秘書
秘書（ひしょ）とは、担当する会社役員・学者・芸術家・議員等(以下、上司)に付き、上司の仕事を補佐する役割を担う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成などである。
概説
秘書の仕事はコピー取り等の簡単な事務補助を行うものから、代議士の名代として政策立案や資金集めを行うような業務まで幅広い。業務への関わり方によって以下の2つのタイプに分けられるが、中間的な秘書も多い。
- 直接補佐型秘書
- 担当する上司の本来の業務を直接補佐し、企画･立案、調査、交渉などの業務を行う。議員秘書や社長室長のような存在がこれにあたる。男性も女性も多い。
- 間接補佐型秘書
- 担当する上司の本来の業務には直接関わらず、文書作成やスケジュール管理等の上司でなくてもできる仕事を行う。女性の専門的職業として人気がある。
位置付けとしては、特定の上司に専属で付く個人秘書、秘書課に属しチームで上司を補佐する秘書、ラインの中で本来業務と共に秘書業務も行う兼務秘書、チーム・プロジェクト・研究室・部課全体に付くグループ秘書といった形態がある。 元々は学者、政治家が自身の最も身近において、身の回りの機密・文書作成・実験補佐・論文作成補佐などを担当させる者として置いた側近者のことである。それらが企業や世間一般にも広まって今日に至る。
日本における秘書の種類
- 役員秘書
- 企業・団体等の経営者や役員を補佐する個人秘書、あるいは部や課を担当するグループ秘書。一般的に秘書というとこの役員秘書を指す。専門職採用で秘書業務以外の業務は行わない専従型と、入社後に秘書として配属される場合がある。派遣社員の場合も多い。秘書課あるいは秘書室に所属し担当の役員を受け持つ場合と、部や課に所属するライン秘書の場合がある。担当役員の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、慶弔、パーティーの準備や出席といった業務を行う。高齢の経営者や重労働の経営者が多いため、健康管理も重要である。秘書課では、会社の広報や株主総会の準備も担当する。
- 学者秘書
- 大学教授や研究機関の研究者を補佐する秘書。個人秘書の場合と研究室付秘書の場合がある。通常、研究費で雇用され、研究者の身の回りの世話、事務系の雑務、研究資金公募書類の準備等を行う。実験の助手、実験データの整理、学会での講演資料の作成といった研究補助業務も行う場合が多い。研究室付の場合、研究者や学生の相談相手や研究室の宴会の段取りをする。海外の大学からのビジターに対応したり、英語による学会発表の準備をするため英語力が必要である。
- 芸術家、建築家等の秘書
- 芸術家、建築家等の専門的職業を補佐する秘書。このような専門的職業は個人経営であるため、事務的あるいは専門的補佐に加えて、経理やプロモーションといった経営的側面も担う。
- 医療秘書
- 病院長、医局、看護部長等を補佐する秘書。医師の診療スケジュールの管理、出張・会議・学会等の準備に加え、診療報酬明細書作成、受付、会計といった医療事務を行う場合もある。医療秘書技能検定がある。
- 弁護士秘書
- 弁護士事務所において弁護士の活動を補佐し、判例調査、契約書作成、債権調査などを行う。パラリーガルとも呼ばれる。米国では米国パラリーガル資格(NALA)がある。
- プロジェクト秘書
- 特定のプロジェクトの秘書。プロジェクトリーダーを補佐し、事務局としての役割を果たす。
- 議員秘書
- 国会議員の補佐をするスタッフの総称。議員秘書には私設秘書、公設秘書、政策秘書の三種類ある。公設秘書2名と政策秘書1名までが公費により任用される（国会法第132条）。これ以外の、議員の私費により雇用される秘書は、私設秘書と呼ばれる。
- 2名の公設秘書には任用資格について制限はないが、政策秘書は国会議員の政策担当秘書資格試験等実施規程第30条により「資格試験合格者登録簿又は審査認定者登録簿に登録された者の中から採用」するものとされている。政策担当秘書は、国会改革の一環として政策立案・立法調査機能を高めるために平成5年（1993年）創設されたが、十分に機能しているとは言い難く秘書給与詐欺・流用事件の温床ともなっている。
- 政府高官の秘書
- 地方公共団体の役員の秘書
セクレタリとしての秘書
外資系企業では秘書はセクレタリと呼ばれる。セクレタリには役員を担当するエグゼクティブセクレタリ、部課長クラスを担当するシニアセクレタリ、前記セクレタリを補佐するジュニアセクレタリがある。
英語でセクレタリ(secretary)とは、秘書の他に、大臣、事務局員を指す。米国では長官を指す場合にsecretaryを用いる。例えば、大統領、副大統領に次ぐナンバー3である国務大臣は the Secratary of State、商務長官はthe Secretary of Commerceである。英国では大臣としてsecretaryとministerの両方を用いる。 国際連合事務総長は Secretary-Generalである。世界の頂点に立つ人物は秘書・セクレタリである。
秘書の役割
秘書の主な役割とは、担当する上司が「際だった業績」(Outstanding Achivement)を挙げることを目的とし、上司が本務に専念できるように必要なあらゆる業務・雑務を行うことである。
一般的な役員秘書や学者秘書の場合、担当する上司の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、パーティーの準備や出席といった業務を行う。業務は社業に関わるものから、慶弔、軽微な健康管理、食事の手配といった私的なものまでを含む。
OA機器の発達により、従来は秘書の役割であったスケジュール管理や連絡業務がパソコンや携帯電話に置き換えられつつある。秘書の役割は変わりつつあり、重い責任を負い激務をこなす上司を心理的に支える役割や、情報機器により希薄になる人間関係を取り持つ役割のような人間にしかできないことの重要性が増している。また、OA機器の操作から上司を解放し、本来の業務に専念できるようにすることも必要である。
秘書は「黒子」として舞台裏で活躍する。舞台の表に立つのは上司であり、秘書は裏方（黒子）である。上司あっての秘書であり、秘書あっての上司ではない。しかし、秘書の働きが悪いと上司が能力を発揮できず、会社の経営が傾いて社会的責任が果たせない。また、多くの社員や秘書自身も職を失ってしまう。議員秘書の場合は議員が落選し公約を全うできない。そのため、上司の業績や会社の業績は秘書の働き次第とも言える。 一方、秘書は電話の応対や来客の接遇を介して、上司や会社を代表する表の顔も勤める。秘書の印象が悪いと上司や会社の印象も悪くなってしまう。そのため、品の良さや感じの良さが必須である。
秘書は「コミュニケーション・リンク」でもある。秘書は上司と、上司の部下、上司の上司、他の部課、社外の取引先、上司の家族・知人等のコミュニケーションの中心に位置し、連絡事項を取り次いだり、面会を手配したりといったリンクの役割を果たしている。女性は男性よりコミュニケーション能力が高い場合が多く、角を突き合わせがちな男性同士の取引を円満にコーディネートすることができる。コミュニケーションは世間話や茶飲み話を通じてでよいが、どんなことでも秘密を守り他言しないことが信頼を得るために必要である。
秘書の資質
秘書は専門的職業であり、性格による向き不向きがある。上司とよい関係を築き、多くの人に信頼されるには、秘書になりたいという意欲だけではなく、秘書に必要な性格と能力を備えなければならない。それを「秘書の資質」といい、以下が望まれる。
- 人の世話やサポートが好きなこと。
- 明るく清潔感があり、印象がよいこと。
- 状況に応じて必要なことを行う的確な判断力、大事なスケジュールや人の名前を覚える記憶力、多くの仕事を要領よくこなす行動力、次の仕事を先回りして行う洞察力。
- 上司の人間関係をよりよいものに保つ対人関係能力。
- 上司のよき理解者であること。上司に信頼されること。
- 自分の考えに固執せず、上司の考えに従うこと。
- 秘密が保てること。
最初から完全な秘書は存在しない。秘書の資質は毎日の仕事や生活の積み重ね、秘書検定のための勉強を通じて、長い年月をかけて獲得するものである。
一方、秘書を持つ立場になるような人物は一般的に個性が強い。個性の弱い経営者では会社は立ちゆかないため、社員が震え上がるような強烈な存在感のある人が多い。さらに、上司は秘書より数十歳も年上であることが多い。 しかし、上司の仕事とは常に夜も眠れないような決断を迫られ、過酷な労働と重責を伴うものである。上司は自分を支えてくれる存在を必要とし、秘書を頼りにしている。敵の多い会社の中で味方は秘書だけかもしれない。
多忙な職務において勘違いをしたり感情的になったりすることもあるが、寛容の気持ちを持って接することが大切である。また、上司がミスをしそうなときは冷静に対処し、大きな判断ミスを回避することも必要である。
秘書教育
秘書教育は全国の短大や専門学校の秘書科及び医療秘書科、大学等で行われているほか、秘書検定用の書籍を利用した独学も一般的である。秘書検定で学ぶ内容は秘書志望者だけではなく一般事務職にも共通して役に立つ内容であるため、秘書検定2級、3級では学生の受験者の方が多い。
日本秘書教育学会では研究大会を開催しているほか、秘書教育研究誌を発行している。
秘書職の魅力、資格
魅力
秘書職は、雑多な仕事を手際よく片付けなければならない面倒さがある。また何でも屋になりがちで、専門家の補助を兼務しない場合は何か特定の技術が身に付くということがない。相手のやり方に合わせなければならないので、ストレスが溜まることもある。
一方で、自分個人ではできないような大きな仕事を上司を介して遂行するやりがいがある。多様な仕事は飽きが来ないし、上司と一緒に物事を達成してゆく充実感や、相手に感謝され必要とされている実感を持つことができる。部長が敬語を使って話しかける、友達とは行けないような高価な食事のお相伴をする、仕事でなければ行けない観光地や外国に行く、ような機会もあるかもしれない。
資格
秘書として仕事を行う際に、資格や免許は不要である。経験不問の求人も多い。
秘書の能力向上と専門性確立のため、以下が行われている。
- 財団法人実務技能検定協会 秘書技能検定（秘書検定、3級～準1級、1級。試験は年3回、全国都道府県で実施。3級、2級はペーパーテスト、準1級と1級はペーパーテストと実技試験）
- 財団法人全国経理教育協会 秘書能力検定（3～1級）
- 社団法人日本秘書協会 CBS(国際秘書)検定 (準CBS認定、CBS認定。ペーパーテストと日英語による面接。)
- 米国IAAP公認 米国秘書資格（CPS）
- 医療秘書教育全国協議会 医療秘書技能検定
秘書の資格取得では、事務的な知識、敬語、英語等の勉強が必要になる。秘書業務の研鑽を通じて自分を高めてゆく機会としたい。
就職対策
求人を探す
秘書の仕事を得る場合、求人広告では職名あるいは職務内容が「秘書」として求人されるため、そのような求人に直接応募することが最も早い道である。秘書の直接雇用は正社員と契約社員があり、契約社員が増えている。派遣会社に登録し、秘書職を希望する方法もある。長期間安定して勤務したい場合や特定の相手と長く仕事をしたい場合は直接雇用がよく、短期の勤務を希望する場合には派遣が向いている。 企業の新卒採用の場合、秘書職に配属されるとは限らない。面接時に秘書職希望と明確に伝えること。人事異動で秘書以外の職になる可能性も大きい。秘書に限らず会社員として安定して働きたい場合は新卒採用が適している。
秘書の求人はGoogleで「秘書募集」と検索すると多数見つかる。勤務希望地のハローワーク、インターネット・ハローワーク、リクナビ等の求人サイトの他、新聞の日曜版の求人欄や地元のミニコミ誌にも掲載されている。
学者秘書、医療秘書は秘書塾のjob comiに多数掲載されている。また、研究機間が集積している筑波研究学園都市周辺の研究機間の秘書募集情報はつくば研究支援センターのサイトに多数掲載されている。登録して求職することも可能。
応募と面接
秘書求人の応募の際は、まず、必要書類を正確に揃える、字を丁寧に書くといった秘書として基本的な能力が問われる。面接では、経験や資格よりも人柄が優先される。事前に秘書検定の本を熟読し、秘書に必要な資質、言葉遣い、ファッション等を学んでおくとよい結果が期待できる。 面接では、笑顔で明るく受け答えをしよう。秘書は正しい敬語を使える必要があるため、正しい敬語とバイト敬語の違いを理解し、正しい敬語を使うこと。バイト敬語を使うくらいなら、敬語を避けた方がよい。
面接時には担当する上司と面会する。長い時間を共に過ごす相手であるため、会社規模や業務だけでなく、上司本人との相性も重要である。採用側が応募者を選ぶように、応募者も上司を選ぶことができる。面会して気が向かない場合は、家に帰ってから電話かメールで辞退する旨を連絡する。初対面でも安心感があり、意思疎通ができる(心の通じる)相手を選びたい。気に入った場合でも、特定の個人につく秘書か、社長職のような職につく秘書か確認しないと、次の人事異動で担当する上司が替わってしまうかもしれないため注意を要する。
秘書の能力開発とツール
上司は概して向上心が強く努力家である。秘書も努力が欠かせない。
秘書検定は3級から1級まであり、継続的な秘書能力の開発に役立っている。日本秘書協会では秘書同士の交流や技術力向上のためのセミナーを定期的に開催している。
英語力を身につけ、CBSの資格に挑戦する人も多い。英語力を身につけるには、レベルに会わせて多彩なプログラムを用意しているNHKラジオの英会話が手軽で安価で人気がある。
ぐるなびこちら秘書室では、接待で使用可能なレストラン等の情報を提供しているほか、掲示板を設け秘書同士の情報交換の場を設けている。不定期に開催される下見会では、高級料亭等で試食ができる。
著名な秘書
芸術家秘書
内閣総理大臣秘書
- 伊藤昌哉（池田勇人秘書）
- 早坂茂三（田中角栄秘書）
- 佐藤昭子（田中角栄秘書 田中角栄の金庫番を務める。越山会の女王ともよばれた。田中角栄との間に一子を持つ。）
- 青木幹雄（竹下登秘書 現自由民主党参議院議員会長）
- 青木伊平（竹下登秘書 リクルート事件時に自殺）
- 飯島勲（小泉純一郎秘書）
その他政治家秘書
その他
秘書の日（Administrative Professionals Day）が制定されており、1952年、アメリカの秘書協会（IAAP）が、4月の第4週を秘書週間と定め、その週の水曜日を秘書の日としたのが始まりである。2000年までの英語表記は「Secretaries Day」とあった
外部リンク
- 資格
- 求職
- 団体・役立つツール
- 国会議員秘書に関するリンク
- その他