Handleiding om Zoom te implementeren en gebruiken in de gezondheidszorg

Lees onze stap-voor-stap-introductiehandleiding om u te helpen bij het instellen van uw account. Zoom biedt een groot aantal opties en configuraties om de veiligheid en privacy van uw zorgorganisatie te waarborgen.

1. De implementatie in het kort

Hieronder ziet u in één oogopslag hoe uw implementatie van Zoom zal verlopen.

• Voeren van een startgesprek van 30 minuten met uw eigen Customer Success Manager (CSM) voor het bespreken van:
  • De doelstellingen van de implementatie
  • De reikwijdte van het project en de tijdlijn van de implementatie
  • De verwachtingen wat betreft tijdsduur en verantwoordelijkheden
  • De productvereisten
• Voorbereiding van de implementatie: als beheerder volgt u de stappen in de implementatiehandleiding om de implementatie voor te bereiden (gebruikers beheren, de Zoom Client-app installeren, enz.)
• Producttraining beheerder: leer hoe u de beheerdersportal kunt gebruiken en hoe u uw Zoom-account beheert
• Producttraining gebruikers: uw personeel en zorgverleners leren hoe ze Zoom kunnen gebruiken voor telegeneeskunde, contact met patiënten, onderlinge communicatie van het personeel en meer
• Go-live: uitrol van Zoom in uw organisatie
• Vergaderingen voor overleg met uw CSM:
• Zakelijke evaluatie

2. Aan de slag met de implementatie
Oprichten van uw Zoom-implementatieteam

Wanneer u uw Zoom-account wilt gaan configureren, richt u eerst een team van beheerders op om de implementatie en het dagelijks gebruik van Zoom te beheren.

• Zoom-beheerders toewijzen
  • Zoom-beheerders zijn verantwoordelijk voor de implementatie van Zoom binnen hun organisatie. Ze krijgen de verantwoordelijkheid om de gebruikers van hun account te beheren, waaronder door gebruikers toe te voegen, te verwijderen of te bewerken. U kunt ook de instellingen van uw organisatie, API-functies en SSO beheren. Begrijpen en controleren van systeemrollen
• Begrijpen en controleren van systeemrollen
  • Er zijn 3 rollen in het Zoom-account van uw organisatie:
    • Eigenaar: heeft alle bevoegdheden, waaronder rollenbeheer. Rollenbeheer houdt in dat u een rol aan gebruikers kunt toewijzen, waarmee u deze gebruikers toestemming geeft voor het bekijken en bewerken van een deelgroep van pagina's die bij het account horen. Accounts kunnen maar één eigenaar hebben.
    • Beheerder (back-endgebruiker): kan gebruikers toevoegen, verwijderen of bewerken. Kan geavanceerde functies zoals API, SSO en Vergaderingsconnector beheren. Ook kunnen beheerders instellingen binnen het Zoom-account wijzigen. Accounts kunnen meerdere beheerders hebben.
    • Leden: alle eindgebruikers zonder beheerdersbevoegdheden.
• Eerste stap van de accounteigenaar (optioneel): de accounteigenaar is de enige die vanaf het begin nieuwe beheerders of rollen voor aangepaste toegang tot het account kan toewijzen.
  • Nadat een gebruikersrol is gemaakt, kan de eigenaar (of anderen met bevoegdheden voor rollenbeheer) gebruikers aan die rol toewijzen, waardoor die gebruikers toestemming krijgen voor het bekijken en bewerken van een deelgroep van pagina's die bij het account horen. Volg de onderstaande stappen als u bevoegdheden voor rollenbeheer aan beheerders wilt toewijzen:
    • Meld u bij zoom.us aan als accounteigenaar of als iemand die bevoegd is om rollen te bewerken.
    • Klik in het navigatiemenu op User Management (gebruikersbeheer) en vervolgens op Role Management (rollenbeheer).
    • Klik op Edit (bewerken) in de kolom Action (actie) voor de beheerdersrol.
    • Klik op de selectievakjes die gebruikers in deze rol bevoegdheden verlenen om die pagina's te zien of te bewerken.
    • Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op Save Settings (instellingen opslaan).

3. Zoom-gebruikersbeheer

Met gebruikersbeheer kunnen accounteigenaars en beheerders hun gebruikers beheren door het toevoegen, verwijderen en toewijzen van rollen en add-onfuncties.

• Nagaan en vaststellen van uw licentiebehoeften
  • Hebben al uw gebruikers betaalde Zoom-licenties nodig? Lees meer over soorten gebruikers en rollen binnen Zoom om te bepalen welke soorten licenties het meest geschikt zijn voor uw verschillende gebruikers.
• Gebruikers inrichten
  • Accountbeheerders en accounteigenaars kunnen gebruikers handmatig toevoegen en beheren via de Zoom-webportal of tijd besparen door gebruikers in bulk te importeren via batchgewijs importeren met een CVS-bestand. Raadpleeg Managing Users (gebruikers beheren) om aan de slag te gaan.

4. Zoom-accountprofiel

De accountprofiel-pagina bevat een overzicht van uw basale accountinformatie. Een account kan een hele onderneming of een individuele gebruiker bevatten, afhankelijk van de grootte van uw account.

Afhankelijk van uw rol en abonnement kunt u ook geavanceerde functies bekijken en beheren, waaronder informatie over accountondersteuning, gekoppelde domeinen, de vanity-URL van het account en het gebruiksoverzicht met details over cloudopname en audiogebruik.

• Zorg dat de Zoom-aanmeldingservaring bij uw merk past door een vanity-URL met aangepaste merken en logo's te maken.
  • Een vanity-URL is een URL die past bij uw onderneming, zoals uwonderneming.zoom.us. Let op: dit subdomein moet verplicht worden geconfigureerd als u SSO (Single Sign-On) wilt inschakelen. Hier leidt u uw gebruikers namelijk naartoe om zich aan te melden via SSO.
• Verbeter uw organisatie zonder extra werk voor het beheerdersteam door u aan te melden voor gekoppelde domeinen.
  • Wat zijn de voordelen van gekoppelde domeinen? Elk individu dat een e-mailadres met de domeinnaam van uw organisatie heeft, wordt naar uw account verplaatst. Ook wordt iedereen die zich op een later moment met hetzelfde domein aanmeldt automatisch toegevoegd aan uw account.
• Voeg een extra beveiligingslaag toe met Single Sign-On (SSO), dat de mogelijkheid biedt om u aan te melden met de inloggegevens van uw bedrijf.
  • Wat zijn de voordelen van Zoom SSO? Zoom SSO stroomlijnt de gebruikerservaring en het accountbeheer. Zoom doet dienst als de serviceprovider (SP) en biedt automatische inrichting van gebruikers.

5. Accountinstellingen voor beveiliging configureren

Met Zoom kunt u verschillende subgroepen in uw organisatie maken die verschillende taken uitvoeren, zoals virtuele consulten met video-ondersteuning, patiëntgerichte zorg, zorgadministratie en medisch onderwijs.

• Met Zoom kunt u verschillende groepen voor het bewerken en beheren van instellingen maken, conform uw beleid. Dit betekent dat informatie wordt beschermd, aangezien alleen bevoegdheden worden verleend aan degenen die ze nodig hebben. U kunt bijvoorbeeld een groep zorgverleners hebben die wordt aangemoedigd om patiëntafspraken via Zoom op te nemen naar de cloud, en de opnamelink vervolgens toe te voegen aan het medisch dossier van de patiënt of de opname te downloaden voor opslag op uw server. Mocht uw beleid niet elk vakgebied toestaan om de ontmoeting met de patiënt op te nemen, dan kunt u uw account zo configureren dat elke subgroep de juiste bevoegdheden krijgt.
• Zoom biedt de mogelijkheid om accountconfiguraties aan te passen en bevoegdheden te beheren, wat uw organisatie kan helpen om beschermde gezondheidsgegevens te beveiligen en de naleving van uw HIPAA-verplichtingen te ondersteunen.
• Uw CSM bekijkt de accountinstellingen en het groepsbeheer tijdens uw beheerderstraining.

6. Voorbereiding van de go-live

Laat uw team succesvol kennismaken met Zoom door alle teamleden de juiste hulpmiddelen, informatiebronnen en training te geven!

• Installatie van de Zoom-desktopclient: de Zoom-desktopclient biedt gebruikers van Zoom de beste ervaring tijdens sessies. Er zijn twee manieren om de Zoom-client in uw organisatie te implementeren:
  • Handmatige installatie door werknemers: u kunt zorgverleners en personeel de opdracht geven om de Zoom-client zelf te downloaden en te installeren, door ze te verwijzen naar de website: https://zoom.us/download
  • Massa-installatie door het IT-team: beheerders kunnen de Zoom-desktopclient namens uw personeel implementeren via MSI-implementatie voor Windows of Mac, waardoor de overgang moeiteloos verloopt en gebruikers sneller aan de slag kunnen!
    • – Massa-installatie en -configuratie voor Windows
    • – Massa-implementatie met voorgeconfigureerde instellingen voor Mac
• Instellen van de agenda-integraties van uw team (optioneel, maar aanbevolen): als u Outlook of Google Agenda gebruikt, installeer dan een agenda-add-on of -extensie om uw zorgverleners en personeel te helpen efficiënter te plannen.
  
  Plannen vanuit de
  Outlook-add-in

  
  Plannen vanuit de Chrome Google Agenda-extensie

  
  Plannen met de Gsuite Google Agenda-add-in

  
  Plannen vanuit de Outlook-invoegtoepassing

  
  Plannen vanuit de Firefox Google Agenda-extensie
• Houden van een beheerderstraining: tijdens deze sessie brengen uw accounteigenaar en accountbeheerders 60 minuten met uw toegewezen CSM door om te leren over de beheerdersportal en hoe het Zoom-account wordt beheerd. Na deze training hebt u de kennis en middelen om Zoom efficiënt te beheren binnen uw organisatie.
• Houden van een training voor eindgebruikers: tijdens deze training brengt uw personeel 60 minuten met uw toegewezen CSM door om de basis van Zoom Meetings te leren. Tijdens deze training hebben we het over planning, anderen uitnodigen voor een vergadering, besturingselementen voor hosts, de Zoom-webportal en de client-desktopapp.
• Uitrol van communicatie naar uw team toe: stel interne mededelingen en communicatiebronnen samen om uw team te informeren over Zoom.
  • Aankondiging op bedrijfsniveau: laat uw team weten dat uw organisatie Zoom gebruikt. Laat uw personeel weten hoe het aan de slag kan gaan, geef antwoord op verwachte vragen en laat het personeel weten wanneer het Zoom kan gaan gebruiken.
  • Aankondiging van training: promoot de Zoom-gebruikerstraining onder uw teamleden.
  • Herinnering aan training: herinner uw teamleden aan de aanstaande trainingssessies. Ook kunt u gebruikers helpen zich op de sessie voor te bereiden door hen een voorsprong te geven met de volgende training en hulpmiddelen:
    • – Live webinar Zoom Meetings Basis: in 45 minuten leert u de basis van Zoom Meetings van een van onze Zoom-experts.
    • – Live webinar Zoom Meetings Gevorderd: hebt u een gebruiker die een Zoom-kampioen wil worden? Deze 60 minuten durende sessie over Zoom Meetings gaat verder dan de basis.
    • – Zoom-helpcentrum: doorzoek onze artikelen voor nuttige informatie over de functies en mogelijkheden van Zoom.
  • E-mail na implementatie: deel waardevolle tips en bevorder de acceptatie van Zoom door gebruikers.
    • – Trainingstoolkit: vind stap-voor-stap-handleidingen over verscheidene onderwerpen op het gebied van Zoom-implementatie. Voeg hier de pdf-bestanden EDU Playbook PDF Guides in.

7. Na implementatie: acceptatie en succes meten

Volg het gebruik binnen uw organisatie voortdurend met degelijke rapportage- en dashboardhulpmiddelen.

• Gebruik de rapportensectie van de webportal, een krachtig hulpmiddel waarmee accounteigenaars en -beheerders diverse account-, vergader- en webinarstatistieken kunnen raadplegen om te achterhalen hoe uw organisatie Zoom gebruikt.
• Krijg een helikopterbeeld van het algemene gebruik, live gegevens tijdens vergaderingen en meer met het Zoom-dashboard. U kunt deze gegevens gebruiken voor het analyseren van problemen die zich hebben voorgedaan, om de verbindingskwaliteit te controleren en om beter te begrijpen hoe gebruikers binnen uw organisatie vergaderen.

8. Implementatie van Zoom Phone

Zoom staat klaar om u te helpen bij de implementatie van uw nieuwe Zoom Phone-systeem, zodat u kunt gaan genieten van de voordelen van een moderne communicatieoplossing voor uw organisatie. Voor uw Zoom Phone-implementatie krijgt u een speciaal Success Team en aanvullende training. Of u nu kiest voor fysieke telefoons, softphones of een combinatie van die twee, wij begeleiden u tijdens het instellingsproces en helpen u bij het configureren van instellingen, zodat uw team aan de slag kan gaan!

• Na ondertekening van een BAA kunt u de Zoom Phone-producten en -functies gebruiken om met patiënten te communiceren. Als Zoom Phone op de juiste manier wordt gebruikt, kunt u bellen en gebeld worden of functies zoals visuele voicemail en het opnemen van telefoongesprekken gebruiken. U kunt zelfs planningsapps zoals GReminders integreren, zodat u automatische sms-herinneringen naar patiënten kunt sturen.
• Download het Zoom Phone-implementatieplan hier.

Integraties kunnen u helpen om klinische en administratieve workflows te stroomlijnen en vereenvoudigen, zodat zorgverleners, patiënten en personeel gemakkelijker contact kunnen maken via Zoom. Of u Zoom nu gebruikt voor telegeneeskunde, medisch onderwijs of samenwerking, wij hebben een integratie die aan uw behoeften voldoet.

Bezoek de Zoom App Marketplace for Healthcare en vind uw favoriete gezondheidsapps voor gebruik in combinatie met Zoom. U kunt zoeken naar een specifieke integratie met uw platform voor elektronische patiëntendossiers (EPD-platform) of bladeren door apps die zijn ontwikkeld om te helpen met:

• Online planning
• Intake van patiënten
• Afspraakherinneringen

Integratie met Zoom biedt zorgorganisaties de mogelijkheid om zorgverleners in enkele klikken te verbinden met patiënten, waar ter wereld ze ook zijn. Hieronder vindt u enkele van onze populairste integraties met toonaangevende EHR-platforms:

Epic

De met Epic geïntegreerde Zoom-app stelt zorgverleners en patiënten in staat om gemakkelijk Zoom-sessies te houden, rechtstreeks vanuit Epic.

Zorgverleners kunnen:

• Via Epic worden ingelicht wanneer de patiënt is gearriveerd voor de geplande video-afspraak.
• Zoom-videoconsulten rechtstreeks vanuit Epic starten en tegelijkertijd notities blijven vastleggen in Epic.
• Extra deelnemers uitnodigen voor het videoconsult.
• Arriveren en vertrekken zonder de sessie te beëindigen door de patiënt in de Wachtruimte te plaatsen.

Patiënten kunnen:

• Zoom vanuit MyChart starten op hun pc of mobiele apparaat.
• Gepersonaliseerde berichten ontvangen wanneer ze eerder bij het videoconsult aanwezig zijn dan de zorgverlener.
• Terugkeren naar het videoconsult na uitval, mits de zorgverlener nog in de sessie is.

Lees voor meer informatie onze handleiding over de installatie en configuratie van de Epic-integratie.

Cerner

De integratie van Zoom met Cerner, die momenteel bètaklanten accepteert, stelt zorgorganisaties in staat om Zoom te starten vanuit het Cerner-patiëntendossier. Met de Zoom-Cerner-integratie kunnen Cerner-gebruikers een virtueel consult met hun arts houden door Zoom snel te starten of via een vergaderlink die per e-mail van Zoom is ontvangen.

Binnenkort kunnen zorgverleners:

• Een melding in de Cerner PowerChart® ontvangen wanneer de patiënt is gearriveerd in de Wachtruimte voor de afspraak.
• Op de vergaderlink in de PowerChart® van de patiënt klikken om naar de geplande sessie te gaan. Tijdens de Zoom-vergadering kunnen zorgverleners ook resultaten van onderzoeken delen en documentatie invullen, dit alles in de PowerChart® van de patiënt.
• Een uitnodigingslink verzenden naar extra deelnemers, zoals familieleden, tolken en andere zorgverleners, zodat zij ook bij de sessie aanwezig kunnen zijn.
• Arriveren en vertrekken zonder de sessie te beëindigen door de patiënt in de Wachtruimte te plaatsen, zodat de continuïteit van de zorg tussen meerdere zorgverleners wordt gewaarborgd.

Binnenkort kunnen patiënten:

• Naar hun videoconsult gaan via een unieke link die ze per e-mail ontvangen.
• Hun apparaat testen om te controleren of hun audio, video en microfoon werken.

Verstuur een bericht via Cerner’s App Gallery of overleg met uw Zoom-accountmanager als u meer wilt weten van de Zoom-integratie met Cerner.

Ga naar de Zoom App Marketplace voor meer dan 1500 apps en integraties om uw productiviteit, samenwerking, marketing e.d. te stroomlijnen.

In dit gedeelte leert u hoe u virtuele workflows kunt opzetten die uw zorgverleners, medisch assistenten en planningspersoneel de gelegenheid bieden telegeneeskundediensten te verlenen met Zoom. Alle onderstaande workflows kunnen worden uitgevoerd met Zoom:

• Triage op afstand
• Groepstherapie
• Inchecken van patiënten
• Maken van een virtuele kliniek
• Virtuele een-op-eenconsulten met patiënten
• Intramurale/poliklinische workflows
• Patiënt-/dokterworkflows op het platteland

Workflows voor telegeneeskunde instellen

• Een live Zoom-vergadertraining bijwonen.
• Toewijzen van planningsbevoegdheden aan alle accounts van zorgverleners en medisch assistenten (de beheerder kan dit doen door op de naam van de persoon te klikken onder 'gebruikersbeheer').
• Bepalen hoe u de uitnodigingen van patiënten voor Zoom-sessies wilt versturen.
• Wilt u Zoom integreren met uw EHR, vraag dan naar beschikbare integraties met uw EHR-aanbieder of kijk in de Zoom App Marketplace.
• Zodra ze verbonden zijn met uw vergadering, kunnen zorgverleners en medisch assistenten patiënten toelaten vanuit de Wachtruimte.
• Als u een ruimte nodig hebt om meerdere patiënten aan toe te wijzen in een aparte virtuele ruimte, lees dan ons artikel over het beheren van aparte vergaderruimtes.

Zoom-accountrollen voor telegeneeskunde
Beheerder

De persoon die uw Zoom-account beheert en verantwoordelijk is voor het beheren van gebruikerslicenties, het aanpassen van instellingen voor het volledige account, het opstellen van rapporten, enz.

Planner

Deze persoon kan Zoom-sessies plannen namens anderen (medisch assistenten en zorgverleners). Een planner is automatisch een alternatieve host voor sessies die hij of zij plant.

Host

De host van de vergadering heeft invloed op verschillende aspecten van een Zoom-vergadering, zoals het beheren van deelnemers. Voor een medische afspraak op afstand moet de host van de sessie de zorgverlener van de patiënt zijn.

Alternatieve host

Net als de host van de vergadering kan de alternatieve host de deelnemers van een vergadering beheren. Ook kan de alternatieve host de vergadering starten als de host nog niet aanwezig is. Als een personeelslid of medisch assistent namens een zorgverlener een vergadering plant, wordt de planner aangesteld als een alternatieve host.

Lees meer over rollen in een vergadering.

Elke gebruiker (planner, medisch assistent, verpleegkundige en arts) heeft een eigen betaalde Zoom-licentie nodig.

Zoom-functies voor telegeneeskunde
Wachtruimte

Met de Wachtruimte-functie kan de host bepalen wanneer een deelnemer zich kan aansluiten bij de vergadering. Zo kan een zorgverlener controleren of de juiste patiënt in de Wachtruimte zit voordat deze wordt toegelaten tot de sessie. De host van de vergadering kan deelnemers één voor één toelaten of allemaal tegelijk.

Gelijktijdige vergaderingen

Met bepaalde licenties kan een zorgverlener of personeelslid gelijktijdige vergaderingen hosten. Een medisch assistent kan dan bijvoorbeeld een Zoom-sessie met een patiënt starten en die vervolgens in de Wachtruimte plaatsen om te wachten op de zorgverlener. Daarna kan de medisch assistent een nieuwe sessie met een tweede patiënt starten, terwijl de eerste sessie blijft doorlopen.

Aparte vergaderruimtes

Aparte vergaderruimtes bieden de mogelijkheid om subsessies binnen een vergadering te maken. Bij onderwijs aan patiënten of groepstherapie kunnen zorgverleners een grotere groep verdelen over kleinere aparte vergaderruimtes of één patiënt uitnodigen voor een een-op-eensessie in een aparte vergaderruimte terwijl de rest van de groep doorgaat met vergaderen.

Tolken

Moeten er soms tolken aanwezig zijn tijdens uw vergaderingen of webinars? Neem contact op met Zoom-ondersteuning om deze functie te laten inschakelen. Tolken hebben hun eigen audiokanalen voor de taal waar ze naartoe vertalen.

Planningsbevoegdheid

U kunt een gebruiker of meerdere gebruikers in uw account aanstellen voor het plannen van vergaderingen namens anderen. Klinisch personeel kan dan afspraken plannen voor zorgverleners.

Hebt u behoefte aan ideeën om uw Zoom-account voor telegeneeskunde goed te beheren? Bekijk voorbeelden van workflows voor telegeneeskunde in onze casestudy met Butler Health System.

Meer verhalen van klanten

Videohandleidingen

Configureren van medische consulten op afstand

Beheren van medische consulten op afstand

Nu de gezondheidszorgsector steeds vaker virtuele zorg verleent, is het belangrijk om zorg te dragen voor veilige bijeenkomsten en een sterke band met patiënten, zelfs in een virtuele omgeving. Raadpleeg deze checklist voor zorgverleners (of geef deze lijst aan uw zorgverleners als u een zorgadministrateur bent) om uw vergaderingen veilig te houden en patiënten de best mogelijke virtuele zorg te verlenen.

Checklist voor zorgverleners downloaden

Ook kunt u uw patiënten helpen zich comfortabeler en zekerder te voelen wanneer ze Zoom gebruiken voor telegeneeskunde. Deze checklist kunt u aan patiënten geven om hen te helpen zich voor te bereiden op hun virtuele consult.

Checklist voor patiënten downloaden