Siseveeb
Siseveeb, mida tuntakse ka kui intranet, on infotehnoloogiline süsteem, mis on loodud organisatsiooni sisese infovahetuse hõlbustamiseks.[1] Siseveebi mõiste tuleneb ingliskeelsest terminist "internal network" ja selle tähendus võib varieeruda sõltuvalt kasutusvaldkonnast ja fookusest. Siseveebi on määratletud ka kui organisatsioonisisese infosüsteemi osa, mis toetab töötajate koostööd ja teadmiste jagamist.[2]
Ülevaade
Siseveebi võib käsitleda kui võrguarhitektuuri, mis on mõeldud ettevõtte informatsioonivajaduste rahuldamiseks veebipõhiste tööriistade ja rakenduste abil.[3] Siseveeb aitab tõsta organisatsiooni tootlikkust ja töö kvaliteeti, toetades tõhusat andmete haldust ja pakkudes vajalikku teavet kõigile struktuuriüksustele, sealhulgas kaugematesse asukohtadesse.[4] Siseveebi kaudu saab luua reaalajas suhtlusvõimalusi, mis parandavad organisatsioonisisest infovahetust ja koostööd.[4] Siseveeb koondab olulise teabe ja teeb selle kättesaadavaks kõigile töötajatele, aidates ka geograafiliselt hajutatud töötajatel tõhusamalt koostööd teha.[5] Erinevalt internetist, millele on juurdepääs igal kasutajal, on siseveeb piiratud ja sellele pääsevad ligi ainult organisatsiooni volitatud liikmed.[6]
Ajalugu
Siseveebi kasutuselevõtust ärimaailmas hakati rääkima 1990. aastate keskpaigas, kui tehnoloogia areng võimaldas organisatsioonisiseste võrkude loomist. Need võrgustikud lihtsustasid informatsiooni liikumist ja koostööd, pakkudes uudset lahendust sisemisteks suhtluse ja dokumentide haldamise vajadusteks. Sel perioodil viidati siseveebile kui "uuele arvutivõrgule, mida nimetatakse sisemiseks veebiks."[7] Esialgu kasutati siseveebe peamiselt innovaatilistes IT-ettevõtetes, kuid alates 1995. aastast levisid need suurematesse korporatsioonidesse, kus vajati turvalist ja efektiivset infovahetust.[7]
Siseveebide areng võimaldas organisatsioonidel integreerida kõik oma arvutid, tarkvarad ja andmebaasid ühtsele platvormile, muutes tööalase info ja dokumentide kättesaadavuse lihtsamaks.[1]
Funktsioonid ja teenused
Siseveeb sisaldab tavaliselt mitmeid teenuseid ja funktsioone, mis hõlbustavad töötajate omavahelist suhtlust, koostööd ja info jagamist.[2]
Funktsioonid
Aja jooksul on siseveebil välja kujunenud mitmed spetsiifilised funktsioonid, mida organisatsioonid kasutavad erinevate eesmärkide saavutamiseks. Peamised funktsioonid hõlmavad informatsiooni jagamist, ühtse keskkonna loomist, kommunikatsiooni parendamist nii vertikaalselt kui horisontaalselt ning koostöö hõlbustamist organisatsioonis.[2]
Kokku on tuvastatud kaheksa põhifunktsiooni:
- informatsiooni avaldamine;
- dünaamilised vormid;
- sisuhaldus;
- otsinguvõimalused;
- koostöö;
- suhtluse suurendamine;
- strateegiliste eesmärkide jagamine;
- teadmuse jagamise toetamine.
Need funktsioonid jaotuvad kolme põhikategooriasse: informatsiooni jagamine, suhtlus ja teadmuse edastamise toetus. Selline jaotus annab süsteemse ülevaate siseveebi funktsioonide kasutusaladest ja omavahelistest seostest.[8]
Lisaks võib siseveeb sisaldada veel järgmiseid funktsioone:
- uudised;
- aadressiraamat töötajate kontaktandmetega;
- organisatsiooni aastaeelarve ja muud finantsdokumendid;
- aruanded seminaride ja koosolekute kohta;
- kokkulepped organisatsiooni ja partnerite või tarnijate vahel;
- arhiiv, kus talletatud teave on kergesti leitav;
- organisatsiooni poliitikad;
- juhtimisalane informatsioon ja teated;
- koolitusmaterjalid;
- elektroonilised ajakirjad ja artiklid;
- erinevad dokumendivormid;
- teadetetahvlid teadete ja lühiuudiste jaoks.[8]
Siseveebi kasutamine suurendab organisatsiooni väärtust kolmel peamisel viisil. Esiteks muutub töötajatele vajaliku info leidmine lihtsamaks ja kiiremaks. Teiseks võimaldab siseveeb organisatsioonil infot tõhusamalt hallata, koondades omavahel seotud andmeid ja avaldades põhjalikku infot konkreetsetel teemadel.[2] Kolmandaks jõuab siseveebis avaldatud teave töötajateni moonutusteta ja vajadusel linkidena täiendavatele sisemistele ja välistele ressurssidele.[8]
Teenused
Siseveeb pakub mitmeid olulisi teenuseid, mis aitavad töötajatel organisatsiooni infot tõhusamalt kasutada ja töökorraldust parandada.[2]
Kõige levinumad siseveebi teenused on järgmised:
- Ühine juurdepääs dokumentidele – dokumendid salvestatakse kindlasse vormi ning iga töötaja saab vastavalt määratud juurdepääsuõigustele lihtsa vajutusega ligi vajalikule dokumendile.
- Kontrollitud juurdepääs – võimaldab seada erinevaid juurdepääsu tasemeid, tagades, et ainult volitatud töötajad pääsevad ligi teatud teabele.
- Sündmuste kalender ja meeldetuletus – kalender võimaldab koosolekute planeerimist organisatsiooni, osakonna või töörühma tasandil. Töötajad saavad pidada ka isiklikku kalendrit, määrata koosolekuid ning kooskõlastada neid teiste töötajatega.
- Foorumid – pakuvad töötajatele võimaluse aruteludeks ja ideede vahetamiseks.
- Otsingumootor – teenus, mis lihtsustab siseveebi kaudu vajaliku teabe ja dokumentide leidmist.
- Ülesannete loetelu – töögruppidele suunatud teenus, mis võimaldab juhtidel informeerida alluvaid nende ülesannetest ning alluvatel teavitada juhti ülesannete täitmisest.
- Isiklik töölaud ja selle kohandamine – kasutajad saavad kohandada oma töölauda vastavalt oma eelistustele, filtreerida uudisvooge ja töövahendeid.
- Korduma kippuvad küsimused (KKK) – teenus, mis koondab ja säilitab korduvad küsimused ja vastused, luues organisatsiooni teadmistebaasi.
- Uudisgrupid – oluline teenus andmevoogude haldamiseks, pakkudes teabele ja andmetele juurdepääsu tõuketeavituse kaudu.
- Teadmistebaas – eriti kasulik geograafiliselt hajutatud osakondadele, võimaldades hõlpsat ligipääsu teadmistele ja dokumentidele, mida töötajad saavad ise täiendada.
- Uuringud – võimaldavad korraldada töötajate seas iganädalasi uuringuid töökeskkonna, rahulolu ja muude teemade kohta.
- Kategoriseerimine – automaatne andmete sorteerimine ja klassifitseerimine tähendusrikastesse kategooriatesse, hõlbustades andmete otsingut ja jagamist.
- Turvalisus – siseveeb peab olema kaitstud volitamata juurdepääsu eest, kuid tagama töötajatele lihtsa ja kiire ligipääsu vajalikele ressurssidele.
- Juurdepääsetavus – võimaldab lisaks töötajatele ka teistele sidusrühmadele (nt klientidele, tarnijatele ja filiaalidele) ligipääsu organisatsiooni teabele, tavaliselt kasutajanime ja parooli abil.[2]
Need teenused ja funktsioonid aitavad siseveebil toetada organisatsiooni sisemist suhtlust, töökorraldust ja andmehaldust, muutes selle töötajatele oluliseks ja tõhusaks töövahendiks.[2]
Vaata ka
Viited
- ↑ 1,0 1,1 Schwartz, David G; Te´eni, Dov (2010). Encyclopedia of Knowledge Management (2 trükk). IGI Global.
- ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 Botazzo, Violetta (2005). "Intranet: A medium of internal communication and training". nformation Services & Use. 25: 77-85.
- ↑ Cortese, Amy (1996). ""here comes the intranet"". Business Week. 26: 76-80.
- ↑ 4,0 4,1 Scott, Judy E (1998). "Organizational knowledge and the intranet". Decision Support Systems. 23 (1): 3-17.
- ↑ Lee, Sangjae; Kim, Byung Gon (2009). ""Factors affecting the usage of intranet: A confirmatory study"". Computers in Human Behavior. 25 (1): 191-201.
- ↑ Green, Lelia Rosalind (2001). Technoculture: From Alphabet to Cybersex. Allen & Unwin.
- ↑ 7,0 7,1 Sprout, Alison; Coxeter, Ruth M (27. november 1995). "The Internet inside your company". Fortune. 132 (11): 161-168.
- ↑ 8,0 8,1 8,2 Mphidi, Hamilton; Snyman, Retha (2004). "The utilisation of an intranet as a knowledge management tool in academic libraries". Electronic Library. 22 (5): 393-400.