設定商務會議的訣竅

本頁面提供下列問題解決方法：

• 選擇建立會議的方式
• 瞭解 Meet 安全性控制選項
• 情境：設定內/外部邀請對象皆可參加的會議
• 透過夥伴模式協同合作
• 行動版選項 

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選擇建立視訊會議的方式

您可以透過 Google 日曆、Meet 到達網頁 (meet.google.com)、行動應用程式、即時通訊視窗、會議室硬體設備，以及其他會議進入點建立會議。以下指南可協助您選擇適合的方式。

在日曆中安排會議，以便…

• 將活動置於邀請對象的日曆上，方便他們加入會議
• 取得主辦人權限
• 在會議開始「前」設定安全性控制項及新增共同主辦人 (在日曆設定中設置)
• 允許外部邀請對象在未提出加入要求的情況下加入會議 (對方必須先登入 Google 帳戶)

發起即時會議，以便…

• 立即進入會議，並取得可傳送給其他人的會議網址和會議撥入號碼
• 取得主辦人權限

您可以在會議開始「後」設定安全性控制項並新增共同主辦人。

在 meet.google.com 中，依序按一下「新會議」「發起即時會議」。

使用暱稱

不建議在需要確認會議擁有者或主辦人身分的情況下使用

您可以為會議命名 (例如快速同步處理)，然後與他人分享。這樣一來，貴機構中的所有使用者都可以前往會議進入點 (例如 meet.google.com) 輸入這個名稱，藉此加入同一場會議。

請注意，外部邀請對象無法使用暱稱加入會議。主辦人必須改用其他方式，將內含會議代碼/會議撥入號碼和 PIN 碼的連結傳送給對方。

尋找會議存取權設定

會議發起人或主辦人可以按照下列步驟，調整主辦人管理設定和會議存取權控制選項：

• 建立或編輯日曆活動：按一下「視訊通話選項」圖示 。
• 開會中：按一下右下方的「主辦人控制項」圖示 。

會議存取權設定

在會議存取權設定中，您可以決定邀請對象何時能加入會議，以及哪些使用者無需提出要求就能加入會議。

會議主辦人必須比其他人先加入
開啟	主辦人必須先加入會議
關閉	邀請對象可以在主辦人之前先加入會議

 

會議存取權類型	哪些人不必提出要求就可以加入會議
開啟	知道會議連結的所有使用者
可信任	主辦人所屬機構中知道會議連結的任何使用者 透過日曆連結受邀的外部邀請對象
受限制	透過日曆連結受邀的邀請對象 主辦人在會議中邀請的使用者

注意：會議存取權設定僅適用於目前的會議。在您更新設定前，週期性會議的設定會套用到日後舉行的所有會議。

主辦人管理設定

Google 管理員會為貴機構設置預設的主辦人管理設定。

會議發起人或主辦人可以開啟主辦人管理設定，藉此管理會議及控管參與狀況。您也可以將其他參與者設為共同主辦人，與對方共享審核權限。請注意，開啟主辦人管理設定後，系統會移除其他參與者的特定權限。詳情請見下表。

	主辦人管理設定開啟	關閉
誰可以…	僅限 (共同) 主辦人	任何內部參與者
將參與者踢出或設為靜音	✔	✔
接受加入會議的要求	✔	✔
撥出電話讓來電者加入會議	✔	✔
開始錄製會議或進行直播	✔	✔
新增/移除其他共同主辦人*	✔	NA
套用鎖定設定，僅讓主辦人執行下列操作： 在會議中傳送即時通訊訊息 分享螢幕畫面 開啟麥克風 開啟視訊	✔	NA
一鍵將所有人設為靜音	✔	NA
為所有參與者結束整場會議 (而非只是離開)	✔	NA

* 共同主辦人無法移除原主辦人。進一步瞭解如何新增共同主辦人。

與內部使用者進行會議

以下列舉一些與 Google Workspace 機構內部成員開會的常見情境。

開放讓貴機構的所有人參與會議

建立方式：	在日曆中安排會議，或是發起即時會議 視需要邀請使用者
設定如下：	會議存取權類型：信任的對象 會議主辦人必須比其他人先加入：關閉
結果：	所有內部使用者皆可自動加入 使用者可以在您之前加入會議 您可以使用主辦人管理設定控制項

限制只有您邀請或同意的邀請對象才能加入會議

建立：	在日曆中安排會議 將信任的邀請對象加到日曆邀請中
設定如下：	會議存取權類型：受限制 會議主辦人必須比其他人先加入：開啟 共同主辦人：無
結果：	沒有人可以在您之前加入會議 接獲日曆邀請的對象會自動加入 未獲邀的使用者必須提出要求並通過核准 只有您才能核准與會要求

發起由其他人管理的會議 (您非參與者)

建立：	在日曆中安排會議 將信任的邀請對象加到日曆邀請中 共同主辦人：在 Google 日曆中設定會議時，至少將一位邀請對象新增為共同主辦人
設定如下：	會議存取權類型：受限制 會議主辦人必須比其他人先加入：開啟
結果：	沒有人可以在共同主辦人之前加入會議 接獲邀請的對象會自動加入 未獲邀的所有使用者皆須提出要求並通過核准 只有共同主辦人才能核准與會要求

委派使用者：如果您是以委派使用者的身分管理其他使用者的日曆，並在對方的主要日曆中安排會議，對方就會成為會議主辦人。如此一來，您就不必將他們設為共同主辦人。

管理與會對象含簡報者小組的大型會議

請在會議期間規定只有簡報者才能分享螢幕畫面，並使用「全部設為靜音」選項控管多餘的背景噪音。

建立方式：	在日曆中安排會議 將信任的邀請對象加到日曆邀請中 共同主辦人：在 Google 日曆中設定會議時，將簡報者新增為共同主辦人
設定如下：	會議存取權類型：受限制 會議主辦人必須比其他人先加入：開啟 主辦人管理設定：為所有人關閉分享螢幕畫面的功能
結果：	在簡報過程中： 接獲邀請的對象會自動加入 您或任何共同主辦人皆可核准未獲邀使用者的加入要求 只有您和共同主辦人可以分享螢幕畫面 提示：如有來自任何邀請對象的背景噪音造成干擾，請透過「全部設為靜音」選項，快速將會議中的所有人設為靜音。需要發言的參與者可以自行取消靜音。按一下右下方的「參與者」圖示   [全部設為靜音] 。

直播小組討論情形

觀眾必須位於貴機構或 Google 管理員新增的信任網域中，才能觀看直播。

建立方式：	在 Google 日曆中安排會議，新增直播選項，然後將即將進行簡報或參與直播的邀請對象新增至邀請中。 不一定要有共同主辦人。 選擇建立重複且僅供觀看的活動，並邀請應觀看直播的群組或個人參加。 將直播連結發布給應參與活動的任何其他邀請對象。 如需詳細步驟，請參閱「設定直播」
相關設定：	與會者參加的活動： 會議存取權類型：信任的對象 會議主辦人必須比其他人先加入：開啟
結果：	只有參與者邀請的受邀者可以讓其他人看到/聽到自己的影像或聲音，或是分享螢幕畫面 沒有人可以在您或您新增的任何共同主辦人前加入會議 只有受邀的參與者才能自動加入 只有您或共同主辦人可以發起直播 受邀的觀眾會在自己的日曆上看到活動，而且可透過直播連結加入。他們在活動期間僅具備觀看權限，無法改為發起現場直播，也無法加入後續討論。

將外部使用者加入會議

您也可以讓 Google Workspace 機構外的使用者加入會議，即使他們無法登入 Google 帳戶也無妨。以下列舉一些方式：

允許外部使用者自動加入

對方必須登入 Google 帳戶。

建立方式：	在日曆中安排會議，或是發起即時會議 將擁有 Google 帳戶且可信任的外部邀請對象加到日曆邀請中
設定如下：	會議存取權類型：開放 會議主辦人必須比其他人先加入：關閉
結果：	已登入 Google 帳戶的外部邀請對象可以自動加入會議 對方可以在您之前加入會議

邀請外部使用者，但規定未受邀的使用者必須提出要求才能加入

建立：	在日曆中安排會議 將外部邀請對象加到日曆邀請中
設定如下：	會議存取權類型：信任的對象
結果：	受邀的內部或外部邀請對象可以自動加入 未受邀的外部邀請對象必須提出要求才能加入 所有內部參與者皆可核准與會要求

允許未登入的使用者加入

如果邀請對象目前無法登入 Google 帳戶，您仍然可以與對方進行視訊會議。

建立方式：	在日曆中安排會議，或是發起即時會議 將會議連結和會議代碼傳送給邀請對象 (可從日曆邀請或即時會議中取得)
設定如下：	會議存取權：開放 主辦人管理設定：開啟或關閉
結果：	知道會議連結的任何人都可以加入會議，不必提出要求。

新增為共同主辦人：即使參與者未登入 Google 帳戶，您仍然可以將他們設為共同主辦人。當對方加入會議後，請在「參與者」面板中將他們新增為共同主辦人。未登入的共同主辦人具備的權限和其他共同主辦人都一樣，唯一的差別是他們無法將電子郵件邀請傳送給其他邀請對象。

使用夥伴模式進行簡報及參與會議

有時您可能會想透過第二台螢幕參加會議， 此時最好的方法就是使用夥伴模式。

在夥伴模式中：

• 系統一律會關閉麥克風，以降低第二台螢幕出現音訊回授的機率
• 您不會看到參與者格狀畫面，因此可以更容易看到簡報
• 您可以按一下「立即分享螢幕畫面」，藉此分享螢幕畫面
• 除非開啟攝影機或使用「舉手」功能，否則其他參與者不會看到您的參與者圖塊

使用夥伴模式的時機

如果您所在的會議室同時啟用了 Meet 音訊和視訊，您可以從筆記型電腦上使用夥伴模式加入會議。這麼做的好處包括：

• 分享螢幕畫面，全程不會受到音訊回授現象干擾
• 使用「舉手」功能：您的參與者圖塊會顯示在參與者格狀畫面中，讓會議中的其他人知道您要發言
• 使用會議即時通訊功能，或參與意見調查或問與答活動
• 開啟或關閉主辦人控制項

使用夥伴模式加入會議

請透過日曆活動或會議連結前往會議。接著在會議進入頁面 (休息室) 中，執行下列其中一項操作：

• 按一下「使用夥伴模式」。如果您在會議室中，請使用簽到功能，讓您的名稱和聊天室名稱顯示在您的參與者圖塊上。
• 按一下「分享螢幕畫面」，在使用夥伴模式加入的情況下一併分享螢幕畫面

進一步瞭解夥伴模式。

透過行動裝置加入及參與會議

透過手機的行動應用程式參加會議

您可以透過手機的 Meet 行動應用程式或 Gmail 應用程式加入及參與視訊會議。接著，您便可以使用手機的音訊和視訊功能，同時享有與使用電腦加入時同樣的存取權限和參與權利。

分別將手機和電腦設為音訊與視訊裝置

如果網路連線不穩定，請試著將手機 (而非電腦) 做為音訊裝置，藉此提升效能。電腦則仍可以設為會議的視訊裝置。

在電腦上執行下列任一操作：

• 開會中：依序按一下「更多」圖示 「使用電話收發音訊」。
• 在會議進入頁面上：按一下「加入會議並使用電話收發音訊」。

按照指示輸入您的電話號碼，準備接聽電話。您會持續透過電腦的視訊畫面參與互動，但使用手機發言及聽取內容。

如要瞭解詳情，請參閱「將電話設為視訊會議的音訊裝置」

僅以音訊撥入會議

如果您無法使用視訊功能加入會議 (例如開車時)，請使用電話號碼撥入會議。

• 透過電話撥入會議：使用會議的電話號碼和 PIN 碼。這項資訊會顯示在日曆邀請中，您也可以向會議參與者索取。
• 請會議參與者撥出電話：具備撥出電話權限的參與者可以從會議中致電給您，方法是在「參與者」面板中，依序按一下「新增成員」「通話」。

如要瞭解詳情，請參閱「使用電話撥入會議」