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【我們想讓你知道】
你是否經常被瑣事困擾，想要專心工作時，卻有一大堆雜事絆住你而不得不放下手邊重要的事？一天只有 24 小時，要如何在有限時間內完成所有的待辦事項？大多數被工作追著跑的人，是因為無法有效管理工作。好比一輛行駛中的火車，如果中途有太多臨時上下車的乘客，最後就不可能按預定時間抵達目的地，甚至因此耽誤後面的行程。
文 / 張小燕
想要游刃有餘，就必排除雜事
全神貫注於眼前該做的正事。然而，每天有太多讓人分心的事，比如要參加的會議、突然的訪客或是打掃家裡、報稅。美國管理顧問大衛‧艾倫（ David Allen ）將這些外界干擾稱為「開放式迴路」，如果沒有馬上處理，就會不斷地盤據在腦海中而無法專心工作；他認為，要學會控制開放式迴路，才能杜絕不斷冒出的繁雜事務，因此必須先辨認與捕捉哪些是你在意的事，然後理清這些事情對你的意義，接著再決定該如何採取行動。
2 分鐘定律
在決定採取下一步行動時，可能會產生兩種結果：不需行動、可行動。
不需行動的事項又有 3 種情形：
- 垃圾：沒必要行動的
- 孵化事項：現在沒必要行動但日後可能需要處理
- 參考資料：將來可能會派上用場的有用資訊
可行動時，則可運用「 2 分鐘定律」來決定是否需立刻執行、委派他人或延後執行。
又分為 3 種行動模式：
立刻執行
如果這件雜事能夠在 2 分鐘或更短時間內完成，就應該馬上處理。例如一封電子郵件只要 30 秒就能讀完、聽取某人的簡短留言，立刻完成會更有效率；若某件事沒有重要到必須完成，就丟棄吧。2 分鐘只是一個參考方向，如果需要迅速看過所有累積的事項，才能判斷該如何以最有效的方式來運用時間，就將時間縮短至 1 分鐘、甚至 30 秒，好讓自己能更快瀏覽過每件事。
委派他人
如果執行下一步行動需要超過 2 分鐘以上，可以自問：「這件事一定要我來做嗎？有沒有更適合的人選？」如果有，就將這件事委派他人處理；如果自己又很在乎執行結果，就必須持續追蹤進度。
延後執行
如果這件事情非得自己執行、且花費時間超過 2 分鐘，比如上網下載要試用的應用程式、寄出尚未構思完成的郵件等，就必須延後處理，並列入下一步行動清單，盡快完成；若必須在特定時間執行的事，比如提醒自己打電話給剛度假回來的人，則可在行事曆存放重要的備忘提示。
值得注意的是，千萬不要因噎廢食，一整天都在進行 2 分鐘的行動，而延誤真正重要的事。「2分鐘定律」的原則在於，在新事項出現的當下就馬上處理（不論是花 2 分鐘完成，還是委派他人來做或是列入清單延後執行），才能專心進行手頭上正在做的事。
檢傷分類幫你決定處理順序
「 2 分鐘定律」的目的是將雜亂無章的工作進行分類，把一些簡單的、可以即時解決的馬上處理；而複雜的、需要較長時間完成的任務列入工作清單持續追蹤。就如同醫院急診室的檢傷分類制度，根據病情決定治療先後次序及科別，可減少不必要的延誤與發生混亂情況。
一件事情若是看起來無法很快就做完，就會令人不知該從哪裡下手，導致工作堆積而被追著跑。日本 LINE 前任社長森川亮認為，只要懂得將每個任務拆解成 10 分鐘可以完成的小工作，就能快速解決堆積如山的繁瑣工作，一旦建立 10 分鐘完成一件工作的習慣，就會減少浪費時間，剔除無用的雜務。
切割工作時間，提升專注力
當一個人雜事太多，又不知道如何設定優先順序時，通常做事會很容易分心，造成工作拖延的狀況，最好的方式就是盡量減少雜事和外在的干擾，因為雜事通常會耗掉很多做正事的時間，同時也會造成分心而使得工作效率變差。
番茄工作法（ Pomodoro Technique ）
以 25 分鐘為單位，這段時間只專注在目前正在進行的事項，並用 5 分鐘時間專心休息，然後再重新開始 25 分鐘的工作；因為 25 分鐘內只做一件事，自然可以培養出專注力，還能克服拖延的壞習慣。
根據帕金森定律，「工作會自動地膨脹並占滿所有可用的時間，」意思是，就算有再多的時間，人們總會在最後一分鐘才完成工作。儘管有許多原因會造成工作拖延，最重要的還是在於從日常生活中培養有紀律的習慣，並掌握高效工作的技巧，相信工作效率就能以倍數提升。
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本文摘自《效率快狠準的極簡工作術》，作者：張小燕、出版社：今周刊
( 圖：shutterstock / 責任編輯：Stella )
