Canva + Atlassian
Ci siamo resi conto della reale importanza di poter incanalare le richieste in una posizione centrale fin dalla registrazione per visualizzare le tendenze e semplificare il flusso di lavoro. È stato un cambiamento di cultura veramente positivo.
Jeff Lai
Internal Infrastructure
TBD
Ticket elaborati ogni anno con Jira Service Management
Settore
Tecnologia
Località
In tutto il mondo
Numero di utenti
Oltre 1.000
Numero di utenti finali
Oltre 40 MILIONI
Canva risparmia più di 150 ore/mese e supporta oltre 42 milioni di clienti con gli strumenti e l'automazione di Atlassian Cloud Enterprise
Con la rapida crescita di Canva da zero a oltre 1.000 dipendenti e 40 milioni di utenti, il team alla base di questa piattaforma di progettazione ha avuto difficoltà a mantenere la visibilità sui flussi di lavoro e a tenere il passo con la domanda. Grazie alla centralizzazione su un'unica piattaforma cloud di Atlassian, Canva dispone adesso di una soluzione ITSM e di sviluppo affidabile e sicura che ha aiutato il team a incrementare la collaborazione e la trasparenza, a elaborare con facilità 5.000 ticket all'anno e a consentire alle persone di tutto il mondo di dare vita ai propri progetti.
La missione di Canva, la piattaforma di progettazione in più rapida crescita del mondo, è quella di incoraggiare le attività di progettazione. Dal suo lancio nel 2013, l'azienda ha superato i 1.000 dipendenti nel 2020, raggiungendo oltre 40 milioni di utenti in tutto il mondo.
Tale crescita esponenziale ha comportato per Canva la necessità di adeguare rapidamente i processi e le procedure interni per tenere il passo con la domanda. I prodotti Cloud di Atlassian, in particolare Jira e Jira Service Management, stanno aiutando l'azienda a superare questa sfida così difficile. L'app JXL for Jira dell'Atlassian Marketplace semplifica il modo in cui i team gestiscono il lavoro.
Fin dall'inizio, Canva ha distribuito soluzioni cloud come metodo per monitorare task e flussi di lavoro tra i team di progettazione. Man mano che l'azienda continuava a crescere, è cresciuta anche la necessità di visibilità sui flussi di lavoro. Le funzionalità aperte e collaborative di Jira hanno consentito di trasferire tutto il lavoro di Canva su un'unica piattaforma accessibile da tutti e l'architettura dei prodotti di Atlassian ha permesso ai diversi team dell'azienda di adattare i processi alle loro esigenze. Per usare le parole del guru di Internal Infrastructure Jeff Lai: "Jira è come un coltellino svizzero per noi". Canva usa questa soluzione per supportare il flusso di lavoro interno delle assunzioni, la gestione dell'inventario e le richieste di assistenza interne.
"Il lavoro diventa molto più chiaro quando si trova tutto in un'unica posizione. La collaborazione è molto più agevole e la trasparenza risulta semplificata", afferma Jeff, che ha attivato un service desk interno dopo essersi accorto che il suo collega veniva bombardato senza sosta da messaggi Slack. "Adesso, un anno dopo, siamo arrivati al ticket numero 5.000. Riuscite a immaginare come sarebbe stato se tutti questi ticket fossero messaggi ed e-mail Slack singoli? Sono davvero orgoglioso dell'apertura al cambiamento che ci contraddistingue e di come facciamo avanzare il lavoro in Canva".
Per noi Jira è come un coltellino svizzero".
Jeff Lai
Internal Infrastructure
Una soluzione ITSM completa
Il team di Jeff utilizza Jira e Confluence insieme a Jira Service Management per la soluzione ITSM: Confluence viene impiegato per la documentazione delle policy e l'onboarding dei nuovi dipendenti, mentre Jira viene usato per definire gli obiettivi interni. Jira Service Management viene utilizzato per la segnalazione degli imprevisti auto-indirizzata e dal team delle risorse umane per tenere traccia delle discussioni e degli aggiornamenti sulle retribuzioni. "Chi ha accesso alle informazioni sulle risorse umane è soggetto a controlli severi e vengono inoltre applicate misure di sicurezza di livello elevato", spiega Jeff. "È solo grazie a queste funzioni così rigide che ci siamo sentiti a nostro agio a inserire questo tipo di informazioni in Jira Service Management".
Atlassian Guard concede ai nuovi dipendenti l'autorizzazione di visualizzare un insieme limitato di sistemi e documenti pochi giorni prima dell'inizio del lavoro in azienda, inoltre l'accesso SSO e SAML forzato di Guard assicurano l'integrità della sicurezza di Canva fornendo al contempo ai collaboratori esterni l'accesso esterno al sistema. L'azienda utilizza il provider di identità esterno Okta, che invia a Guard tutti i dati relativi a utenti e raggruppamenti. Jeff spiega: "Dal momento che l'accesso è limitato tramite la mappatura dell'accesso dei gruppi di utenti, è possibile visualizzare esclusivamente i documenti inviati da noi. Tutti i membri dell'organizzazione dispongono anche dell'accesso alla cronologia delle modifiche, che rappresenta un ulteriore livello di protezione poiché ci consente di assicurarci che nessuno apporti modifiche sospette ai documenti".
Avere a disposizione la configurazione di Jira e Jira Service Management mi dà la sicurezza di sapere che le query che inoltro a un collega verranno aperte e gestite".
Andrew Toolan
Software Engineer
Il Software Engineer Andrew Toolan e il suo team usano gli sprint di due settimane in Jira per la gestione del backlog. "Poter utilizzare la funzione della board degli sprint, sia per i singoli membri del team che per una panoramica approfondita sul lavoro del team, è impagabile", afferma. Gli ultimi eventi globali legati al COVID-19 hanno amplificato l'efficacia dei prodotti Cloud di Atlassian come soluzione ITSM completa. I flussi di lavoro dell'intera organizzazione godono di maggiore visibilità con Jira, aumentando la produttività dei team negli ambienti remoti, via via che si aggiungono al mix sempre più dipendenti distribuiti ogni mese. "Adesso che stiamo crescendo, è evidente che i team di Canva sono diventati più agili grazie a Jira," spiega Jeff. Andrew aggiunge: "Avere a disposizione la configurazione di Jira e Jira Service Management mi dà la sicurezza di sapere che le query che inoltro a un collega verranno aperte e gestite. È fondamentale avere la possibilità di facilitare questi processi mentre siamo impegnati con l'upscaling, soprattutto quando non è davvero possibile avere relazioni personali con tutti".
"Ci siamo resi conto della reale importanza di poter incanalare le richieste in una posizione centrale fin dalla registrazione per visualizzare le tendenze e semplificare il flusso di lavoro. È stato un cambiamento di cultura realmente positivo", afferma Jeff. Andrew aggiunge: "Ho visto membri dell'azienda utilizzare Jira anche soltanto per trasferire i ticket. È fantastico avere la possibilità di spostare un ticket di un imprevisto da un team all'altro".
L'automazione risolve i problemi
Jeff calcola che il suo team da solo risparmi oltre 150 ore ogni mese grazie all'automazione di Jira. Anche il team Observability di Andrew utilizza le funzioni di automazione disponibili in Jira Service Management Premium per semplificare i processi di gestione degli imprevisti e delle modifiche. "Ci consente di risparmiare una quantità di tempo notevole", dice. "Una volta chiuso il ticket di un imprevisto, viene eseguito un report sull'imprevisto e vengono create delle azioni che verranno monitorate. Una volta creato un elemento di azione, a tutti viene assegnato un task e anche inviato un avviso perché venga completato. Se l'automazione non fosse configurata, questo processo sarebbe completamente manuale".
Questo livello di automazione ed elaborazione supporterà la crescita di Canva. Andrew aggiunge: "Avere un approccio strutturato ai nostri flussi di lavoro con prodotti come Jira ha davvero contribuito a semplificare il nostro modo di lavorare".
Con Jira Service Management siamo riusciti a centralizzare le nostre informazioni in un unico punto, semplificando così l'esecuzione delle query o delle ricerche e, perfino, semplicemente dei report."
Andrew Toolan
Software Engineer
Unica fonte di riferimento
Canva adotta un approccio moderno a DevOps: gli sviluppatori acquisiscono i feedback direttamente dai clienti tramite Jira Service Management, uno strumento creato appositamente per ottimizzare i flussi di lavoro di gestione degli imprevisti e delle modifiche al fine di semplificare e rendere più efficace la collaborazione tra i team di sviluppo e delle operazioni. Gli sviluppatori sono i proprietari del codice che scrivono, dall'esecuzione alla produzione, fino alla gestione e all'applicazione delle eventuali patch. "Con Jira Service Management siamo riusciti a centralizzare le nostre informazioni in un unico punto, semplificando così l'esecuzione delle query e, perfino, dei report", afferma Andrew.
Potendo contare su Jira come unica origine di riferimento per Canva, lo storage illimitato di Jira Premium offre "spazio maggiore per ulteriore tranquillità", afferma Jeff. "Non devo preoccuparmi della mancata riuscita dell'intera istanza di Jira solo perché qualcuno ha allegato un file di backup".
Il team di Andrew gestisce gli imprevisti di produzione tramite Jira Service Management, integrato inoltre con Slack tramite un'applicazione separata. Questa capacità di connettere più sistemi e strumenti di comunicazione è fondamentale per la connessione e la responsabilità dei team e garantisce che i ticket vengano affrontati tempestivamente.
A parte i vantaggi relativi al flusso di lavoro e alla visibilità, uno dei maggiori benefici sperimentati da Canva è stata l'acquisizione di Jira da parte dei team non tecnici di tutta l'azienda. Gli strumenti di Atlassian semplificano le attività più complesse per tutti. Viste le potenzialità di Jira, Jeff ritiene che potrebbe volerci un po' di tempo prima che i team arrivino a sfruttarne al massimo il potenziale, ma è tuttavia convinto del valore di questo investimento. "Abbiamo la fortuna di avere dei fuori classe nei team non tecnici che usano e apprezzano molto questo strumento".
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