Cara menulis ringkasan eksekutif beserta contoh

Salah satu hal terbaik tentang manajemen proyek yaitu memberikan cara merencanakan, mengelola, dan mengeksekusi semua pekerjaan tim. Sering kali, memiliki kilasan informasi ini sangat berguna. Tapi kadang, anggota proyek baru atau pemangku kepentingan eksekutif menginginkan tampilan proyek yang sederhana. Sebaliknya, Anda memerlukan cara ringkas untuk membagikan poin utama proyek tanpa kehilangan perhatian pembaca.

Cara terbaik melakukannya adalah dengan ringkasan eksekutif. Jika belum pernah menulis ringkasan eksekutif, artikel ini memiliki segala hal yang perlu diketahui untuk merencanakan, menulis, dan membagikannya kepada tim Anda.

Apa itu ringkasan eksekutif?

Ringkasan eksekutif merupakan ikhtisar dokumen. Panjang dan cakupan setiap ringkasan eksekutif berbeda, tergantung dokumen yang dirangkum. Tapi, umumnya, ringkasan eksekutif bisa sekitar satu sampai dua halaman. Dalam dokumen, Anda harus membagikan semua informasi yang perlu diketahui pembaca dan pemangku kepentingan utama.

Bayangkan: jika pemangku kepentingan tingkat atas hanya membaca ringkasan eksekutif Anda, akankah mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan? Jika ya, ringkasan Anda berhasil.

Anda akan sering menemukan ringkasan eksekutif:

• Kasus bisnis

• Proposal proyek

• Dokumen riset

• Studi lingkungan

• Survei pasar

• Rencana proyek

Umumnya, ada empat bagian dalam ringkasan eksekutif:

1. Mulai dengan masalah atau keperluan yang ditangani dokumen.

2. Uraikan solusi yang disarankan.

3. Jelaskan nilai solusi.

4. Akhiri dengan kesimpulan tentang pentingnya pekerjaan tersebut.

Apa itu ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek?

Dalam manajemen proyek, ringkasan eksekutif merupakan cara memberikan kejelasan kepada kolaborator lintas fungsi, pemimpin tim, dan pemangku kepentingan proyek. Anggap ringkasan seperti "elevator pitch" proyek untuk anggota tim yang tidak memiliki waktu atau keperluan untuk mempelajari semua detail proyek.

Perbedaan utama antara ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek dan yang lebih konvensional dalam rencana bisnis adalah ringkasan eksekutif harus dibuat di awal proyek, sementara yang konvensional harus dibuat setelah menulis rencana bisnis. Contohnya, untuk menulis ringkasan eksekutif studi lingkungan, Anda akan menyusun laporan tentang hasil dan temuan setelah studi selesai. Tapi, untuk ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek, Anda perlu mencakup hal yang ingin dicapai proyek dan alasan gol itu penting.

Empat bagian yang sama berlaku pada ringkasan eksekutif dalam manajemen proyek:

1. Mulai dengan masalah atau keperluan yang ditangani proyek. Mengapa proyek ini berjalan? Informasi, umpan balik pelanggan, rencana produk, atau keperluan lain apa yang menyebabkannya terwujud?

2. Uraikan solusi yang disarankan atau tujuan proyek. Bagaimana proyek akan memecahkan masalah yang Anda tetapkan di bagian pertama? Apa gol dan tujuan proyek?

3. Jelaskan nilai solusi. Setelah menyelesaikan proyek, apa yang akan terjadi? Bagaimana ini akan memperbaiki dan memecahkan masalah yang ditetapkan di bagian pertama?

4. Akhiri dengan kesimpulan tentang pentingnya pekerjaan tersebut. Ini merupakan peluang lain untuk menyatakan ulang alasan masalah dan proyek itu penting. Mereferensikan audiens dan cara solusi Anda memecahkan masalah mereka juga berguna. Terakhir, masukkan langkah-langkah relevan selanjutnya.

Jika belum pernah menulis ringkasan eksekutif sebelumnya, Anda mungkin penasaran di mana ringkasan ini cocok digunakan dalam elemen manajemen proyek lain. Berikut perbandingannya:

Ringkasan eksekutif vs. rencana proyek

 Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang akan diraih proyek Anda guna mencapai gol dan tujuan proyek. Rencana proyek mencakup gol, metrik kesuksesan, pemangku kepentingan dan peran, anggaran, milestone dan hasil akhir, linimasa dan jadwal, serta rencana komunikasi.

Ringkasan eksekutif adalah ringkasan informasi terpenting dalam rencana proyek. Pikirkan hal sangat penting yang perlu diketahui tim manajemen saat terlibat dalam proyek, bahkan sebelum mereka berkesempatan untuk mempelajari rencana proyek tersebut—itulah ringkasan eksekutif Anda.

Ringkasan eksekutif vs. ikhtisar proyek

Ikhtisar proyek dan ringkasan eksekutif sering kali memiliki elemen serupa. Keduanya berisi rangkuman informasi proyek penting. Namun, ikhtisar proyek harus berkaitan langsung pada proyek. Ikhtisar proyek harus mengacu pada proyek.

Sekalipun dapat disertakan dalam proyek, ringkasan eksekutif juga bisa menjadi dokumen independen , tergantung tipe alat manajemen proyek yang digunakan.

Ringkasan eksekutif vs. tujuan proyek

Ringkasan eksekutif Anda harus berisi dan menjelaskan tentang tujuan proyek di bagian kedua (Uraikan solusi, yang disarankan atau tujuan proyek). Selain mencakup tujuan proyek, ringkasan eksekutif juga harus memasukkan alasan mencapai tujuan proyek akan menambah nilai, serta memberikan detail tentang cara mencapainya.

Manfaat ringkasan eksekutif

Anda mungkin bertanya: mengapa harus menulis ringkasan eksekutif untuk proyek? Bukankah rencana proyek sudah cukup?

Seperti yang disebutkan tadi, tidak semua orang memiliki waktu atau keperluan untuk memahami proyek Anda serta melihat sekilas golnya dan mengapa itu penting. Alat manajemen kerja seperti Asana membantu menyimpan banyak informasi penting tentang proyek sehingga Anda dan tim memiliki kejelasan soal siapa melakukan apa sebelum kapan. Alih-alih untuk anggota tim yang aktif mengerjakan proyek, ringkasan eksekutif lebih dirancang untuk pemangku kepentingan di luar proyek yang menginginkan hasil analisis cepat serta jawaban tentang mengapa proyek Anda penting.

Ringkasan eksekutif yang efektif memberi pemangku kepentingan gambaran besar seluruh proyek dan poin pentingnya tanpa mewajibkan mereka mempelajari semua detailnya. Lalu, jika menginginkan lebih banyak informasi, mereka dapat mengakses rencana proyek atau menyusuri tugas di alat manajemen kerja Anda.

Cara menulis ringkasan eksekutif terbaik beserta contoh

Setiap ringkasan eksekutif memiliki empat bagian. Untuk menulis ringkasan eksekutif terbaik, ikuti templat ini. Setelah menulisnya, baca lagi untuk memastikan ringkasan eksekutif mencakup semua informasi utama yang perlu diketahui pemangku kepentingan.

1. Mulai dengan masalah atau keperluan yang ditangani proyek

Di awal ringkasan eksekutif, mulailah dengan menjelaskan mengapa dokumen ini (dan proyek yang direpresentasikan) penting. Luangkan waktu untuk menguraikan masalahnya, termasuk riset atau umpan balik pelanggan yang didapat. Jelaskan pentingnya dan relevansi masalah ini bagi pelanggan dan mengapa menanganinya itu penting.

Contohnya, mari kita bayangkan Anda bekerja di perusahaan produsen jam tangan. Proyek Anda adalah merancang jam yang lebih sederhana dan lebih murah yang tetap menarik pembeli kelas atas sekaligus mengincar golongan pelanggan baru juga.

Contoh ringkasan eksekutif:

Dalam sesi umpan balik pelanggan baru-baru ini, 52% pelanggan menyatakan kebutuhan akan versi produk kita yang lebih sederhana dan lebih murah. Dalam survei pelanggan yang memilih jam kompetitor, harga disebutkan sebanyak 87%. Untuk memberikan layanan terbaik kepada pelanggan yang ada serta merambah pasar baru, kita perlu mengembangkan serangkaian jam tangan yang dapat dijual dengan harga tepat untuk pasar ini.

2. Uraikan solusi yang disarankan atau tujuan proyek

Setelah telah menguraikan masalah, jelaskan solusi Anda. Berbeda dengan abstrak atau uraian, Solusi harus preskriptif . Maka dari itu, Anda harus berusaha meyakinkan pembaca bahwa solusi tersebut tepat. Alih-alih sebagai tempat curah pendapat, bagian ini berfungsi untuk mendukung solusi yang disarankan.

Karena membuat ringkasan eksekutif di awal proyek, tidak masalah jika semua hasil akhir dan milestone tidak dipetakan. Tapi, ini kesempatan Anda untuk secara umum mendeskripsikan yang akan terjadi selama proyek berlangsung. Jika perlu bantuan merumuskan ikhtisar umum hasil akhir utama dan linimasa proyek, pertimbangkan untuk membuat peta jalan proyek sebelum mendalami ringkasan eksekutif.

Melanjutkan contoh ringkasan eksekutif kami:

Pertama, seri jam tangan akan 20% lebih murah dari opsi termurah kita saat ini, dengan potensi opsi 40%+ lebih murah, tergantung bahan dan movement. Untuk menawarkan harga ini, kita akan melakukan hal berikut:

• Menawarkan jam tangan berbahan baru, termasuk kemungkinan silikon atau kayu

• Menggunakan movement kuarsa kualitas tinggi, bukan movement otomatis bawaan

• Memperkenalkan opsi tali yang dapat disesuaikan, dengan fokus pada pilihan dan fleksibilitas, bukan kemewahan biasa

Hara dicatat, setiap kualitas jam tangan tetap akan dikontrol secara ketat guna mempertahankan kecepatan dan keakuratan kelas dunia produk terbaru kita.

3. Jelaskan nilai solusi

Saat ini, Anda mulai mempelajari lebih banyak detail tentang cara solusi berdampak pada dan memperbaiki masalah yang diuraikan di awal. Jika ada, hasil apa yang diharapkan? Ini adalah bagian untuk menyertakan informasi finansial yang relevan, risiko proyek, atau potensi manfaat. Anda juga harus menghubungkan proyek ini ke gol perusahaan atau OKR. Bagaimana pekerjaan ini terhubung ke tujuan perusahaan?

Melanjutkan contoh ringkasan eksekutif kami:

Dengan produk baru yang 20% sampai 40% lebih murah dari opsi termurah kita saat ini, kita berharap bisa masuk ke pasar jam tangan kasual sekaligus tetap mendukung merek mewah kita. Ini akan membantu kita mencapai Tujuan FY22 3: Ekspansi merek. Produk baru ini berpotensi menghasilkan laba lebih dari tiga juta dolar per tahun, yang akan membantu kita memenuhi Tujuan FY22 1: Laba tahunan sebesar 7 juta dolar.

Sesi umpan balik pelanggan awal menunjukkan bahwa opsi lebih murah tidak akan memengaruhi nilai atau prestise merek mewah tersebut walaupun ini adalah risiko yang harus diperhitungkan selama perancangan. Untuk mengurangi risiko itu, tim pemasaran produk akan mulai mengerjakan strategi go-to-market enam bulan sebelum peluncuran.

4. Akhiri dengan kesimpulan tentang pentingnya pekerjaan tersebut

Setelah membagikan seluruh informasi penting ini dengan pemangku kepentingan eksekutif, bagian akhir ini adalah kesempatan Anda untuk mengarahkan pemahaman mereka tentang pengaruh dan pentingnya pekerjaan ini terhadap organisasi. Jika ada, apa kesimpulan ringkasan eksekutif?

Kesimpulan contoh ringkasan eksekutif kami:

Produk lebih murah dan beragam tidak hanya memungkinkan kita masuk ke pasar baru, tapi juga akan memperluas merek secara positif. Dengan minat produk baru ini ditambah permintaan jam tangan lebih murah yang dinantikan, kita memperkirakan peningkatan pangsa pasar sebesar 2% per tahun. Untuk informasi selengkapnya, baca strategi peluncuran dan dokumentasi umpan balik pelanggan kami.

Contoh ringkasan eksekutif

Saat menggabungkan semuanya, ringkasan eksekutif Anda akan terlihat seperti ini:

Kesalahan umum yang dilakukan saat menulis ringkasan eksekutif

Anda tidak akan menjadi penulis ringkasan eksekutif pro dalam semalam, dan itu tidak masalah. Setelah memulai, gunakan templat empat bagian yang disediakan dalam artikel ini sebagai panduan. Lalu, saat terus mengasah kemampuan menulis ringkasan eksekutif, berikut sedikit jebakan umum untuk dihindari:

Hindari menggunakan jargon

Ringkasan eksekutif adalah dokumen yang harus dapat dibaca dan dipahami siapa pun, mulai kontributor proyek hingga pemangku kepentingan eksekutif. Ingat, Anda lebih memahami pekerjaan harian dan tugas perorangan daripada pemangku kepentingan. Jadi baca, sekali lagi ringkasan untuk memastikan tidak ada jargon yang tidak perlu. Jangan gunakan jargon jika tidak bisa menjelaskannya.

Ingat: ini bukan laporan lengkap

Ringkasan eksekutif hanyalah ringkasan. Jika menjelaskan detail tugas tertentu, tenggat, dan lampiran, berhentilah sejenak dan pertimbangkan jika informasi itu harus ada dalam ringkasan eksekutif. Beberapa detail bersifat penting—ringkasan Anda harus dapat ditindaklanjuti dan menarik. Tapi, ingat bahwa informasi lengkap dalam proyek akan didokumentasikan di alat manajemen kerja, bukan ringkasan eksekutif.

Pastikan ringkasan independen

Anda memahami proyek ini secara terperinci, tapi pemangku kepentingan tidak. Setelah menulis ringkasan eksekutif, teliti kembali untuk memastikan ringkasan independen. Adakah konteks yang diperlukan pemangku kepentingan untuk memahami ringkasan? Jika ya, sertakan dalam ringkasan eksekutif atau pertimbangkan untuk menautkannya sebagai informasi tambahan.

Selalu baca ulang

Ringkasan eksekutif adalah dokumen dinamis. jika melewatkan kesalahan penulisan, Anda dapat selalu kembali dan memperbaikinya. Tapi, tidak ada salahnya membaca ulang atau mengirimkannya ke rekan kerja untuk diteliti.

Kesimpulan: ringkasan eksekutif itu penting

Ringkasan eksekutif adalah cara terbaik agar semua orang memiliki informasi terbaru dan pemahaman yang sama tentang proyek. Jika banyak pemangku kepentingan proyek yang perlu wawasan ringkas tentang apa yang ditangani proyek dan mengapa itu penting, ringkasan eksekutif adalah cara terbaik untuk memberi mereka informasi yang dibutuhkan.

Untuk kiat selengkapnya tentang cara menghubungkan strategi dan rencana terpenting ke eksekusi harian, baca artikel kami soal perencanaan strategis.