Procedimiento de adjudicación y firma del contrato

Presentación, recepción y registro de propuestas/ofertas

Una vez publicada una convocatoria de propuestas (subvenciones) o de licitación (contratación pública), los solicitantes/licitadores pueden presentar sus propuestas u ofertas.

Deben aceptar las modalidades de envío y entrega de propuestas u ofertas especificadas en la convocatoria: por ejemplo, plazo, fecha y, en su caso, hora. Solo podrán evaluarse las solicitudes que cumplan estas condiciones.

Proceso de evaluación

El órgano de contratación evaluará las propuestas u ofertas recibidas, adoptará una decisión de adjudicación y la notificará a los solicitantes o licitadores.

A la hora de evaluar las propuestas y ofertas, la Comisión se basa en los conocimientos de especialistas. que pueden ser personal de la Comisión o peritos independientes contratados para una convocatoria específica por sus competencias, experiencia y conocimientos en el área de la convocatoria.

Las entidades responsables de evaluar el proyecto difieren según la forma de gestionar el proyecto:

• gestión directa: la Comisión evalúa directamente las propuestas u ofertas
• gestión indirecta: un tercero, que puede ser un país socio, una organización internacional o una agencia de desarrollo, evalúa las propuestas u ofertas
• gestión compartida: evalúan las propuestas u ofertas los poderes adjudicadores de los Estados miembros.

La evaluación de las solicitudes debe cumplir estrictamente los criterios comunicados a los posibles solicitantes/licitadores en la convocatoria. Además, a fin de garantizar la igualdad de trato, deben aplicarse de manera coherente a cada solicitud u oferta. Los miembros del comité de evaluación siguen una metodología de evaluación definida de antemano. El calendario que figura a continuación ofrece un ejemplo de la secuencia lógica de parte del proceso.

Nota: los criterios de selección pueden incluir la evaluación de la capacidad financiera del solicitante.

Notificación

Tanto en caso de aceptación como de rechazo, se informará del resultado del procedimiento de evaluación por carta o notificación online a los solicitantes/licitadores.

Firma del acuerdo de subvención/contrato público

El solicitante o licitador al que se haya adjudicado el contrato firma con el órgano de contratación un compromiso jurídico en forma de acuerdo de subvención o contrato público. Este compromiso establece la base jurídica para la ejecución de la acción o proyecto y es el documento de referencia en caso de litigio.

Lista de reserva

En ocasiones, las propuestas que en un principio no se seleccionaron pueden optar a financiación posteriormente si un proyecto que ha obtenido una puntuación superior no prospera o si se dispone de nuevos fondos. De ahí que en el plazo de información se incluya a los solicitantes de cualquier reserva, pero no así en el plazo de concesión de la subvención, que solo se aplica a los solicitantes seleccionados.

La lista de reserva forma parte de la decisión de adjudicación, y las propuestas se incluyen en la lista de reserva por orden de clasificación general, lo que deja patente en qué fase puede la Comisión ponerse en contacto con los solicitantes que hayan presentado las propuestas si hay fondos presupuestarios disponibles. También debe informárseles hasta una fecha determinada (acorde con los compromisos presupuestarios) de que su solicitud podría recibir financiación. Esto significa que también es posible ponerse en contacto con los solicitantes de la lista de reserva si a lo largo del año al que corresponde la decisión de financiación se dispone de créditos presupuestarios adicionales. Este plazo debe fijarse y no suele ir más allá del plazo posible para establecer compromisos presupuestarios legales; en caso contrario, la decisión de denegación pasa a ser definitiva en esa fecha.

Requisitos de transparencia

Hacer públicos los beneficiarios de los fondos de la UE es una obligación basada en el principio de transparencia. Por su parte, el órgano de contratación debe facilitar información sobre sus intenciones, objetivos, operaciones, prácticas y resultados. Esta obligación se cumple de diferentes maneras según el modo de gestión bajo el cual se desembolsan los fondos:

• cada año se publica información sobre la financiación de la gestión directa en la base de datos del sistema de transparencia financiera.
• en el caso de los fondos de gestión compartida, los Estados miembros son responsables de publicar información sobre los beneficiarios. Para más información sobre el período 2014-2020, véase el portal de datos sobre cohesión.
• en el caso de la gestión indirecta, los socios ejecutantes tienen la obligación de publicar la información sobre los beneficiarios finales.

Protección del presupuesto de la UE