Google Drive: saiba como criar uma planilha personalizada para o controle de gastos pessoais

• Acesse aqui a planilha de exemplo

Nesta coluna será apresentado um guia sobre como usar os recursos disponíveis no Google Drive para criar uma planilha de controle de gastos pessoais. Essa planilha poderá ser salva no computador ou ficar disponível na nuvem, podendo ser acessada sempre que o leitor precisar.

O modelo de planilha para o controle de gastos pessoais deve ter uma estrutura intuitiva. Siga os passos abaixo para criar o arquivo personalizado:

• Acesse a sua conta no Google Drive e crie uma nova planilha chamada "financeiro";
• Adicione três abas (guias) na planilha recém-criada. Cada aba terá uma finalidade específica para organizar as informações correspondentes aos lançamentos de receitas e despesas;

• Adicione na primeira guia uma tabela contendo 12 colunas – cada uma dessas colunas corresponderá a um mês de movimentação financeira. O procedimento de preenchimento das células é idêntico ao no Microsoft Office. Preencha pelo menos duas células em sequência e com o botão direito selecione-as e arraste até a coluna que corresponde o último mês do ano;
• Selecione os nomes dos meses e as categorias de lançamentos. Altere a sua formatação da fonte para negrito;
• Crie uma planilha que deverá conter duas linhas: a primeira linha corresponderá o valor da receita fixa (salário) e a segunda linha o total de outros recebimentos;
• Crie uma planilha que deverá apresentar uma despesa por linha. As linhas exibidas nessa planilha poderão variar de acordo com o seu perfil de consumo. No exemplo, serão adicionados os itens mais recorrentes nas despesas (alimentação, aluguel, condomínio, telefone, internet, impostos, seguro, luz, combustível). As linhas podem ser personalizadas alterando a sua cor de fundo para melhorar a apresentação dos dados. Além de calcular os valores totais de receitas e despesas mensais, a planilha também irá calcular a diferença entre esses totais para exibir se há uma economia ou um valor de dívida no mês e acumulado no ano. Com a estrutura básica criada, agora é preciso criar as fórmulas que irão retornar os lançamentos informados nas guias 'Receitas' e 'Despesas';

• Crie uma guia e altere o seu nome para 'Receitas'.
• Crie uma tabela na guia 'Receitas' contendo as mesmas informações indicadas na guia 'Principal' que corresponderem às receitas mensais;

• Crie uma guia e altere o seu nome para 'Despesas'.
• Crie uma tabela na guia 'Despesas' contendo as mesmas informações indicadas na guia 'Principal' que corresponderem as despesas mensais;

Os lançamentos devem ser informados nas guias auxiliares. O valor total de cada tipo de lançamento é o que será apresentado na guia 'Principal'. Para que os valores sejam apresentados corretamente, será necessário adicionar algumas fórmulas de localização.

Por exemplo: para inserir a fórmula que irá retornar o valor do salário líquido de cada mês, é preciso informar a fórmula na célula na seguinte estrutura: '=nome da página!célula em que o valor está armazenado'.

Será preciso definir um formato de exibição que corresponda ao tipo de dado monetário para todas as células que armazenaram os lançamentos. Para definir a formatação monetária, siga os seguintes passos:

1. Selecione as células, clique na opção 'mais formatos';
2. Selecione a opção '2 decimais' e aplique em toda área selecionada. A fórmula de localização do lançamento em outra página pode ser replicada ao restante das células, para isso basta clicar com o botão direito no canto inferior da célula que já possuir a fórmula que será copiada e arrastar com o mouse sobre as células que receberam a sua fórmula. Repita esse procedimento na área destinada à exibição dos lançamentos das 'Despesas'.

Na parte inferior da planilha da guia 'Principal', existe uma área destinada à exibição do resumo do desempenho mensal e o seu acumulado. A linha do 'Poupado' é composta pela fórmula que apresenta o cálculo da diferença entre valores totais das 'Receitas' e 'Despesas'. Ela é exibida na segunda linha do quadro dessa área, apresentando os valores acumulados mês a mês.

O valor da fórmula do acumulado poupado no primeiro mês corresponderá à célula do primeiro mês acumulado. No entanto, para calcular os meses seguintes, será preciso fixar a coluna correspondente ao primeiro mês e nos meses seguintes, ir incrementando os valores de 'Poupado'.

A utilização de gráficos é uma excelente maneira de apresentar os indicadores de receitas e despesas. Nesse exemplo serão adicionados dois gráficos:

1. Gráfico do tipo 'pizza', responsável em exibir o acumulado de despesas por categoria no ano. Esse gráfico é útil para destacar quais as despesas que comprometem o orçamento pessoal.
2. Gráfico do tipo 'barras', responsável em exibir os valores de 'Recebimentos' e 'Pagamentos'. A sua finalidade é destacar as oscilações que podem ocorrer com o decorrer do ano. Para adicionar um gráfico, é preciso definir qual área será representada e se essa área será compatível com o tipo de gráfico escolhido. Será preciso adicionar uma coluna que exibirá os valores totais para cada 'categoria' e 'item'. Essa nova coluna será chamada de 'acumulado' e deverá conter uma fórmula em que totaliza o valor da linha da tabela.

Para criar os gráficos, siga os passos descritos abaixo:

1. Crie uma expressão que corresponderá ao total da linha. Esse valor será obtido através da fórmula '=SUM(C27:N27)', onde C27 e N27 indicam o intervalo de colunas selecionadas no exemplo.
2. Clique na opção 'inserir gráfico', selecione tipo de gráfico 'Colunas' para representar o comparativo entre recebimentos e pagamentos, e após clique no botão inserir para adicioná-lo logo abaixo da planilha na guia 'Principal'.

Com base nesse tutorial o leitor poderá criar a sua própria planilha e se achar conveniente, adicionar novas funcionalidades. A planilha apresentada pode ser obtida nesse link, mas vale salientar que para usá-la é preciso criar uma cópia com um usuário válido no Google Drive para ter acesso a sua edição.