Le dispositif d’alerte fait partie de la démarche Ethique, Compliance et RSE du groupe Orange : en lançant une alerte, vous aidez l’entreprise à détecter des dysfonctionnements et à favoriser leur remédiation.
En permettant à Orange d’opérer conformément à nos politiques et procédures internes, aux lois et aux règlements, vous contribuez à la pérennité de notre activité en réduisant notamment les risques de réputation et de perte financière.
L’utilisation du dispositif d’alerte interne est cependant facultative et aucun employé ne pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires pour ne pas l’avoir utilisé.
Une alerte consiste à faire part via le dispositif d’alerte interne, de manière désintéressée et de bonne foi, de conduites ou de situations en lien avec l'activité du Groupe et qui
-sont contraires à notre politique anti-corruption, à notre charte de déontologie, ou à nos politiques et procédures relatives à la comptabilité, au contrôle interne, à l’audit,
-ou sont en violation grave et manifeste des lois ou règlements,
-ou portent une atteinte grave aux droits humains et libertés fondamentales, à la santé et la sécurité des personnes ou à l’environnement.
Les faits couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client sont exclus de ce dispositif d’alerte.
De même, ce dispositif d’alerte interne n’est pas destiné aux questions de routine liées aux ressources humaines telles que des requêtes concernant la rémunération qui sont à adresser aux équipes de management locales, ni destiné aux réclamations clients qui sont à adresser aux dispositifs d’écoute client locaux.
Un lanceur d'alerte est un employé ou un collaborateur extérieur ou occasionnel qui signale, de manière désintéressée et de bonne foi, une conduite ou une situation contraires aux éléments identifiés aux paragraphes précédents et dont il a eu personnellement connaissance, en ayant recours au dispositif d’alerte interne.
Orange s’engage à ce qu’aucun employé ne soit sanctionné, licencié ou ne fasse l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, pour avoir lancé, de manière désintéressée et de bonne foi, une alerte sur des faits dont il a eu personnellement connaissance.
Orange s’engage également à ce que les procédures mises en œuvre pour recueillir les signalements garantissent une stricte confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement et des informations recueillies dans le dispositif d’alerte, en conformité avec les lois et règlements applicables.
L’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’exposera pas son auteur à un risque de sanction disciplinaire. A l’inverse, l’utilisation abusive du dispositif peut exposer l’auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Le directeur de la conformité d’Orange ou « Chief Compliance Officer », le directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale d’Orange ainsi que les Directeurs Ethique ou Compliance des pays et filiales concernés sont garants de la protection que le groupe Orange apporte aux employés et collaborateurs occasionnels qui émettent une alerte via le dispositif d’alerte interne. Ils en rendent compte au Comité de déontologie et de performance durable du Groupe.
Le directeur de la Conformité et le directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale d’Orange présentent au moins une fois par an au Comité de Déontologie et de performance durable du Groupe un reporting anonymisé des alertes reçues par le dispositif d’alerte interne ainsi que des suites données.
Orange vous encourage à vous identifier au moment du signalement : cela permet de vous protéger, de vous demander en tant que de besoin des informations complémentaires et d'éviter des dérapages vers la dénonciation calomnieuse.
Une alerte anonyme est possible mais elle ne sera jugée recevable que si le signalement permet d’établir de façon certaine la gravité des faits et qu’il fournit des éléments factuels suffisamment détaillés.
Vous faites part de votre signalement en utilisant le dispositif d’alerte interne accessible à l’adresse URL : https://orange.integrityline.org
Si vous avez choisi « groupe Orange » ou « France » comme niveau de traitement pour votre alerte, celle-ci sera recueillie et suivie par le directeur de la Conformité Groupe ou par une personne spécifiquement identifiée dans son équipe si elle est relative aux domaines « corruption, conflit d’intérêt, fraude », « manquements à l’éthique » et « autres violations graves et manifestes des lois et règlements ». Elle sera recueillie et suivie par le directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale Groupe ou par une personne spécifiquement identifiée dans son équipe si elle est relative aux domaines « atteintes graves aux droits humains et libertés fondamentales », « atteintes graves à la santé et la sécurité des personnes » et « atteintes graves à l’environnement ».
Si vous avez choisi un pays ou une filiale comme niveau de traitement pour votre alerte, celle-ci sera recueillie et suivie par le directeur de la Conformité du pays ou de la filiale concerné, ou par une personne spécifiquement identifiée dans son équipe.
Votre alerte fera l’objet d’un accusé de réception dans les plus brefs délais.
La personne en charge du suivi de l’alerte procédera à une évaluation préliminaire afin de s’assurer de sa recevabilité. Celle-ci consistera notamment à répondre aux questions suivantes :
- l’alerte entre-t-elle bien dans le champ du dispositif ?
- le contenu de l’alerte s’appuie-t-il sur des informations objectives en rapport direct avec le périmètre du dispositif ?
- les faits, informations ou documents apportés par l’alerte sont-ils de nature à étayer le signalement ?
- lorsque l’auteur de l’alerte est anonyme, la gravité des faits est-elle établie et les éléments factuels suffisamment détaillés ?
Si l’alerte est déclarée recevable, elle fera l’objet d’une investigation afin d’établir la réalité des faits signalés. L’auteur du signalement sera informé dans un délai de sept jours calendaires, via la boîte mail sécurisée de la plate-forme, de la recevabilité de son alerte et de l’ouverture de l’investigation.
En revanche, s’il apparaît que l’alerte ne répond pas à un ou plusieurs des critères décrits ci-dessus, l’alerte sera déclarée irrecevable par le responsable du suivi.
Ce dernier en fera part à l’auteur du signalement et lui proposera, le cas échéant, d’utiliser un autre canal plus approprié : par exemple un dispositif d’écoute client en cas de réclamation commerciale, la ligne managériale ou les ressources humaines en cas de requête liée à la rémunération, etc…
De même, si la pertinence des informations apportée apparaît insuffisante, le responsable du suivi demandera à l’auteur du signalement des éléments complémentaires en l’absence desquels l’alerte pourra être classée sans suite et l’auteur informé de sa non-recevabilité.
Enfin, un signalement dont il serait manifeste qu’il ne présente aucun caractère sérieux ou qu’il est basé sur des faits invérifiables sera classé sans suite et son auteur sera informé de sa non-recevabilité.
L’investigation sera menée sous le contrôle du directeur de la Conformité Groupe, du directeur de la Responsabilité Sociale et Environnementale Groupe ou du directeur de la Conformité du pays ou de la filiale concerné. L’équipe d’investigation, provenant le cas échéant du Contrôle Général du Groupe, sera restreinte, dûment habilitée et soumise à une obligation renforcée de confidentialité. Elle mènera l’investigation de manière rigoureuse et professionnelle dans le respect des lois et règlements.
La ou les personnes visées par une alerte déclarée recevable seront informées de l’existence de l’alerte, dans le strict respect de la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte. Tout sera fait afin d’éviter dans toute la mesure du possible un préjudice aux personnes qui feraient, à tort ou de manière calomnieuse, l'objet d’un signalement.
Après la fin de l’investigation, un rapport de conclusion est remis au Directeur de la conformité, au directeur de la RSE ou au directeur de la Conformité du pays ou de la filiale concerné qui le remettra aux personnes ayant à en connaître.
En fonction des conclusions du rapport et de la gravité des faits établis, un complément d’investigation pourra être demandé, des mesures disciplinaires proportionnées pourront être prises dans le respect du règlement intérieur et des procédures associées. Le cas échéant, les autorités judiciaires seront saisies du dossier. De plus, les nécessaires adaptations de procédures seront proposées afin d’éviter le renouvellement de comportements ou de faits similaires.
L’auteur du signalement sera informé de la conclusion du traitement de l’alerte dans un délai raisonnable suivant la fin de l’investigation et la mise en œuvre des éventuelles mesures, disciplinaires ou autres, qui en ont résulté.
Les données et les informations traitées dans le cadre du dispositif d’alerte ne seront utilisées à des fins autres que celles visées dans la présente procédure. Elles sont également traitées dans la plus stricte confidentialité de l’identité de l’alerteur, de la ou des personnes mises en cause, ainsi que des signalements recueillis. Le traitement de l’alerte est réalisé dans le respect des règles applicables en matière de traitement des données à caractère personnel.
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