Do curso: Competências Básicas de Gestão de Projetos

Introdução ao processo de 12 etapas

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Introdução ao processo de 12 etapas

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Cada projeto é único, mas há um processo simples de 12 etapas que funciona com qualquer projeto. Se você seguir as 12 etapas que proponho, será um sucesso! Começarei com uma visão geral das 12 etapas, e examinaremos cada uma ao longo do curso. A etapa um serve para definir claramente qual é o projeto. Uma definição pouco clara é um motivo comum do fracasso de projetos. Logo, é essencial acordar com o cliente o que receberá em termos de qualidade, custo e prazo. Só depois disso é que você pode começar a planejar o projeto. E as etapas dois a oito explicam como ter um plano preciso. Observe que a gestão de projetos é mais uma questão de planejamento. Assim, a etapa dois consiste em listar todas as tarefas. Essas tarefas são a matéria-prima do restante do processo de planejamento. A etapa três serve para colocar as tarefas na ordem certa, utilizando post-its para elaborar “diagramas de caminho crítico”. Ela nos permite não apenas planejar a ordem de execução das tarefas, mas também colocar a duração de cada a tarefa nos post-its, para saber quanto tempo o projeto levará. Claro, pode ser complicado estimar a duração de coisas que podem variar, então veremos como fazer isso. Utilizamos a etapa quatro para adicionar uma margem de segurança ao plano para termos 90% de certeza de não decepcionar nosso cliente. Existe uma ciência para descobrir quanta contingência adicionar, e falarei sobre ela. A etapa cinco serve para definir o que fazer caso o prazo total não seja aceitável, o que é conhecido como comprimir o plano de projeto. Tendo obtido um plano de projeto de prazo aceitável, você pode transformá-lo em um Gráfico de Gantt na etapa seis. Sou um entusiasta dos gráficos de Gantt e, na etapa seis, espero fazer você gostar deles quase tanto quanto eu. Após obter o Gráfico de Gantt, você pode utilizá-lo na etapa sete para examinar os recursos. Você descobrirá se tem gente suficiente para fazer o projeto da forma desejada. Você também pode adicionar vários projetos para garantir que terá recursos suficientes para todos os projetos planejados. Também veremos isso na etapa sete. A última parte do planejamento, a etapa oito, nos ajuda a imaginar o que pode dar errado, quais são os riscos, qual a sua probabilidade e severidade se ocorrerem, e o que pode ser feito para reduzi-los. Como vimos, as etapas 2 a 8 tratam do planejamento, e agora vamos cuidar do projeto em si. A etapa nove serve para monitorar o progresso do projeto, assegurando que terminará no prazo. A etapa 10 serve para monitorar o custo e garantir que você se mantenha dentro do orçamento durante o projeto. Isso pode ser complicado, pois, se o projeto estiver atrasado, pode parecer que se gastou pouco, quando na verdade o trabalho ainda não foi feito. Portanto, precisamos ver como descobrir onde os gastos a menor ou a maior são reais. Depois, é na etapa 11 que muitas vezes a coisa pega, pois é nela que o plano é reajustado, se necessário. É aqui que é preciso admitir para o chefe ou cliente que mais tempo ou dinheiro é necessário, ou ambos. Veremos como diminuir as chances de esse problema acontecer. Por fim, chegamos à etapa 12, que é dedicada à revisão do projeto. Muitas vezes, as pessoas ignoram a etapa 12 por falta de tempo ou porque algumas partes do projeto não foram muito bem. Mas a única forma de uma organização aprender é por meio de revisões, e recomendo que você não as ignore. Assim, a última parte do curso aborda como fazer uma boa revisão de projeto. Esse é o processo de 12 etapas, então vamos examinar como executar cada etapa!

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