Módulo de Liquidação de Despesas
É parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN).
O módulo de Liquidação de Despesas tem a finalidade de apresentar todo o fluxo de negociações do processo de Liquidação de Despesa, desde a criação do processo de licitação, até serem realizadas notificações aplicadas ao fornecedor, consulta de atrasos, prazos e pronunciamentos, registro de ocorrências pela entrega de produtos de baixa qualidade, penalidades e/ou multas, e operações que indicam que o fornecedor tenha cumprido suas obrigações com sucesso para com o contratante, quanto a entrega de produtos e realização de serviços.
O módulo de Liquidação de Despesas opera na UFRN desde 2006 e faz parte das atividades diárias do Departamento de Material e Patrimônio (DMP - Setor de Liquidação de Despesas) da UFRN.
Esta página descreve o módulo de Liquidação detalhadamente e lista todas as suas operações, manuais de utilização e vídeo-aulas.
Perfis envolvidos
- Gestor de Liquidação de Despesas: Responsável por realizar o controle da liquidação de despesas das compras da organização. Possui acesso para cadastrar as notas fiscais, registros de processos de pagamento, notificação de fornecedores em atraso, registro de pronunciamento e registro de recebimento de notificação, registros de ocorrência, registro de penalidades (multas, advertências) e as demais operações do sistema.
- Cadastrador de Protocolo: Responsável por permitir o Cadastro de Processo no módulo de Liquidação. O perfil anterior também deve ser atribuido ao usuário.
Integração com Sistemas Estruturantes
O módulo de Liquidação de Despesas não possui relações com outras sistemas externos.
Manuais do Gestor
Clique no link Página para Impressão, caso deseje acessar e imprimir a lista de manuais deste módulo.
Para acessar o módulo de contratos através do perfil de gestor, seguir o caminho indicado abaixo:
Aba Registro de Ocorrências
| Operação | Finalidade | Caminho no sistema | Vídeo-Aula | |
|---|---|---|---|---|
| Notificar Fornecedor (Empenhos Ordinários de Materiais) | Realizar a notificação de fornecedores em atraso. Mostra os fornecedores ainda não notificados e atrasados, ou seja, que receberam um empenho e não cumpriram com o prazo de entrega das mercadorias estabelecido no processo de compra relacionado. | Notificação | ||
| Notificar Fornecedor por Empenho | Realizar a notificação de fornecedores em atraso com empenhos globais. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam as notas de empenho pendentes. | Notificação | ||
| Registrar Recebimento da Notificação/Pronunciamento da Notificação | Realizar o cadastro de recebimento de notificações pelos fornecedores. A data de recebimento da notificação pelo fornecedor deve ser lançada no sistema para que seja feita a contagem do prazo de pronunciamento. | Notificação | ||
| Registrar Pronunciamento da Notificação | Realizar o cadastro de pronunciamento de uma notificação. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). Esse prazo é informado no momento do cadastro da notificação no sistema. Caso o fornecedor pronuncie-se no prazo determinado e cumpra com suas obrigações, ele informa um novo prazo para entrega das mercadorias. Esse novo prazo é contado a partir da data de pronunciamento. Se entregar nesse novo prazo, ele passa ao estado de regularizado. Caso contrário, ele pode ser punido com uma advertência ou multa. | Notificação | ||
| Cancelar Notificação | Realizar o cancelamento de notificações indevidas, utilizado principalmente em casos onde o cadastro da notificação foi realizado por engano. | Notificação | ||
| Consultar Notificação | A notificação é um comunicado por escrito enviado ao fornecedor que ganhou o processo licitatório. Este documento enviado, pode ter objetivo de alertá-lo ou de penalizá-lo pelo atraso na entrega do material à instituição. Esta operação tem a finalidade de realizar a consulta de notificações de fornecedores. | Notificação | ||
| Registrar Notificação para Penalização | Registrar um Processo de Penalidade no Sistema de Protocolo. | Penalização | ||
| Listar/Alterar | Realizar a consulta de uma Notificação de Penalidade, que consiste em exibir as penalidades aplicadas ao fornecedor, devido ao atraso na entrega de material. Além disso, é possível também alterar as informações da notificação, assim como cancelá-la. | Penalização | ||
| Calcular Multas para um Fornecedor | Efetuar o cálculo das multas aplicadas a um determinado fornecedor. | Penalização | ||
| Consultar Cálculos de Multas | Exibir a consulta de multas aplicadas a fornecedores notificados pelo atraso da entrega de material. | Penalização | ||
| Consultar Processo de Penalidade | Permitir ao usuário procurar os processos de penalidades que foram gerados. | Penalização | ||
| Gerar Processo de Penalidade | Gerar o processo no sistema de protocolos (Gestão Documental) relacionado a um processo de penalidade. Este processo reunirá Documentos que representam as notificações realizadas. Cada notificação será transformada em um documento do processo. Este processo deverá reunir as informações necessárias que possibilite a tomada de decisão referente a atitude a ser tomada pela instituição em relação aos fornecedores que não cumprem com os empenhos contratados. | Penalização | ||
| Registrar Ocorrências Diversas para o Fornecedor | Realizar o registro de ocorrência para um fornecedor participante de um processo de compra. Uma ocorrência é um recurso utilizado para registrar o histórico dos contatos e falhas cometidas por fornecedores. | Ocorrências Diversas | ||
| Registrar Ocorrências Vinculadas ao Empenho | Realizar o registro de ocorrência para um empenho de um processo de compra. | Ocorrências Diversas | ||
| Listar/Alterar Ocorrências Diversas | Realizar a consulta de ocorrências registradas para um fornecedor participante de um processo de compra. | Ocorrências Diversas | ||
| Desconsiderar Fornecedores Em Atraso | Empenho → Desconsiderar Fornecedores em Atraso |
Aba Liquidação de Despesas
| Operação | Finalidade | Caminho no sistema | Vídeo-Aula | |
|---|---|---|---|---|
| Cancelar Solicitação de Anulação de Empenho | Permitir o cancelamento de solicitações de anulação de empenhos. | Empenho | ||
| Cadastrar/Atualizar Data de Recebimento do Empenho pelo Fornecedor | Realizar o cadastro de recebimento de notas de empenhos pelos fornecedores. | Empenho | ||
| Emitir Protocolo de Empenhos | Protocolar todos os empenhos adicionados, gerando um número de documento para os empenhos agrupados. | Empenho | ||
| Registrar Ocorrência para Empenho | Realizar o registro de ocorrência para um empenho de um processo de compra. | Empenho | ||
| Solicitar Anulação de Empenho | Empenho → Anulação de Empenho → Solicitar Anulação de Empenho | |||
| Empenhos Pendentes de Registro de Recebimento | Empenho → Empenhos Pendentes de Registro de Recebimento | |||
| Associar Processo de Compra a Empenho | Associar um processo de compra ao um documento de empenho. | Processo de Compra | ||
| Informar Prazo de Entrega | Consiste em efetuar o registro de alteração do prazo de entrega, de obras, dos bens, materiais ou serviços, do processo de compra para com o fornecedor. | Processo de Compra | ||
| Alterar Remover Nota Fiscal | Permitir ao Gestor de Liquidação atualizar a NF (Nota Fiscal), adicionar empenhos à NF, alterar os itens de NF, ver detalhes do processo de compra e adicionar outra informações ao processo. | Nota Fiscal | ||
| Associar a Nota de Sistema | O controle de Notas Fiscais é realizado no SIPAC e as informações são replicadas no SIAFI, pois não existe integração entre os processos “Associar Nota Fiscal” e “Nota de Sistema”. Este processo consiste em dizer qual o número da Nota do SIAFI referente a nota do SIPAC. | Nota Fiscal | ||
| Cadastrar Nota Fiscal | Realizar o cadastro de notas fiscais no sistema, de forma que a partir deste pode ser dada a entrada de itens no almoxarifado. E pode ser realizado o tombamento de bens patrimoniais. | Nota Fiscal | ||
| Empenhos | Consultar de empenhos cadastrados no sistema. Empenhos são cadastrados pelo sistema de controle orçamentário e podem ser consultados por usuários gestores dos setores de liquidação, orçamento, patrimônio e biblioteca. | Consultas | ||
| Processo de Compra | Permitir que o gestor visualize os processos licitados e seus editais, assim como possíveis propostas e notas fiscais do processo. | Consultas | ||
| Processo de Pagamento | Realizar consultas à situação dos processos de pagamento de um determinado contrato. | Consultas | ||
| Acompanhar Solicitação de Anulação | Acompanhar um Processo de Solicitação de Anulação de Empenho. | Consultas | ||
| Alterar Processo de Pagamento | Alterar as notas fiscais associadas aos processos de pagamentos já inseridos no sistema. | Processo de Pagamento | ||
| Cadastrar Processo de Pagamento | Cadastrar Processos de Pagamento. Esta ação é necessária para que possa ser feita a solicitação de pagamentos relativos a um contrato. | Processo de Pagamento | ||
| Cadastrar Processo | Processo é o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instruções para pagamento de despesas. Esta operação tem a finalidade de realizar o cadastro de um processo no Protocolo. | Processo de Pagamento | ||
| Criar usando Processo Existente | Permitir ao Gestor de Liquidação de Despesas criar um Processo de Pagamento a partir de um processo já existente no sistema. | Processo de Pagamento | ||
| Protocolo de Processos | Adicionar os processos de pagamentos ao protocolo de processos para um determinado controle do Gestor de Liquidação. | Processo de Pagamento |
Aba Relatórios
| Operação | Finalidade | Caminho no sistema | Vídeo-Aula | |
|---|---|---|---|---|
| Buscar Protocolo de Empenhos | Esta operação tem a finalidade de pesquisar e visualizar os protocolos de empenhos já emitidos pelo sistema. | Empenho | ||
| Relatório de Empenhos do Processo | Visualizar informações sobre os empenhos de um determinado processo. Neste relatório, o usuário pode visualizar detalhes do empenho listado e consultar suas notificações. | Empenho | ||
| Relatório de Empenhos Globais | Mostrar os valores dos empenhos globais do fornecedor. | Empenho | ||
| Relatório de Empenhos por Fornecedor | Listar as informações sobre os empenhos de um determinado fornecedor. É possível visualizar detalhes do empenho listado e consultar suas notificações e ocorrências. | Empenho | ||
| Empenhos sem Data de Recebimento | Gerar um relatório dos empenhos sem data de recebimento. Um empenho se encontra sem data de recebimento quando não há um registro de recebimento deste empenho pelo fornecedor. | Empenho | ||
| Relatório da Situação de Empenhos em Atraso | Gerar um relatório da situação dos empenhos em atraso. Este relatório exibe informações de cada empenho em atraso ordenados pelos fornecedores, associados a estes empenhos. Um empenho se encontra em atraso quando o fornecedor, associado ao empenho, atrasa na entrega de materiais. | Empenho | ||
| Relatório de Fornecedores em Atraso | Este relatório exibe informações de fornecedores em atraso. Fornecedores em atraso com a entrega dos materiais devem ser notificados para que atendam a(s) nota(s) de empenho(s) pendente(s). | Fornecedor | ||
| Relatório de Fornecedores Notificados | Gerar um relatório dos fornecedores com suas notificações. | Fornecedor | ||
| Relatório de Fornecedores com Ocorrência | Emitir um relatório dos fornecedores com os seus registros de ocorrências. Uma ocorrência pode ser de vários do tipos: multa, advertência, atraso na entrega de materiais/serviços, entre outras. | Fornecedor | ||
| Relatório de Histórico Fornecedor | Exibir o histórico de notificações relacionado ao fornecedor. | Fornecedor | ||
| Relatório de Fornecedores Pronunciados e em Atraso | Exibir os dados de fornecedores que foram pronunciados e atrasaram novamente a entrega de material para a instituição. | Fornecedor | ||
| Relatório de Fornecedores Participantes da Licitação | Consiste em mostrar os fornecedores que participaram do ato licitatório. | Fornecedor | ||
| Buscar Protocolo de Processos | Apresentar os protocolos de processos, que são protocolos que se associam a um processo de qualquer tipo, para um determinado controle do Gestor. | Gerais | ||
| Prazos de Entrega do Processo de Compra | Exibe quando o fornecedor entregou (quais prazos), o serviço ou material, mencionados no processo de compra. | Gerais | ||
| Histórico do Material por fornecedor | Listar o histórico de materiais por fornecedor. | Gerais | ||
| Materiais de Consumo Imediato | Permite ao usuário visualizar as Notas Fiscais de materiais de consumo imediato que deram entrada na Instituição em um determinado período de tempo. | Gerais |
Relacionamento com outros módulos
O módulo de Liquidação de Despesas pode ser implantado independente de outros módulos, porém com algumas ressalvas que restringem a totalidade das operações:
- Sistema de Controle Orçamentário: A não utilização do módulo SCO (Sistema de Controle Orçamentário) inviabiliza as operações de consulta de empenhos.
- Módulo de Almoxarifado: A não utilização do módulo de almoxarifado impede a utilização das funcionalidades como o cadastro e alterações nas notas fiscais
- Módulo de Compras: A não utilização do módulo de compras impede a utilização das funcionalidades como a consulta de processos de compra.
- Módulo de Protocolo: A não utilização do módulo de Protocolo (Gestão Documental) impede a utilização das funcionalidades de consulta e cadastro de processos.