アポイントメールの書き方と例文｜件名・本文・宛名

営業活動中、突然お客様のオフィスを訪問しても担当者がいるとは限りません。あらかじめアポイントを取っておけば、きちんと時間を準備してもらえるでしょう。また、新規開拓営業の場合は突然訪れると警戒心を持つ方もいるので事前に約束を取り付けた方が無難です。今回はアポイントを獲得できるメールの書き方を紹介します。

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アポイントを取りたい相手は、毎日大量のメールに目を通しているでしょう。その中でアポイントの対応をしてもらうには相手の目に留まる件名を書くとアポ取りに繋がりやすいです。開けてからでないと内容が分からないのは不親切ですし、スルーされやすいです。特に伝えたいことがあるのなら件名の最初に記載するといいでしょう。 ×　「ご訪問の件」 ×　「アポイントのお願い」 〇　「来週の打ち合わせのご相談（○○会社）」 〇　「新規事業の○○のご紹介についての面談のお願い（株式会社○○）」

宛名は最低限「会社名＋名前（様）」。法人格は略さず書くことをおすすめします。最初にメールを送る際は相手の名前をフルネームにすると丁寧な印象になります。わかるようであれば部署名や役職名も入れるといいでしょう。 【例】 ○○株式会社 営業部　小林正雄様

挨拶は「お世話になっております」が一般的です。初めてメールする時は「はじめまして」と自己紹介も会社名のあと部署名と名前もフルネームで書きましょう。また紹介者がある場合はここでその旨伝えましょう。自己紹介といってもどこの会社の誰であるかを名乗る程度で十分です。 【例】 はじめまして。 ※※※の小林様よりご紹介をいただきました、 ○○株式会社法人営業部の山田一郎と申します。 いつもお世話になっております。 ○○会社　法人営業部の山田一郎でございます。

候補日は必ず複数提示します。理想は３つくらい、２つだと少なく感じ、４つだと多いと感じられるようです。候補日は３つ提示してもあくまでも自分の都合なので相手に当てはまるとも限りません。候補日で調整が取れない場合は、相手の都合に合わせて自分のスケジュールを調整することも大切です。 また、締め切りがないと相手はつい返事を先延ばしにしがちです。いつまでに返事がほしいと一言添えるだけで返信率が上がるのでぜひ加えておきましょう。期限を指定するのは催促しているようで気が引けるという人もいるかもしれませんが、書いた方が相手も予定を立てやすく行動に移しやすいのです。

相手にはメールの返信以外にスケジュールの確認など手間取らせてしまうことを忘れてはいけません。「お忙しい中大変お手数おかけしますが」など労りの気持ちをメール内に入れておくと相手に気持ちが伝わり印象がよくなります。 締めの言葉に返信をお待ちしている気持ちを含ませると効果的です。 【例】 「ご確認の程よろしくお願い申し上げます」 「ご検討どうぞよろしくお願いします」

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件名：弊社サービスの紹介についての面談のお願い（△△株式会社） ○○株式会社 営業部　部長　小林正雄様 はじめまして。 ※※※の大石様よりご紹介をいただきました、 △△株式会社法人営業部の山田一郎と申します。 この度は貴重な機会をいただきありがとうございます。 早速ではありますが、弊社のサービスについて直接ご説明する機会を頂きたく存じます。 私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、小林様のご都合はいかがでしょうか。 ＜候補日時＞ ・〇月〇日（月）〇：〇ー〇：〇 ・〇月〇日（水）〇：〇ー〇：〇 ・〇月〇日（金）〇：〇ー〇：〇 ３０分程度お時間を頂けますと幸いです。 もし不都合がございましたら小林様のご都合のつく日程を頂ければ調整いたしますのでご連絡下さいませ。 お忙しい中お手数おかけいたしますが〇月〇日までにご返信いただけますと大変助かります。ご確認の程よろしくお願いいたします。 ==================================== △△株式会社 法人営業部 山田　一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区〇〇・・・ （TEL）090-××××ー×××× （mail）×××[email protected]

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件名：打ち合わせの日程のご相談（△△株式会社） ○○株式会社 企画部　松本様 いつもお世話になっております。 △△株式会社　山田でございます。 先日ご相談いただいた○○に関しまして打ち合わせをお願いしたく思っております。 下記のいずれかの日程で貴社に伺いたいのですが、ご都合の良い日はございますでしょうか。 ・〇月〇日（火）〇：〇ー〇：〇 ・〇月〇日（水）〇：〇ー〇：〇 ・〇月〇日（金）〇：〇ー〇：〇 打ち合わせは大体１時間を予定してます。日程に不都合がある場合はご希望の日程を頂ければ調整いたしますので遠慮なくご連絡ください。 お忙しいところ恐縮ですが〇月〇日までにご返信いただけますと大変助かります。ご確認の程よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ △△株式会社 法人営業部 山田　一郎 〒123-4567　静岡県静岡市葵区○○・・・ （TEL）　090-××××ー×××× （mail）　×××[email protected]