools with screen-sharing capabilities to make your presentation more engaging and interactive. During the meeting, ask open-ended questions and invite team members to share their thoughts. This keeps the meeting engaging and ensures that everyone feels heard. At the end of the meeting, summarize key points and action items, follow up with an email detailing the points discussed and assign tasks to specific team members if needed.

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Mary Ogba Ebichi

Customer Service Representative||Email,Phone,Chat Support||General Virtual Assistant||Lead Generation|Telesales||Dedicated to enhancing client's success with exceptional service.
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The business world is evolving as most organisations work remotely, it is important that these organisations seek ways to constantly collaborate and work as a team,hence the need for virtual meetings using various channels like Zoom, Google meet up, and Skype cannot be overemphasized. To efficiently manage virtual meetings, it is very important to always set the agenda of the meeting ahead of time, ensure that adequate preparations are made, slides prepared, visual aids, charts and if possible sent to the various team members prior to the scheduled day of the meeting, this way, everyone knows ahead of time and prepares.

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Júlia Tupá

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Certifique-se de que todos os participantes estão familiarizados com a plataforma de videoconferência que será utilizada (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.). Envie uma agenda clara e todos os materiais necessários com antecedência para que os participantes possam se preparar. Envie um resumo das principais discussões e decisões, além de atribuições de tarefas e prazos, se aplicável.

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2 Comprobación técnica

Antes de sumergirse en el corazón de su reunión virtual, tómese un momento para abordar los aspectos técnicos. Anime a los participantes a probar su equipo y conexión a Internet antes de la reunión. Este paso preventivo puede ahorrar un tiempo valioso y minimizar las interrupciones una vez que comienza la reunión. Familiarizarse y familiarizarse con las características de la plataforma de reuniones, como las funciones de silencio y el uso compartido de pantalla, también puede mejorar la experiencia de comunicación.

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3 Involucrar a todos

La participación activa es clave en las reuniones virtuales. Esfuérzate por involucrar a todos los asistentes invitando a participar y fomentando el diálogo. Esto se puede hacer haciendo preguntas abiertas o asignando roles, como tomar notas o cronometrar, para mantener a todos involucrados. Al fomentar un ambiente inclusivo, te aseguras de que cada miembro del equipo se sienta valorado y sea más probable que contribuya con ideas significativas a la discusión.

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Padric Scott

President & Chief Wealth Strategist | MSFP, AEP®, CFP®, CAP®, CLU®, WMCP®, ChFC®, CCFC | Former NFL & CFL | Loving Husband & Dog Dad
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Simple, don’t make it awkward. Typically, whatever we set our minds on ends up being the experience we live. So, if you say, “man I hate virtual meetings, I’m so much better in person.” Then naturally, your presence throughout the meeting will be subpar, and yes, you will constantly prove yourself right you would’ve been better in person. However, if you can approach the virtual setting as you would as if the meeting were happening right in front of you, now you can be fully present and engaging of all parties. By you making the virtual environment seem natural and seamless, you will set a stage for all parties to do the same leading to a dynamic meeting and mastermind session.

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4 Ayudas visuales

Las ayudas visuales pueden mejorar en gran medida la comprensión y la retención en las reuniones virtuales. Utilice diapositivas, gráficos u otras herramientas visuales para reforzar sus puntos y proporcionar claridad. Estas ayudas pueden romper la monotonía de una videollamada y ayudar a mantener la atención. Sin embargo, asegúrese de usarlos con prudencia; Demasiados elementos visuales pueden abrumar a los participantes y restar valor al mensaje principal.

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5 Sigue

Después de que concluya la reunión, no dejes que el impulso disminuya. Envíe un correo electrónico de seguimiento que resuma los puntos clave, las decisiones tomadas y los elementos de acción. Este resumen garantiza que todos estén en la misma página y tengan una comprensión clara de sus responsabilidades en el futuro. El seguimiento oportuno refuerza la rendición de cuentas y mantiene al equipo alineado con los objetivos y los plazos.

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6 Retroalimentación

Por último, establezca un bucle de retroalimentación para mejorar continuamente sus reuniones virtuales. Solicite sugerencias de los participantes sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorar. Utilice estos comentarios para refinar su enfoque, haciendo que cada reunión sea más eficaz que la anterior. Esta práctica demuestra tu compromiso con la comunicación efectiva y demuestra que valoras el aporte de tu equipo.

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7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?

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7

1 Establecer agenda

2 Comprobación técnica

3 Involucrar a todos

4 Ayudas visuales

5 Sigue

6 Retroalimentación

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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A continuación, le indicamos cómo puede gestionar eficazmente las reuniones virtuales y garantizar la comunicación.

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1 Establecer agenda

2 Comprobación técnica

3 Involucrar a todos

4 Ayudas visuales

5 Sigue

6 Retroalimentación

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